如何提升中學(xué)教學(xué)檔案的管理水平

潘 娟

如何提升中學(xué)教學(xué)檔案的管理水平

潘 娟

提升中學(xué)教學(xué)檔案管理水平是學(xué)校檔案管理的重要工作，目前教學(xué)檔案管理工作存在一些問題，針對這些問題，本文提出了一些改進的辦法和建議。

教學(xué)檔案 管理 水平 提升

教學(xué)檔案是學(xué)校在教學(xué)實踐過程中形成的反映學(xué)校主要職能活動和歷史面貌的第一手材料，它對學(xué)校日后的教學(xué)管理有重要的查考利用價值。教學(xué)檔案主要包括：教務(wù)類、教研類、教師業(yè)務(wù)類、學(xué)籍管理類、評估考核類等。當(dāng)前，有些學(xué)校對教學(xué)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，造成教學(xué)檔案收集不齊全、歸檔范圍沒有及時根據(jù)教學(xué)改革需要進行調(diào)整，檔案材料利用率不高等問題。針對以上問題，我想可以從以下幾個方面著手改善。

一、充分認(rèn)識教學(xué)檔案的重要性，切實做好檔案工作

（1）教學(xué)檔案是開展學(xué)校教學(xué)、提高教學(xué)質(zhì)量的堅強保證，是教學(xué)水平的歷史再現(xiàn)，加強教學(xué)檔案的管理和建設(shè)，有助于學(xué)校教學(xué)活動的開展，有助于教師教學(xué)水平的提高，有助于加強教學(xué)環(huán)節(jié)的管理，從而促進學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量的提高。

（2）教學(xué)檔案既是對教學(xué)工作的結(jié)語，也是開展教學(xué)研究的重要依據(jù)，它記錄了學(xué)校的辦學(xué)思想、辦學(xué)原則、辦學(xué)目標(biāo)等，它為教學(xué)管理提供著有力參考，為教育決策提供著準(zhǔn)確依據(jù)，是事后處理問題、查證和研究教學(xué)日常工作的憑證。所以教學(xué)檔案對學(xué)校來說是十分重要的。

（3）教學(xué)檔案是評估驗收、規(guī)范辦學(xué)必不可少的材料，學(xué)校辦學(xué)水平評估是衡量一所學(xué)校辦學(xué)實力的重要手段，也是提高學(xué)校聲譽的重大舉措。我校于2005年創(chuàng)建了自治區(qū)示范性高中；2007年創(chuàng)建了自治區(qū)德育示范校，教學(xué)檔案在評估中均起到了重要作用，成為了評估工作的堅強有力的后盾。

二、重視材料收集工作，從源頭上打好基礎(chǔ)

（1）首先從收集材料上嚴(yán)格要求、層層把關(guān)。為加強教學(xué)檔案的收集工作，我校綜合檔案室制定下發(fā)了《關(guān)于規(guī)范烏市十一中教學(xué)檔案歸檔要求的通知》。每學(xué)年開學(xué)初，就向各處室工作人員提出檔案材料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求，明確其職責(zé)。具體涉及：內(nèi)容填寫的是否完整、準(zhǔn)確，教學(xué)活動的配套材料是否齊全完整，是否使用了油筆、紅筆等不符合入檔要求的書寫工具等。收交材料時做到各處室收繳材料內(nèi)容和相關(guān)人員一一對應(yīng)，即教學(xué)處對應(yīng)各學(xué)科教師；德育處對應(yīng)班主任，教研室對應(yīng)各教研組。各處室工作人收齊材料后進行初審，然后經(jīng)處室主任簽字把關(guān)，最后交至學(xué)校綜合檔案室。任務(wù)明確、層層驗收，遇到不符合要求的，一律退回返工，決不遷就。幾年來，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下，我校各部門認(rèn)真負責(zé)地上交檔案材料已蔚然成風(fēng)。

