加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的相關(guān)建議

文/江蘇省南菁高級中學實驗學校 華慧

加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的相關(guān)建議

文/江蘇省南菁高級中學實驗學校 華慧

本文就事業(yè)單位人事檔案管理工作進行分析，并在結(jié)合上述問題的基礎(chǔ)上，提出相關(guān)建議。

事業(yè)單位；人事檔案管理；問題；建議

一、當前事業(yè)單位人事檔案管理中主要存在的問題

（一）機構(gòu)及人員缺乏較強的人事檔案意識，未充分認識人事檔案管理的重要性。一直以來，存在不少機構(gòu)及人員缺乏對人事檔案管理工作的認識，對人事檔案的了解比較片面，將其認為是裁剪、裝訂以及保管等工作，缺乏對工作要求的認識，也對工作實施持以一種應(yīng)付了事的心態(tài)。所以，人事檔案管理工作往往被忽略，主要就是因為相關(guān)人員缺乏足夠的了解和重視。

（二）缺乏完善的人事檔案管理制度，且未得到有效落實。部分單位為使管理人員的崗位職責得到明確，制定的規(guī)章制度也缺乏全面與完善；有的單位僅僅制定了檔案的借閱制度，或者有的單位即使制定了制度，卻受限于有限的管理水平，導(dǎo)致制度并未得到有效實施，對檔案管理工作的規(guī)范化及制度化發(fā)展造成阻礙。

（三）人事檔案管理缺乏充足的人員配備，管理隊伍水平較差。檔案管理是一項比較重要的工作，卻未得到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理時往往設(shè)置專門的檔案管理人員，而且部分人事檔案管理人員由于缺乏系統(tǒng)的知識技能培訓(xùn)，其管理工作能力較差。而兼職人員在人事檔案管理工作中投入的時間和精力有限，以上因素均導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案未能得到快速建設(shè)與發(fā)展，檔案管理的水平也較低，為事業(yè)單位人事檔案管理工作水平的提高帶來不利影響。

（四）人事檔案保管不具備與檔案安全保管要求相符的硬件條件。目前檔案庫房大多比較簡陋，將普通辦公用房作為檔案庫房的比較常見，也有單位將檔案庫房安置在地下室、底層或者辦公樓頂，檔案長時間在高溫及潮濕作用下極易受損。庫房的門窗也比較普通，缺乏較好的封閉效果，也不具備理想的防盜、防光、溫度及濕度控制的作用，未進行完善檔案安全保管設(shè)施的配置，與檔案安全保管的要求存在較為明顯的差距。

（五）人事檔案缺乏較高的現(xiàn)代化及信息化水平。當前不少事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍然是紙質(zhì)檔案的建立和保管，仍然將實體管理作為管理的重心，未隨著科技的進步而加強人事檔案的電子化建設(shè)。而部分人事檔案室只是將計算機作為檔案目錄打印的工具，未實現(xiàn)人事信息的查詢及檢索功能，也不能進行人事信息的有效處理，信息化水平有待提高，這使得統(tǒng)計只能依賴人工，嚴重浪費了人力資源。

二、加強事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)建議

（一）強化宣教，提高事業(yè)單位職工的人事檔案意識。人事檔案管理部門應(yīng)加大宣傳，首先應(yīng)該從思想層面上提高職工對人事檔案工作的重視。各級領(lǐng)導(dǎo)需要給予足夠的重視，充分發(fā)揮自身領(lǐng)導(dǎo)作用，加強對檔案工作現(xiàn)狀及問題的了解；并且，給予人事檔案管理制度上、組織上足夠的支持，提供充足的各方面資源，促進事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利實施。人事檔案管理人員應(yīng)強化自身服務(wù)意識，提高人事信息開發(fā)及利用的積極性，為事業(yè)單位各項重大決策，例如人才選拔、人事制度改革等提供有價值的人事檔案信息，并且確保檔案信息的可靠性與前瞻性，從而使人事檔案部門轉(zhuǎn)變成人事檔案信息中心，同時實現(xiàn)綜合服務(wù)職能的提升。

（二）促進人事檔案管理制度的完善與實施。通過制度的建立與完善，使人事檔案管理在制度上有所依據(jù)，有利于人事檔案管理的合理與規(guī)范。在當今社會中，需要切實按照《干部檔案工作條例》的要求，聯(lián)系事業(yè)單位人事檔案管理的實際狀況，促進各項制度的完善，明確規(guī)定人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)，例如接收、傳遞、保管以及查閱等。檔案人員也必須嚴格遵守相關(guān)規(guī)章制度，確保人事檔案管理規(guī)范實施。

（三）加強人事檔案管理人員配備，積極提高職工的專業(yè)素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)安排專人負責人事檔案部門的管理，根據(jù)檔案冊數(shù)的具體情況配備充足的專兼職檔案管理人員，要求檔案人員具有充足的時間和精力開展人事檔案的各項工作，包括建檔、歸檔以及檔案的開發(fā)利用等。并且，針對人事檔案工作技術(shù)含量高、專業(yè)性強、政策性嚴的特點，要求檔案人員必須嚴于律己，切實做好自身思想政治建設(shè)，提高自身各方面的素質(zhì)修養(yǎng)，豐富知識結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的政策水平以及業(yè)務(wù)技能。此外，也需要憑借先進科技的應(yīng)用促使人事檔案管理工作更加合理與規(guī)范。

（四）加強檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供充足的物質(zhì)基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)采取有效措施，加強人事檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，設(shè)立獨立的檔案室，并且根據(jù)檔案安全保管的要求進行檔案柜以及必需防護設(shè)備的配備，保證人事檔案保管的安全。

（五）加強人事檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極聽取人事檔案工作一線人員的意見，選擇適用于單位的人事檔案管理軟件，促使人事檔案信息化得以實現(xiàn)。并進行人事檔案信息查詢系統(tǒng)的建立，對個人及部門設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，通過網(wǎng)絡(luò)平臺對人事檔案信息進行了解，并進行合理公開，從而為人事工作提供更好的服務(wù)。

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