高校數(shù)碼照片檔案管理與應(yīng)用研究

文/嘉應(yīng)學(xué)院檔案館 李建平

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高校數(shù)碼照片檔案管理與應(yīng)用研究

文/嘉應(yīng)學(xué)院檔案館 李建平

【摘要】本文在介紹高校數(shù)碼照片檔案的基礎(chǔ)之上，提出相應(yīng)的解決對策，以便更好地提高學(xué)校數(shù)碼照片檔案管理工作水平。

【關(guān)鍵詞】數(shù)碼照片；照片檔案；檔案管理；應(yīng)用

照片檔案作為高校檔案的重要構(gòu)成部分，是僅次于紙質(zhì)載體之后的第二大檔案記錄載體，是見證學(xué)校歷史發(fā)展過程的重要原始記錄。伴隨著各種類型的數(shù)碼相機(jī)的不斷普及以及手機(jī)攝影技術(shù)的不斷提高，傳統(tǒng)的膠片照片已經(jīng)逐步被數(shù)碼相片所取代。數(shù)碼相片以其可編輯性、可復(fù)制性以及可檢索性等優(yōu)點(diǎn)被廣泛使用于高校教學(xué)科研工作之中，同時(shí)也不斷充實(shí)和豐富高校檔案資料庫。目前，學(xué)校已經(jīng)意識(shí)到高校數(shù)碼照片檔案的重要性，然而在管理和應(yīng)用過程中仍然存在許多問題，這就需要相關(guān)部門必須要正確認(rèn)識(shí)和解決這些存在的問題，并且積極思考提出相應(yīng)的解決對策，以便更好地提高學(xué)校數(shù)碼照片檔案管理工作水平。

一、高校數(shù)碼照片檔案概念解讀

高校數(shù)碼照片檔案主要指經(jīng)過數(shù)碼設(shè)備制作而成的，利用感光電子元件將光學(xué)信號(hào)轉(zhuǎn)換為靜態(tài)數(shù)字圖像的相片資源。根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況以及照片檔案的內(nèi)在規(guī)律，一般可以將高校數(shù)碼照片檔案劃分為黨政類數(shù)碼照片檔案、人事類數(shù)碼照片檔案、科研類數(shù)碼照片檔案、教學(xué)類數(shù)碼照片檔案等。伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)碼照片在高校教學(xué)科研管理工作中的應(yīng)用日益廣泛。首先，由于高校本身的特點(diǎn)使得學(xué)校數(shù)碼照片檔案管理相對于其他單位而言具有十分強(qiáng)的周期性，學(xué)校數(shù)碼照片檔案管理過程以學(xué)期為基本單位而形成一個(gè)管理周期循環(huán)，而且在學(xué)期周期內(nèi)的各個(gè)環(huán)節(jié)都是互相結(jié)合、互相滲透，從而實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展的。其次，學(xué)校數(shù)碼照片的儲(chǔ)存更加便捷，可以利用計(jì)算機(jī)硬盤對其實(shí)現(xiàn)永久性地保存，而且可以保證質(zhì)量不會(huì)受到外來的影響而破損。再次，學(xué)校數(shù)碼照片可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行快速地傳遞和無限制地復(fù)制，并且可以滿足圖片信息完整性的歸檔要求。

二、學(xué)校數(shù)碼照片檔案管理存在的主要問題

（一）管理制度不夠健全。新形勢下要做好學(xué)校數(shù)碼照片檔案管理工作的話，首先必須需要建立健全的管理制度作為重要支持。然而，由于數(shù)碼照片檔案作為近些年來才出現(xiàn)在高校的一種新生事物，使得學(xué)校工作人員對于數(shù)碼照片檔案的收集、歸檔、儲(chǔ)存、開發(fā)和利用等問題的理解存在著許多較大的分歧。雖然國家檔案局已經(jīng)制訂并頒布了《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)照片檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，并且相關(guān)高校也紛紛制定了本校關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理的相關(guān)的管理制度，但在實(shí)踐中數(shù)碼照片檔案管理制度仍然不夠健全，從而使得目前學(xué)校數(shù)碼照片檔案管理存在著無法可依且無章可循的不良狀況，進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)校數(shù)碼照片檔案管理工作的混亂。

