新時期人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)

文/鄄城縣人力資源和社會保障局 宋穎

新時期人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)

文/鄄城縣人力資源和社會保障局 宋穎

本文以事業(yè)單位人事檔案管理工作作為研究對象，分析人事檔案管理工作目前信息化建設(shè)現(xiàn)狀，進(jìn)而分析人事檔案管理在新時期面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

人事檔案；管理；機(jī)遇挑戰(zhàn)

我國現(xiàn)代化建設(shè)不斷深入，科學(xué)技術(shù)不斷推出，事業(yè)單位的人事檔案管理工作不能再使用傳統(tǒng)的管理方式，需要將社會中先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段在人事檔案管理工作中加以應(yīng)用，這樣才能滿足事業(yè)單位對于人事檔案工作的需求。我國事業(yè)單位人事檔案管理工作已經(jīng)逐漸開始進(jìn)行信息化建設(shè)，但是信息化建設(shè)也為事業(yè)單位人事檔案管理工作帶來了更多的挑戰(zhàn)及機(jī)遇，怎樣通過科學(xué)技術(shù)手段提高事業(yè)單位人事檔案管理工作，需要不斷進(jìn)行研究及實(shí)踐。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化的管理現(xiàn)狀

（一）具備信息化人事檔案管理的硬件設(shè)施。目前，我國事業(yè)單位普遍使用計(jì)算機(jī)設(shè)備，并且已經(jīng)開始逐漸進(jìn)行了信息化管理工作，我國事業(yè)單位還在使用傳統(tǒng)人工人事檔案管理模式的數(shù)量不到百分之五，這也就是說我國的事業(yè)單位基本上已經(jīng)具有信息化建設(shè)的硬件基礎(chǔ)條件。但是，我國徹底使用信息化人事檔案管理的事業(yè)單位幾乎沒有，大部分事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化建設(shè)尚未徹底，存在的檔案遺落現(xiàn)狀。

（二）不能夠合理使用信息化人事檔案管理。事業(yè)單位的人事檔案不僅僅是檔案管理人員進(jìn)行使用。筆者在對于我國事業(yè)單位的人事檔案使用人員進(jìn)行調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，工作人員只有在進(jìn)行調(diào)整支撐或者是查詢福利的時候才會使用人才檔案，整個事業(yè)單位使用人事檔案的人數(shù)不會超過全部人數(shù)的十分之一，即便我國事業(yè)單位人事檔案已經(jīng)能夠在局域網(wǎng)絡(luò)上查詢，那樣事業(yè)單位使用人事檔案的人數(shù)也沒有超過全部人數(shù)的一半。由此，就能夠發(fā)現(xiàn)我國事業(yè)單位并沒有充分使用人事檔案，人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化后并沒有發(fā)揮應(yīng)有的價值。

二、時期人事檔案管理面臨的機(jī)遇

（一）提高工作效率。事業(yè)單位使用的傳統(tǒng)人事檔案管理方式，全部工作都需要工作人員自己一點(diǎn)點(diǎn)整理，整個人事檔案管理工作需要時間較多，并且需要的工作人員數(shù)量也較多，但是人事檔案管理工作質(zhì)量卻無法保證。整個人事檔案管理工作效率不高，新時期中事業(yè)單位的人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，應(yīng)該做到實(shí)時共享，降低人事檔案管理人員工作數(shù)量，提高工作效率。

（二）管理人員專業(yè)水平應(yīng)顯著提高。新時期中，事業(yè)單位的人事檔案管理工作已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)自動化管理方式，在這種情況下管理人員的專業(yè)水平也在逐漸提高，參加有關(guān)的教育培訓(xùn)，保證能夠在實(shí)際工作中嫻熟使用各種管理軟件。事業(yè)單位人事檔案工作量在降低的同時，管理人員就擁有足夠的時間提高自身素養(yǎng)。

（三）延長人事檔案儲存時間。事業(yè)單位傳統(tǒng)人事檔案是通過紙質(zhì)保存，在使用人事檔案過程中需要管理人員進(jìn)行查閱記錄，這種管理方式不僅工作效率較低及工作量巨大，還有一個問題就是紙質(zhì)人事檔案在實(shí)際保存中容易出現(xiàn)損壞。紙質(zhì)人事檔案雖然具有客觀性及直觀性，但是保護(hù)人事檔案才是檔案管理的主要工作目標(biāo)。新時期中，事業(yè)單位人事檔案管理工作逐漸信息化，顯著降低了管理人員的工作數(shù)量，管理人員也不需要與紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行接觸，降低紙質(zhì)人事檔案出現(xiàn)損壞的可能性，延長人事檔案保存時間。

三、新時期人事檔案面臨的挑戰(zhàn)

（一）傳統(tǒng)人事檔案管理觀念的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位人事檔案中包含著大量的個人信息及具有保密性質(zhì)的信息，事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)中的關(guān)鍵性問題就是檔案的開放程度。新時期中，人們對于人事檔案的保密工作尤為重視，使用先進(jìn)的管理理念及手段，能夠真正發(fā)揮出檔案所具有的潛在價值，提高事業(yè)單位人事檔案管理水平。

（二）管理技術(shù)面臨的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位的人事檔案管理工作具有一定保密性，檔案中包含著大量的政治信息，管理人員在保證人事檔案完成的過程中，還需要保證人事檔案的安全性。事業(yè)單位傳統(tǒng)人事檔案管理工作雖然具有較高的保密性，但是已經(jīng)與事業(yè)單位及社會發(fā)展之間存在較大的差距。事業(yè)單位人事檔案管理工作在信息化建設(shè)中需要面臨的問題就是安全性，不僅需要完善人事檔案管理方面的法律法規(guī)，還需要增加對于保密技術(shù)的研究工作，防止事業(yè)單位的人事檔案出現(xiàn)泄漏問題。

（三）管理人員專業(yè)水平面臨的挑戰(zhàn)。新時期中，事業(yè)單位人事檔案管理工作所使用的技術(shù)種類逐漸增加，對于管理人員也有了更高的要求。管理人員需要不斷提高自身專業(yè)水平，增加信息儲備量，這樣才能保證事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化建設(shè)。

四、結(jié)語

本文對于新時期事業(yè)單位的人事檔案管理面臨的機(jī)遇及挑戰(zhàn)做了簡單分析，希望能夠幫助事業(yè)單位人事檔案管理工作做好信息化建設(shè)。

[1]馮向陽.事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].檔案管理,2014（03）:86-87.

[2]陳奎武.事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].辦公室業(yè)務(wù),2014（23）:178.

[3]陳衛(wèi)華.企業(yè)人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].商場現(xiàn)代化,2015（10）:107.