新形勢下工程設(shè)計檔案管理淺議

文/中國醫(yī)藥集團聯(lián)合工程有限公司 徐寶元

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新形勢下工程設(shè)計檔案管理淺議

文/中國醫(yī)藥集團聯(lián)合工程有限公司 徐寶元

【摘要】作者從加大檔案管理力度，增強檔案意識；建立健全檔案管理規(guī)章制度；強化檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)；推進工程設(shè)計檔案信息化建設(shè)和加強檔案開發(fā)利用工作等方面闡述了如何管理好設(shè)計院工程設(shè)計檔案。

【關(guān)鍵詞】工程設(shè)計；檔案；管理

工程設(shè)計檔案是工程設(shè)計過程中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。工程設(shè)計檔案是設(shè)計技術(shù)活動的直接記錄和實際反映，它真實地記錄了設(shè)計活動的全過程，是評價設(shè)計活動與質(zhì)量控制及科研創(chuàng)新全過程的透視鏡。在設(shè)計中形成的工程檔案和資料是一筆很大的財富，這些檔案資料是設(shè)計院的命脈，具有極高的經(jīng)濟價值，對設(shè)計院今后的壯大及發(fā)展有著非常重要的參考價值。設(shè)計檔案不僅服務(wù)于本企業(yè)的設(shè)計人員，同時也服務(wù)于業(yè)主和施工單位等，這類工程設(shè)計檔案往往具有其自身的特點。檔案種類繁多，包括設(shè)計前期資料、圖紙、電子圖檔等；檔案形成的周期長，工程設(shè)計檔案有的設(shè)計周期長，周期能達(dá)到數(shù)十年；檔案數(shù)量大，一個大型工程的圖紙有成百上千張，檔案的使用效率高等特點。規(guī)范設(shè)計檔案管理工作，對于提高設(shè)計院的管理層次有著非常重要的指導(dǎo)作用。本文將圍繞加大檔案管理力度，增強檔案意識；建立健全檔案管理規(guī)章制度；強化檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)；推進工程設(shè)計檔案信息化建設(shè)和加強檔案開發(fā)利用，結(jié)合筆者實際工作經(jīng)驗，介紹如何在新形勢下開展工程設(shè)計檔案管理。

一、加大檔案管理力度，增強檔案意識

加大檔案管理力度，確保檔案工作與設(shè)計業(yè)務(wù)的開展同步進行，促進設(shè)計院檔案工作的科學(xué)發(fā)展。明確各部室檔案管理人員職責(zé)，加強過程監(jiān)管，將檔案工作納入設(shè)計院管理體系，對檔案工作從項目開始直至項目結(jié)束（或竣工）進行全程管理和前端控制，將歸檔職責(zé)納入設(shè)計經(jīng)理和專業(yè)負(fù)責(zé)人的考核中，促使檔案工作順利開展，保證檔案的完整、齊全、準(zhǔn)確。同時，強化宣傳力度，通過檔案知識培訓(xùn)、競賽等活動，增強各級人員的檔案意識，特別是增強院領(lǐng)導(dǎo)和咨詢設(shè)計事業(yè)部總經(jīng)理的檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)重視了，制度的執(zhí)行，合理化的建議，檔案設(shè)備的購置，人員的配備等問題才會迎刃而解。領(lǐng)導(dǎo)重視了，檔案管理力度才會加強，才會真正把歸檔和員工績效掛鉤，進一步提升員工的檔案意識，從而達(dá)到全面提高設(shè)計院檔案管理的目的。

二、建立健全檔案管理規(guī)章制度

建立健全檔案管理制度是做好檔案管理工作、發(fā)揮檔案作用的基本保證。由于工程設(shè)計檔案種類繁多，數(shù)量大，有的設(shè)計周期長，周期能達(dá)到數(shù)十年，甚至還需要多次的修改補充，這使得工程設(shè)計檔案完整性很難得到有效的保證，因此，設(shè)計院應(yīng)結(jié)合實際，建立健全檔案管理制度如《檔案管理辦法》《項目文件收集歸檔控制程序》《歸檔電子文件管理規(guī)定》《檔案保密規(guī)定》《檔案銷毀管理規(guī)定》，規(guī)范檔案的收集、整理、移交、立卷、入庫、保管、借閱、利用、保密和鑒定銷毀等工作，確保工程設(shè)計檔案的完整性，確保管理規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，增強檔案部門工作的縝密性，防止隨意性。