（二）檔案整理不夠規(guī)范。盡管國家檔案局已經(jīng)于2002年制訂了《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)照片檔案管理規(guī)范》，對照片檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)作出相應(yīng)的規(guī)范要求，并且又于2012年制訂了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范（征求意見稿）》，對數(shù)碼照片檔案的整理提出明確的規(guī)范要求。然而，在數(shù)碼照片檔案整理實(shí)際工作中，這些規(guī)范并沒有得到很好地執(zhí)行。一方面，按照相關(guān)規(guī)定，照片底片必須單獨(dú)進(jìn)行整理和儲(chǔ)存，然而許多學(xué)校只重視正片而忽視底片，從而導(dǎo)致底片的丟失現(xiàn)象和存放混亂現(xiàn)象尤為嚴(yán)重，進(jìn)而造成數(shù)碼照片檔案出現(xiàn)殘缺不全的現(xiàn)象。另一方面，按照相關(guān)規(guī)定，數(shù)碼照片檔案必須同時(shí)配備相應(yīng)的文字說明，更加準(zhǔn)確客觀地反映出數(shù)碼照片信息。然而由于文字標(biāo)注工作量和難度較大，使得數(shù)碼照片檔案的規(guī)范整理已經(jīng)發(fā)展成為日常管理中的難題之一。

（三）歸檔意識(shí)較為薄弱。數(shù)碼照片檔案作為高校學(xué)校檔案資源的重要來源之一，其直觀形象地記錄了學(xué)校發(fā)展過程中的各項(xiàng)活動(dòng)，與文字檔案相比較而言其有著“一圖抵千字”的良好效果。然而，受限于各種原因，使得目前學(xué)校數(shù)碼相片的歸檔工作并沒有引起應(yīng)有的重視，進(jìn)而使得許多珍貴的數(shù)碼照片沒有得到有效保存而大量損失。目前，拍照工作已經(jīng)不再僅僅是學(xué)校宣傳部門的專利，許多涉及學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作的數(shù)碼照片大都在學(xué)院或個(gè)人手中，而學(xué)校沒有統(tǒng)一的歸檔要求，使得許多非常重要的數(shù)碼照片檔案長期在個(gè)人或?qū)W院內(nèi)部保存，而沒有及時(shí)移交給學(xué)校檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，進(jìn)而造成檔案資源的損失。

（四）檔案資源利用不高。伴隨著學(xué)校的迅速發(fā)展，學(xué)校各個(gè)部門、學(xué)院對于數(shù)碼數(shù)字相片檔案資源開發(fā)利用的需要量不斷提高，在學(xué)校的招生宣傳、對外形象、校慶院慶以及各種文化藝術(shù)大型活動(dòng)時(shí)，都需要利用到大量的學(xué)校數(shù)碼照片檔案資源。然而，由于許多學(xué)校并沒有開發(fā)出相應(yīng)的數(shù)碼照片檢索系統(tǒng)，使得相關(guān)部門難以順利查找到自身所需要的數(shù)碼照片，再加上數(shù)碼照片整理的不規(guī)范以及漏歸檔問題，更加導(dǎo)致數(shù)碼照片檔案在現(xiàn)實(shí)中難以得到高效的開發(fā)利用。

（五）安全問題亟待解決。由于數(shù)碼照片檔案必須依靠計(jì)算機(jī)和相關(guān)存儲(chǔ)設(shè)備而存在，使得數(shù)碼照片檔案存在著較大的安全隱患。首先，學(xué)校許多部門對數(shù)碼照片檔案沒有進(jìn)行相應(yīng)地備份，已經(jīng)成為首要的安全問題。其次，計(jì)算機(jī)軟硬件的更新?lián)Q代都有可能會(huì)帶來新的安全隱患。其次，日益猖獗的計(jì)算機(jī)病毒也會(huì)導(dǎo)致珍貴的數(shù)碼照片檔案的破壞或丟失。除此之外 ，檔案工作人員的錯(cuò)誤操作等行為也會(huì)導(dǎo)致記錄歷史的珍貴數(shù)碼照片檔案毀于一旦。

