淺析救災(zāi)捐贈(zèng)工作中的檔案信息化管理

于 茜

淺析救災(zāi)捐贈(zèng)工作中的檔案信息化管理

于 茜

本文主要是對救災(zāi)捐贈(zèng)工作中的檔案信息化管理過程進(jìn)行研究，首先，從區(qū)域發(fā)展失調(diào)、工作人員整體素質(zhì)不高以及配套設(shè)備不健全三個(gè)方面提出了救災(zāi)捐贈(zèng)檔案信息化管理中存在的問題；其次，從要在思想上加強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)、在技術(shù)上要保證檔案信息化管理的安全以及工作人員要不斷提升業(yè)務(wù)水平三個(gè)角度提出了加強(qiáng)救災(zāi)捐贈(zèng)工作檔案信息化管理的對策。

救災(zāi)捐贈(zèng) 檔案信息化管理 信息安全

救災(zāi)捐贈(zèng)工作是民政管理中的基礎(chǔ)工作，與群眾的利益有著非常重要的關(guān)系，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，救災(zāi)捐贈(zèng)工作檔案的來源也變得多種多樣，這樣就在很大程度上增加了檔案管理的難度，而檔案信息化管理則可以在很大程度上解決這種問題。

一、救災(zāi)捐贈(zèng)檔案信息化管理中存在的問題

（一）區(qū)域發(fā)展失調(diào)

目前，雖然各級救災(zāi)捐贈(zèng)機(jī)構(gòu)都使用了信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理，但是由于這些機(jī)構(gòu)都屬于非營利機(jī)構(gòu)，所以在設(shè)備配置方面都比較落后，很多地區(qū)的計(jì)算機(jī)配置都過低，而且與檔案管理相關(guān)軟件很多都沒有配齊，或者是版本過于落后，這些情況都在很大程度上會(huì)影響到檔案管理工作的效果與質(zhì)量。另外，救災(zāi)捐贈(zèng)機(jī)構(gòu)也有大小之分，大的機(jī)構(gòu)因?yàn)樵谏鐣?huì)上有知名度，所以得到的社會(huì)支持比較多，這樣進(jìn)行檔案信息化管理也就比較順利，而像居委會(huì)層面上的救災(zāi)捐贈(zèng)機(jī)構(gòu)，很多條件都比較差，甚至有的地方還是人工進(jìn)行檔案整理。

（二）工作人員整體素質(zhì)不高

由于救災(zāi)捐贈(zèng)工作站屬于非營利的機(jī)構(gòu)，所以檔案管理崗位的薪酬相對比較低，福利補(bǔ)貼也非常少，這就造成很多檔案管理人員大部分都是兼職人員，對檔案管理知識(shí)以及信息技術(shù)的掌握能力比較差，導(dǎo)致檔案信息化管理工作在很大程度上會(huì)受到限制，不僅在工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種疏忽，而且還不能高效地完成任務(wù)；另外，救災(zāi)捐贈(zèng)工作站在人員素質(zhì)培訓(xùn)方面做得比較欠缺，并未根據(jù)救災(zāi)捐贈(zèng)工作的性質(zhì)和工作需求開展相應(yīng)的指導(dǎo)和培訓(xùn)工作，使得工作人員不能夠及時(shí)接觸到最新的檔案信息化管理技術(shù)，從而影響了整項(xiàng)工作的效果。

（三）配套設(shè)備不健全

由于我國救災(zāi)捐贈(zèng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)間比較短，在進(jìn)行檔案信息化管理之前，所有的檔案都是紙質(zhì)形式，要想真正實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)檔案信息化管理，就必須將這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理轉(zhuǎn)化為電子檔案，這項(xiàng)工作不僅工作量大，而且程序復(fù)雜，需要進(jìn)行協(xié)調(diào)的環(huán)節(jié)非常多，不僅需要有充足的人力資源，還需要有健全的配套設(shè)備，但是從目前的實(shí)踐工作來看，與檔案信息化管理相關(guān)的配套設(shè)備非常不健全，不僅在速度上比較慢，而且功效很低，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足將紙質(zhì)檔案在短期內(nèi)轉(zhuǎn)化為電子檔案的需求，這在很大程度上會(huì)影響到檔案信息化管理的效果。