（2）對學(xué)校各處室兼職檔案員加強指導(dǎo)和監(jiān)督。學(xué)校的兼職檔案員工作在各個職能部門，對本部門形成的材料了如指掌，如果加強對他們的指導(dǎo)和監(jiān)督就能夠有效地提高教學(xué)檔案的收集效率。我校的專職檔案員定期不定期地組織兼職檔案員進行檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，并輔之以深入細致的思想工作，旨在倡導(dǎo)為一線教師服務(wù)、無私奉獻的精神。通過檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系會、檔案知識培訓(xùn)等不同渠道，聽取意見反饋，對工作中的不足之處及時進行調(diào)整和改進，對每學(xué)年在收集上報材料工作中表現(xiàn)較好的兼職檔案員，由校長在全校大會上進行表揚并在年終考核評優(yōu)時給予傾斜，由于采取了以上措施，教學(xué)檔案的收集工作開展得更加順利了。

三、根據(jù)教學(xué)改革進程，適時調(diào)整教學(xué)檔案歸檔范圍

隨著教學(xué)改革的不斷深入，教學(xué)過程中不斷產(chǎn)生了新的檔案材料，這時我們就要根據(jù)情況適時做出調(diào)整，而不能一味地墨守成規(guī)，要大膽創(chuàng)新。例如：隨著素質(zhì)教育的需要，教育部門對每位初中畢業(yè)生實施了綜合素質(zhì)評定制度，從而產(chǎn)生了學(xué)生的《綜合素質(zhì)評定報告書》，這份報告書是對學(xué)生三年來的思想品德、學(xué)業(yè)水平、綜合實踐、等方面的綜合評價，對每位學(xué)生來說都非常重要，所以我校經(jīng)上級教育主管部門批準(zhǔn)，及時教學(xué)檔案的歸檔范圍做出了調(diào)整，將《報告書》納入了教學(xué)檔案長期的30年歸檔范圍。通過這件事，我認(rèn)識到，學(xué)校的檔案工作需要根據(jù)教學(xué)工作的發(fā)展變化，不斷進行補充和完善，只有這樣，才能真正起到為教育教學(xué)服務(wù)的作用。

四、善于提高利用率，使教學(xué)檔案充分發(fā)揮應(yīng)有作用。

檔案管理人員主動提供相關(guān)檔案，既方便了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)研究工作，促進管理水平的提高，又為教師搞好教學(xué)工作創(chuàng)造了條件。提供利用工作做好了，就會使利用者感到材料保存在檔案室比存放在自己手中更安全、更有價值，自然就會使更多的人樂于將材料交到檔案室存檔，進而使其在教育教學(xué)中發(fā)揮更大作用。作為檔案員，我們要善于根據(jù)學(xué)校開展的各項活動的機會主動地提供相關(guān)檔案。例如：（1）在學(xué)校每年開展的教師職稱評審工作中，檔案員查閱檔案把每位參評教師的教學(xué)業(yè)績、帶班情況等匯總出來，為校領(lǐng)導(dǎo)決策提供確鑿有力的依據(jù)，既提高了評審效率又使職評工作做到了公平公正。（2）為輔助教師做好每學(xué)期期末復(fù)習(xí)工作，檔案員提前為各學(xué)科教師調(diào)出近三年的期末統(tǒng)考試卷，為他們制定復(fù)習(xí)計劃，準(zhǔn)備復(fù)習(xí)試卷提供參考。為了給一線教師們提供高效的服務(wù)，檔案員還利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)平臺，直接將各學(xué)科的試卷答案拍成照片發(fā)到教研組的微信群里供老師們查閱，真正做到高效服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師，受到了老師們的一致肯定。

作為學(xué)校檔案管理人員，應(yīng)立足本職、面向全體，立足當(dāng)前、面向未來，高度重視教學(xué)檔案的管理工作，推動檔案服務(wù)向高水平、高層次、高質(zhì)量發(fā)展，努力為教育教學(xué)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（作者單位：烏魯木齊市第十一中學(xué)）

潘娟（1972-），女，漢族，天津人，本科，檔案館員，檔案室負責(zé)人。