如何做好電視檔案的管理工作

章運(yùn)洪

承德廣播電視臺

如何做好電視檔案的管理工作

章運(yùn)洪

承德廣播電視臺

電視作為主要媒介，成為人們生活中必不可缺的一部分。在電視影響力不斷提升的情況下，檔案資料也在不斷增多。電視檔案在記錄黨和國家重大方針及其它社會(huì)重要問題方面起著重要作用。廣播電視檔案管理是一個(gè)領(lǐng)域很寬的專業(yè)技術(shù)行業(yè)，搞好廣播電視的檔案管理，不僅能夠產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，而且能夠產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益。無論是對于促進(jìn)廣播電視事業(yè)發(fā)展，保障安全優(yōu)質(zhì)播出，還是對于搞好黨和國家的新聞宣傳，都具有十分重要的意義。從目前我國廣播電視檔案管理和利用工作現(xiàn)狀來看，由于管理體制不健全、缺乏管理意識和檔案管理信息化程度不高等原因，使得廣播電視檔案管理工作沒有走上良好的發(fā)展道路，這直接影響了檔案的完整性和利用程度，阻礙了廣播電視事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。因此，廣播電視檔案的特殊性，要求電視從業(yè)者要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，具有較強(qiáng)的電視檔案意識，認(rèn)真做好電視檔案各方面工作，充分發(fā)揮電視檔案信息作用，為推動(dòng)廣播事業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

一、了解電視檔案，強(qiáng)化檔案意識

（一）加強(qiáng)對領(lǐng)導(dǎo)的電視檔案法規(guī)宣傳。我國法制對檔案已經(jīng)有了系統(tǒng)的規(guī)范，相繼出臺了《檔案法》、《廣播電視宣傳檔案、資料管理辦法》等法規(guī)，電視檔案專業(yè)人員要不定期地將檔案法規(guī)政策提供給領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)以最簡要的語言闡述檔案法規(guī)，及時(shí)匯報(bào)資源優(yōu)勢情況和管理狀態(tài)，使領(lǐng)導(dǎo)掌握最新的檔案管理動(dòng)態(tài)，認(rèn)識到電視檔案管理的重要性，爭取重視和支持。

（二）加強(qiáng)員工的電視檔案意識教育。電視臺要做好電視檔案的管理工作，僅僅依賴于專業(yè)人員的檔案意識強(qiáng)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要依靠全臺員工，尤其是編輯記者的共同努力，他們的電視檔案意識強(qiáng)就會(huì)理解和支持檔案部門的工作，自覺注意電視檔案的形成，及時(shí)歸檔，充分保證電視檔案的完整與準(zhǔn)確，做好利用和收集電視檔案的基礎(chǔ)工作。因此，指定各業(yè)務(wù)部門選派1-2名內(nèi)勤人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，不定期地組織大家學(xué)習(xí)討論，交流經(jīng)驗(yàn)，解決電視檔案管理中存在的問題，使電視檔案工作更加符合電視要求，為廣播電視事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。

（三）加強(qiáng)對新近走上編輯記者崗位人員的檔案教育。從目前了解的情況來看，全國各新聞院系沒有將檔案教育作為學(xué)科教育，非新聞院系的畢業(yè)生從事編輯記者崗位的新人就更不可能在學(xué)校接受檔案教育，因此，做好新人人臺的檔案意識培養(yǎng)得尤為重要。因此在新人入臺時(shí)可以帶領(lǐng)他們參觀臺內(nèi)的音像檔案管理室，讓專業(yè)人士介紹音像檔案管理的基本情況，了解電視檔案的資源和利用情況等等，通過這樣學(xué)習(xí)可以有效地避免他們在人行之后犯下不必要的錯(cuò)誤。

二、建立檔案電子信息化的服務(wù)體系

作為一項(xiàng)業(yè)務(wù)性和技術(shù)性較強(qiáng)的信息管理工作，電子檔案的整個(gè)過程要經(jīng)歷很多環(huán)節(jié)、很多部門。從檔案的收集到檔案的歸檔，不僅依靠檔案管理人員的不懈努力，還要與各個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系。為了保證檔案在移交過程中安全、完整，就要在檔案管理中建立一項(xiàng)完整的自上而下的服務(wù)體系，真正落實(shí)檔案規(guī)范管理。在建立這種自上而下的服務(wù)體系中，首先要在檔案管理人員中挑選出知識豐厚、技術(shù)熟練的檔案員，讓檔案員收集與整理資料，在整理的過程中，要把各個(gè)部門當(dāng)年需要?dú)w檔的文件進(jìn)行整理，這些文件包括文字、圖片、錄像、錄音等，整理好文件后，再移交到檔案管理室進(jìn)行歸檔。其次是要建立具有相互制約的管理體系，在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，各個(gè)部門要相互監(jiān)督，相互牽制，從而保證了檔案能夠在短時(shí)間內(nèi)完整歸檔。

