新時期如何加強人事檔案的信息化管理

李美麗

包頭日報社 014026

新時期如何加強人事檔案的信息化管理

李美麗

包頭日報社 014026

信息技術(shù)的快速發(fā)展，推動了人事檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐。如何把握新時期信息技術(shù)發(fā)展的機遇，加強人事檔案的信息化管理，成為了檔案管理工作者需要深入思考的問題。對此，本文從人事檔案信息化管理的意義入手，分析了人事檔案信息化管理的現(xiàn)存問題，并提出了相關(guān)優(yōu)化策略，以期加快推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，做好新時期的人事檔案管理工作。

人事檔案；信息化管理；意義；問題；策略

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社會進(jìn)入了信息化時代。在此背景下，各行各業(yè)紛紛引入信息技術(shù)，以加快發(fā)展步伐，提高工作效率，人事檔案管理也不例外。隨著人事檔案信息資料的增多，以及人們對檔案管理要求的提高，傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，而信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用也因人員管理和技術(shù)原因而存在諸多不足之處，亟需完善。對此，我們需明確人事檔案信息化管理的意義，并探討檔案信息化管理中存在的問題及改進(jìn)對策，才能更好地實現(xiàn)傳統(tǒng)人事檔案管理向現(xiàn)代管理方式的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步做好人事檔案管理工作。

一、人事檔案信息化管理的意義

信息化是時代發(fā)展的趨勢，也是現(xiàn)代檔案管理的主要特點。人事檔案信息化管理之意義主要體現(xiàn)在：其一，有利于降低人事檔案管理成本。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，需占用大量存儲空間，還要進(jìn)行防火防潮保護(hù)，且紙質(zhì)檔案容易損壞，需要投入較多人力進(jìn)行管理，也會增加人力成本。而人事檔案的信息化管理則不會出現(xiàn)上述問題，只要進(jìn)行計算機系統(tǒng)的安全維護(hù)，做好資料備份，則能有效進(jìn)行檔案資料保存，且資料信息的補充、修改更為便捷，還能實現(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)共享，能較大程度地減少人力成本，保障信息安全。其二，有利于提高人事檔案管理工作效率。人事檔案的信息記錄多而雜，涉及人員各方面信息，進(jìn)行檔案的信息化管理，不僅能快速找到需查找的檔案，還能快速定位需查看的信息，提高工作效率。其三，有利于人事檔案管理形式的多樣化。傳統(tǒng)人事檔案以文字記錄、照片記錄為主，形式較為單一。若采用信息技術(shù)手段進(jìn)行人事檔案管理，則能使管理形式更為豐富，不僅能以文字的方式記錄人員信息，還能以圖像、視頻和音頻的形式進(jìn)行檔案信息存儲，極大地豐富了人事檔案信息的內(nèi)容。

二、人事檔案信息化管理現(xiàn)存問題

（一）信息化管理意識不足。目前，人事檔案雖已實現(xiàn)了信息化管理，但還存在諸多問題，檔案管理者信息化管理意識不足則是其中的主要問題之一。部分檔案管理工作者未能充分認(rèn)識檔案信息化管理的作用，認(rèn)為只要不使檔案信息泄漏、更改、丟失，及時補充檔案資料信息即是完成了人事檔案的信息化管理。其實，這只是檔案信息化管理的一個方面?，F(xiàn)代社會，人員流動頻繁，人事變動較大，在人事檔案信息化管理工作中，還需實現(xiàn)檔案的共享，進(jìn)行多角度、多方面的人員信息搜集，實時更新、完善人員信息，進(jìn)行跨單位、跨部門的交流，才能使人事檔案的信息化管理發(fā)揮最大的作用。

（二）缺乏規(guī)范的信息化管理制度。由于人事檔案信息化管理是最近幾年才出現(xiàn)的新的管理手段，還缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范，相關(guān)制度還不完善。有的單位未出臺針對人事檔案信息化管理的制度，而是使用單位內(nèi)部其他檔案信息化管理制度，抑或借用其他單位的人事檔案信息化管理制度，這都難以滿足本單位人事檔案信息化管理的現(xiàn)實需要，不利于人事檔案信息化管理工作的高效開展。

（三）管理人員信息技能較低。人事檔案信息化管理對管理人員綜合素質(zhì)要求較高，不僅需要工作者掌握檔案管理專業(yè)知識，還需其具備一定的信息技術(shù)，懂得網(wǎng)絡(luò)管理。而目前的人事檔案管理工作人員大多熟練于紙質(zhì)檔案管理，對于計算機信息技術(shù)掌握度不高，僅能進(jìn)行簡單的信息錄入和檢索工作，這就制約了人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

三、新時期加強人事檔案信息化管理的策略

（一）提高信息化管理意識。不管是傳統(tǒng)檔案管理還是現(xiàn)代檔案管理，都需要人來完成，因而，人是檔案管理的重要因素。在人事檔案信息化管理工作中，首先需提高檔案工作者的信息化管理意識，端正其工作態(tài)度，改變其固執(zhí)、守舊的檔案管理思想，才能促進(jìn)檔案信息化管理水平的提升。在日常工作中，檔案工作者一定要形成信息化管理意識，及時對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化錄入，并及時更新、整理數(shù)據(jù)信息，做好數(shù)據(jù)的保存與安全防護(hù)，區(qū)分檔案的保密級別，實現(xiàn)檔案的共享，提高檔案利用的便捷性和利用率。

（二）建立健全信息化管理制度。人事檔案管理不是一個部門就能做好的工作，還需要其他部門人員的積極配合。因而，相關(guān)單位要聯(lián)合單位領(lǐng)導(dǎo)、人事部門、檔案管理部門共同做好這項工作，制定各部門協(xié)同配合的人事檔案信息化管理制度。例如，可制定《人事資料管理制度》，讓人事部門工作人員按照檔案電子化存儲的規(guī)范格式進(jìn)行人事資料填報，再交由檔案部門保存，這既能獲取更完整的人員信息，也能減少人事檔案管理者的工作量，提高工作效率。此外，還需參照《檔案法》制定符合本單位實際的《人事檔案信息化管理制度》，以規(guī)定相關(guān)工作者的職責(zé)，落實責(zé)任到人，提高檔案管理實效。

（三）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。人事檔案的信息化管理對相關(guān)工作者的信息技術(shù)要求較高，這就需要人事檔案工作人員不僅要加強專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，還要努力提高自身業(yè)務(wù)水平，積極學(xué)習(xí)計算機信息技術(shù)知識，懂得基本的檔案信息化管理技能，并對網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)有基本了解，能解決一般的網(wǎng)絡(luò)安全問題。此外，要學(xué)習(xí)人事檔案管理軟件的應(yīng)用技能，不斷提高自身信息化管理水平。同時，要通過多種途徑了解行業(yè)發(fā)展新動態(tài)，完善知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)能力，對人事檔案進(jìn)行高效管理。

總之，人事檔案信息化管理是時代發(fā)展的需求，也是檔案工作的需要，相關(guān)工作人員只有改變思想，創(chuàng)新方法，提高認(rèn)識，與時俱進(jìn)，才能做好現(xiàn)代人事檔案管理工作，為我國檔案事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

[1]張金金．淺析人事檔案信息化管理的策略[J]．黑龍江史志,2015(14)．

[2]武慶文．新形式下人事檔案管理的信息化建設(shè)分析與研究[J]．人力資源管理, 2015(1):263-263．

[3]李雪波．淺談人事檔案的信息化管理[J]．辦公室業(yè)務(wù),2014(3):167-167．