二、加強(qiáng)救災(zāi)捐贈(zèng)工作檔案信息化管理的對策

（一）要在思想上加強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)

首先，各級領(lǐng)導(dǎo)要重視救災(zāi)捐贈(zèng)工作中的檔案信息化管理。各級民政部門的領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)了解下級救災(zāi)捐贈(zèng)機(jī)構(gòu)的工作情況，并及時(shí)將了解的情況向上級匯報(bào)，為各級救災(zāi)捐贈(zèng)機(jī)構(gòu)征得上級的重視和財(cái)政上的支持，為各級機(jī)構(gòu)配置先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，并給予相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)，從而改變區(qū)域不平衡的現(xiàn)狀。

其次，各級救災(zāi)捐贈(zèng)機(jī)構(gòu)中的人員在思想上要具有一定的檔案信息化管理意識(shí)，機(jī)構(gòu)積極組織相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)來不斷提升工作人員的整體素質(zhì)，而工作人員也需要在檔案信息化工作中秉承認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作精神，認(rèn)真進(jìn)行檔案信息化管理的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。

（二）在技術(shù)上要保證檔案信息化管理的安全

首先，救災(zāi)捐贈(zèng)機(jī)構(gòu)中的人員要具有一定的道德素養(yǎng)，做到不為個(gè)人利益將機(jī)構(gòu)檔案資料外泄；其次，機(jī)構(gòu)在內(nèi)部要鋪設(shè)能夠進(jìn)行物理隔離的內(nèi)外局域網(wǎng)，內(nèi)網(wǎng)的作用主要是將國內(nèi)的檔案信息與國外互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行隔離，保證救災(zāi)捐贈(zèng)信息不泄露給外國；而外網(wǎng)則主要實(shí)現(xiàn)不同級別機(jī)構(gòu)之間的縱向聯(lián)系，共享資料。為了保證檔案信息的安全，內(nèi)外局域網(wǎng)不能夠交叉使用。

（三）工作人員要不斷提升業(yè)務(wù)水平

首先，救災(zāi)捐贈(zèng)工作由于物資來源多，業(yè)務(wù)量巨大而且處理起來非常繁瑣，所以各級機(jī)構(gòu)工作人員要在工作中不斷提升業(yè)務(wù)水平，及時(shí)將檔案進(jìn)行接收、錄入、處理以及存儲(chǔ)等，并且還需要加強(qiáng)機(jī)構(gòu)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升在工作實(shí)踐中的應(yīng)用能力；其次，工作人員在工作過程中還需要注意及時(shí)對重要檔案文件進(jìn)行備份，防止信息丟失，并且進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)手段，充分發(fā)揮檔案信息化管理在救災(zāi)捐贈(zèng)工作中的作用；最后，救災(zāi)捐贈(zèng)機(jī)構(gòu)要積極引入具有專業(yè)檔案信息管理能力的人才來進(jìn)行就職，這樣才能夠保證檔案信息化管理過程能夠順利開展。

三、結(jié)論

為了真正提高救災(zāi)捐贈(zèng)工作檔案管理的工作效率和質(zhì)量，需要樹立正確的信息化管理理念，通過檔案信息化實(shí)現(xiàn)救災(zāi)捐贈(zèng)工作的系統(tǒng)化、一體化。不但需要相關(guān)的工作人員提高專業(yè)水平和能力，更需要引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，為救助捐贈(zèng)工作提供便利條件，推動(dòng)救災(zāi)捐贈(zèng)工作檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。

［1］夏維，鄒玉娜，閆立金.事業(yè)單位檔案信息化管理研究［J］.中外企業(yè)家，2016（21）.

［2］鄒鐵民.現(xiàn)代檔案信息化管理中存在的問題及解決措施［J］.企業(yè)改革與管理，2016（16）.

（作者單位：齊齊哈爾市救災(zāi)捐贈(zèng)接收工作站）