探究新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化策略

王潤(rùn)玲

探究新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化策略

王潤(rùn)玲

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)也逐漸深入到人們的生活中，對(duì)我們產(chǎn)生了深刻的影響。近幾年來(lái)，檔案管理工作也愈加多樣化。傳統(tǒng)檔案管理方法多以紙質(zhì)的形式出現(xiàn)，其中存在著很多弊端。主要表現(xiàn)為紙張不易保存，并且容易損壞，管理人員需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行維護(hù)。而新形勢(shì)下的檔案管理工作多以電子形式為主，使管理方法更加規(guī)范。本文針對(duì)檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題，提出幾點(diǎn)規(guī)范化策略。

新形勢(shì)下 檔案管理 規(guī)范性 策略

一、前言

作為社會(huì)勞動(dòng)保障單位來(lái)講，檔案的管理工作是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，它具有較高的保存價(jià)值，也記錄了每位在職人員的主要信息。從建設(shè)意義上來(lái)講，它能夠更好地為事業(yè)單位做出科學(xué)性指向。因此，在實(shí)踐過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)該利用現(xiàn)有條件，積極探索檔案管理的新方式。

二、新形勢(shì)下檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）檔案管理工作制度的不完善

檔案管理工作制度的不完善是目前許多事業(yè)單位中常有的現(xiàn)象。信息技術(shù)的發(fā)展也帶動(dòng)了檔案管理工作的突破，但少數(shù)單位并沒(méi)有意識(shí)到這一情況，對(duì)檔案管理工作呈現(xiàn)出不重視的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在管理者并沒(méi)有做出符合時(shí)代發(fā)展要求的制度改進(jìn)方案。許多單位的檔案管理?xiàng)l約都有著“千篇一律”的特點(diǎn)。事業(yè)單位沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行檔案管理工作的靈活性變通。從檔案管理的執(zhí)行性來(lái)講，工作人員沒(méi)有一個(gè)合理的約束機(jī)制與工作標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理方式受到了阻礙。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)不高

許多檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，并沒(méi)有體現(xiàn)出新形勢(shì)下的要求。甚至有一些人認(rèn)為，檔案管理工作不需要任何技術(shù)，它只是單純的對(duì)單位人員的相關(guān)信息進(jìn)行保存與整合，沒(méi)有更高的要求。這樣的思想是極其錯(cuò)誤的。新形勢(shì)下的檔案管理人員不僅要有縝密的思維與高度的工作耐心，還應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行掌握，達(dá)到能夠利用科學(xué)方式進(jìn)行管理的目的。

三、新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范性策略

（一）完善檔案管理工作的規(guī)章制度

檔案管理工作的規(guī)章制度不是千篇一律的，它要根據(jù)單位的具體情況進(jìn)行變通。首先，檔案管理工作的規(guī)章制度主要包括三個(gè)方面：第一，檔案管理工作的約束制度。新的檔案管理制度應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，管理者要根據(jù)當(dāng)前的單位情況來(lái)制定相關(guān)的條約。條約中要明確檔案管理人員的責(zé)任與義務(wù)，在不斷學(xué)習(xí)中促進(jìn)工作水平的提升。第二，在檔案管理與資料收集方面進(jìn)行規(guī)則制定。要求檔案管理人員應(yīng)該學(xué)會(huì)進(jìn)行管理方式的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新，以符合當(dāng)前多樣化的檔案類型。第三，從單位領(lǐng)導(dǎo)的角度來(lái)講，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該在提高檔案管理工作認(rèn)知的情況下，做到“因地制宜”，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人身上。例如：領(lǐng)導(dǎo)者要使工作人員明確檔案借閱的原則、檔案保存的基礎(chǔ)和條件、檔案的保密制度與銷毀原則。這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)多角度管理，綜合性運(yùn)用[1]。

（二）引進(jìn)新型的技術(shù)手段

新型技術(shù)手段是體現(xiàn)目前檔案管理工作的主要方式。在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，管理人員要根據(jù)每個(gè)職稱管員的信息錄入工作，其中包括身份信息、職位與職稱，以及入職時(shí)間等等。在錄入的過(guò)程中，檔案管理人員要保持高度的集中性，否則很容易出現(xiàn)問(wèn)題。但新形勢(shì)下，管理人員主要依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息錄入與保存。我們可以將每個(gè)人的信息進(jìn)行統(tǒng)一輸入，使工作效率得到提升，誤差情況減少。管理人員可以根據(jù)計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行信息的自動(dòng)檢驗(yàn)，將其中沒(méi)有參考價(jià)值的信息刪除。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理人員無(wú)需逐一查找，直接在電腦中輸入相關(guān)名稱，進(jìn)行對(duì)應(yīng)化檢索，信息就會(huì)呈現(xiàn)出來(lái)。這種方式能夠極大程度上節(jié)約管理人員的時(shí)間，做到精準(zhǔn)管理的要求。另外，檔案管理人員使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行錄入可以避免信息遺漏或者是重復(fù)記憶的情況，體現(xiàn)出管理的科學(xué)化與有效化。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理可以減少因保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而出現(xiàn)的遺失問(wèn)題。傳統(tǒng)管理過(guò)程中，紙質(zhì)檔案會(huì)隨著時(shí)間的增加而發(fā)黃，其中的信息也會(huì)變得模糊不清。而電子檔案管理可以在10年甚至20年內(nèi)都能夠得到很好的保存[2]。

（三）檔案的科學(xué)分類

在形式下，檔案的分類工作也是多種多樣的。工作人員可以形成自己的整理方式，進(jìn)行實(shí)際規(guī)劃。首先，以案卷的明確性為標(biāo)準(zhǔn)，將這部分比較齊全的檔案劃分為一類。在計(jì)算機(jī)中按照相關(guān)目錄進(jìn)行排版，在末尾添加標(biāo)識(shí)，做出科學(xué)化的分類方式。對(duì)于一些比較特殊的檔案，管理人員要仔細(xì)進(jìn)行區(qū)分。按照相關(guān)程序以“姓名”、“編號(hào)”的形式進(jìn)行篩選，在類別明確的前提下進(jìn)行逐一對(duì)應(yīng)以及審核[3]。

四、結(jié)論

綜上所述，新形勢(shì)下檔案管理人員的管理方式也應(yīng)該進(jìn)行提升，我們要以電子記錄的方法為主，在完善檔案制度的前提下對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，不斷提升自身的學(xué)習(xí)能力，為規(guī)范化策略的形成奠定良好基礎(chǔ)。

[1]楊巍巍．試論如何促進(jìn)新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J]．中國(guó)校外教育,2015(21):33．

[2]李穎．淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化電子化[J]．人力資源管理,2016(08):245～246．

[3]楊立君．新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[A]．”決策論壇——企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集(上)[C]．中國(guó)武漢決策信息研究開(kāi)發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,2016:1．

（作者單位：吉林省洮南市勞動(dòng)保障事務(wù)所）