三、強化檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

隨著工程設(shè)計檔案管理向信息化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)。努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識。工程設(shè)計檔案不同于一般的文書檔案，因此，工程設(shè)計檔案管理涉及檔案專業(yè)知識，還涉及到與工程設(shè)計相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。在一套圖紙中，需要檔案管理人員能夠分清其前后形成的過程，內(nèi)在的聯(lián)系，這樣才能更準(zhǔn)確地管理工程設(shè)計檔案。培訓(xùn)是提高管理素質(zhì)的最主要途徑，在培訓(xùn)中講解工程設(shè)計一般形成哪些文件材料、具體歸檔范圍等，如化工項目中會形成什么文件資料、圖紙，規(guī)定哪些是必須歸檔的資料等。工程設(shè)計檔案管理人員還可以通過加強業(yè)務(wù)研究來探索工程設(shè)計檔案的管理方法，以適應(yīng)新形勢下工程設(shè)計檔案管理的工作需要。

四、　推進工程設(shè)計檔案信息化建設(shè)

推進檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進程，是實現(xiàn)檔案價值最大化的重要手段。專業(yè)人員在工程設(shè)計時，往往產(chǎn)生大量的電子文件，檔案管理人員在接受紙質(zhì)資料的同時也要接受和管理電子檔案，這些電子檔案是設(shè)計院重要的知識資產(chǎn)。只有推進檔案信息化，才能管理好這些知識資產(chǎn)。因此，推進工程設(shè)計檔案信息化建設(shè)勢在必行。推進檔案信息化建設(shè)要“以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展”，確保檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)，建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、網(wǎng)絡(luò)利用為目標(biāo)的信息化檔案管理體系。推進信息化要制定檔案管理系統(tǒng)建設(shè)計劃，保證檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步，并健全檔案信息安全管理體制。同時，要積極推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。筆者所在公司根據(jù)“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，結(jié)合檔案館藏實際，對利用率高、保存時間較久、載體面臨損壞的2010年前的檔案已優(yōu)先實施數(shù)字化，目前圖紙數(shù)字化已達(dá)10萬余張，檔案數(shù)字化率達(dá)到了85%，預(yù)計2016年可以使2013年前的圖紙實現(xiàn)全部數(shù)字化。2013年，筆者所在公司將檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)工作同步規(guī)劃、同步建設(shè)，針對檔案管理的需求，購買開發(fā)了OA系統(tǒng)和圖檔管理系統(tǒng)，系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案的收集、驗收、整理、借閱利用各個環(huán)節(jié)的功能需求，建立了檔案信息資源數(shù)據(jù)庫和檔案網(wǎng)上查詢功能，從而最大限度地促進了檔案資源共享。

五、加強檔案開發(fā)利用工作

檔案管理最終的目的是為了利用，只用通過利用才能更好地實現(xiàn)檔案的價值。加強檔案開發(fā)利用工作，一要強化檔案信息服務(wù)功能，主動開發(fā)檔案資源，不斷挖掘檔案的價值，使檔案更好地為設(shè)計院的決策、管理提供參考。二要創(chuàng)新檔案利用方式，拓展服務(wù)渠道。檔案管理人員要完善檔案檢索體系，編制檔案全套目錄索引，便于檔案查找利用。

加強對設(shè)計人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，做好檔案的借閱服務(wù)和一般性的參考咨詢服務(wù)。主動推送有價值的信息，從檔案原件中提煉出讓專業(yè)人員有用的信息，編寫多方位、多種類的檢索工具，這樣加工出來的檔案信息才能夠使設(shè)計院的專業(yè)技術(shù)人員、管理者、業(yè)主更加快捷地查詢到自己所需要的信息，使檔案更好地發(fā)揮其價值。三要充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用，使檔案管理信息系統(tǒng)與設(shè)計管理系統(tǒng)、經(jīng)營管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)等融合，并在融合的基礎(chǔ)上逐步升級，實現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)連接，實現(xiàn)檔案信息的資源全球共享和社會價值，拓展服務(wù)渠道。

六、結(jié)語

工程設(shè)計檔案是設(shè)計院不可或缺的信息資源和知識資產(chǎn)，對設(shè)計院的發(fā)展具有重要作用。工程設(shè)計檔案管理是設(shè)計院管理的一項重要的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)結(jié)合自身檔案特點，做好工程設(shè)計檔案工作，管好、用好這筆財富，充分發(fā)揮工程設(shè)計檔案的價值，為設(shè)計院的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

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