三、發(fā)揮檔案信息的資源優(yōu)勢

（一）要增加電視檔案信息收集的廣泛性。不僅要收集國內(nèi)的，還要注意收集國外的;既要大力收集本系統(tǒng)的，還要注意收集其它行業(yè)的。凡是具有一定價(jià)值的信息資料都要及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地收集起來，最大限度地豐富檔案資源，為我所用，為未來所用。

（二）建立靈活開放，資源共享的檔案使用機(jī)制。廣播電視檔案內(nèi)容豐富，種類繁多，是一筆巨大的無形資產(chǎn)。靈活把握管理方式，全面對外開放、充分發(fā)揮其服務(wù)作用。

（三）增強(qiáng)服務(wù)意識，最大限度地提高服務(wù)水平。電視檔案工作者要主動(dòng)征求領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門的意見，不定期地向編輯、記者提供和介紹各類電視資料，滿足大家對各類電視素材的需求，實(shí)現(xiàn)電視檔案信息資源共享，使電視檔案成為本部門本系統(tǒng)新聞宣傳和事業(yè)建設(shè)發(fā)展得參謀部和廣大電視工作者熱愛廣電事業(yè)、愛崗敬業(yè)的教育園地。

四、建立完善科學(xué)的廣播電視檔案管理和利用機(jī)制

科學(xué)完善的管理機(jī)制是一切檔案管理工作順利展開的基礎(chǔ)。單位領(lǐng)導(dǎo)層面的人員要轉(zhuǎn)變觀念，從自身做起，明確單位領(lǐng)導(dǎo)者是進(jìn)行檔案管理和利用的第一責(zé)任人，加強(qiáng)對單位的領(lǐng)導(dǎo)力度。結(jié)合單位檔案管理的實(shí)際和需求，制定適用于本單位的檔案管理制度，規(guī)范員工工作行為。單位檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性地對本單位的檔案管理工作進(jìn)行審查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并更正問題。建立檔案管理責(zé)任制，將管理責(zé)任落到實(shí)處。并依照檔案管理相關(guān)規(guī)定和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對單位內(nèi)的檔案進(jìn)行歸檔范圍和管理職責(zé)的劃分，將重要聲像檔案的管理作為檔案管理的重點(diǎn)，對日常檔案管理和利用工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督指導(dǎo)。針對比較有專業(yè)特色的檔案資料構(gòu)建按照專業(yè)劃分的歸檔管理制度，這為及時(shí)歸檔和保證檔案的完整提供了很好的保障。要加強(qiáng)對廣播電視檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)出同時(shí)掌握廣播電視業(yè)務(wù)知識和廣播電視檔案管理和利用能力的高端人才。定時(shí)定期籌集一定資金投入到檔案管理工作中，從點(diǎn)滴積累起來，使檔案管理設(shè)施和技術(shù)越來越完善。

五、加強(qiáng)對檔案人員的管理

隨著科技的發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)提高變得非常重要，只有不斷提高自身素質(zhì)，才能把檔案管理工作做得更好。首先，要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，使得電視檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)電子信息化，改變了傳統(tǒng)的檔案管理，促進(jìn)了檔案管理模式的變革，在這一理念下，檔案管理人員要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)，改變傳統(tǒng)檔案管理的理念，適應(yīng)電子信息管理模式。其次是豐富檔案管理人員的知識。檔案管理人員在對專業(yè)知識學(xué)習(xí)的同時(shí)，也要加大對電視相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，只有這樣，才能使檔案分類科學(xué)，管理科學(xué)，從而使得檔案更具完整性與可利用性。最后，要對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。要定期對管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，掌握正確的檔案處理方式，還要提高檔案咨詢的技能。只有加大對檔案管理人員的培訓(xùn)，才能使檔案管理科學(xué)、系統(tǒng)。