三、新時(shí)期提高數(shù)碼照片檔案管理水平的對策

（一）提高師生數(shù)碼照片檔案管理意識(shí)。由于學(xué)校廣大師生對于數(shù)碼照片檔案的認(rèn)識(shí)仍然存在不足，進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)校對數(shù)碼照片檔案管理工作不夠重視。面對這一現(xiàn)實(shí)問題，高校主管部門應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到照片檔案管理工作的重要作用，做好學(xué)校照片檔案的整理以及歸檔工作。由于學(xué)校數(shù)碼照片檔案來源渠道較為廣泛，這就導(dǎo)致如果要順利實(shí)施學(xué)校數(shù)碼照片檔案管理，單純依靠檔案工作人員是不夠的。因此，就需要學(xué)校加強(qiáng)對廣大師生的數(shù)碼照片檔案宣傳力度，提高數(shù)碼照片檔案管理工作在學(xué)校的影響力，逐步培養(yǎng)廣大師生尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員養(yǎng)成正確的師生數(shù)碼照片檔案管理意識(shí)，從而在學(xué)校校園內(nèi)營造出良好的數(shù)碼照片檔案管理工作氛圍。

（二）建立健全數(shù)碼照片檔案管理制度。目前，高校數(shù)碼照片檔案管理工作之所以會(huì)出現(xiàn)整理不規(guī)范以及歸檔難的現(xiàn)象，很大的一個(gè)原因就是在于缺乏良好的管理制度，目前許多高校處于對數(shù)碼照片檔案管理工作進(jìn)行摸索的發(fā)展階段，大多數(shù)尚未形成較為成熟的數(shù)碼照片檔案管理制度。因此，高校應(yīng)該根據(jù)學(xué)校自身的實(shí)際情況，根據(jù)工作實(shí)際需要來建立健全符合本校發(fā)展需要的數(shù)碼照片檔案管理制度，并且從制度層面進(jìn)一步明確規(guī)定相關(guān)工作人員的工作職責(zé)。另一方面，在建立健全數(shù)碼照片檔案管理制度之后，還必須配套相應(yīng)的監(jiān)督規(guī)范體系，并且在數(shù)碼照片檔案管理實(shí)際工作中進(jìn)行全面落實(shí)，只有這樣才可以真正落實(shí)相關(guān)管理制度，提高高校數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。

（三）建立學(xué)校的數(shù)碼照片檔案資料庫。為了更好地保存數(shù)碼照片以及提高利用效率，在新形勢下我們已經(jīng)不能夠再以傳統(tǒng)紙質(zhì)照片檔案管理理念來對數(shù)碼照片檔案進(jìn)行管理了，已經(jīng)明顯不適應(yīng)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求，我們應(yīng)該利用數(shù)碼照片檔案本身的可編輯性、可復(fù)制性以及可檢索性特征，使用更為先進(jìn)的數(shù)字化管理方式開展學(xué)校數(shù)碼照片檔案管理工作，可以由學(xué)校主導(dǎo)建立起一個(gè)較為完善的數(shù)碼照片檔案資料庫，從而可以使數(shù)碼照片使用者不受時(shí)空限制隨時(shí)隨地的檢索和獲取自身所需要的信息資源，不斷提高學(xué)校數(shù)碼照片檔案的利用率和共享性。

（四）采取措施確保數(shù)碼照片的安全性。由于數(shù)碼照片檔案必須依靠計(jì)算機(jī)和相關(guān)存儲(chǔ)設(shè)備而存在，使得數(shù)碼照片檔案存在著較大的安全隱患。因此，學(xué)校檔案管理部門必須重視數(shù)碼照片檔案管理的安全問題，同時(shí)采取有力措施以確保學(xué)校數(shù)碼照片檔案的完整性和安全性。首先，學(xué)校應(yīng)重視數(shù)碼照片的安全性問題。要從學(xué)校實(shí)際情況出發(fā)制定學(xué)校數(shù)碼照片檔案安全防護(hù)措施，以便更好地確保數(shù)碼照片檔案不會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)病毒以及人為的破壞。其次，學(xué)校應(yīng)重視數(shù)碼照片的完整性問題，比較完整的數(shù)碼照片檔案應(yīng)該同時(shí)包括數(shù)碼相片以及文字說明兩大部分。

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