論企業(yè)檔案工作中存在的問題和對策

康 偉

招商證券股份有限公司518000

論企業(yè)檔案工作中存在的問題和對策

康 偉

招商證券股份有限公司518000

本文詳細(xì)論述了企業(yè)檔案工作中普遍存在的問題，闡述了問題出現(xiàn)的原因以及對存在問題的解決對策。

企業(yè)；檔案工作；問題；對策

企業(yè)檔案是企業(yè)在經(jīng)營活動(dòng)過程中形成的，具有保存價(jià)值的文件資料，它作為原始記錄保存起來以備查考，以文字、照片、影像等不同形式保存。在企業(yè)日常的檔案管理工作中并不是一帆風(fēng)順的，涉及到人員、硬件、空間、管理等方面。

檔案的價(jià)值和作用在當(dāng)今社會(huì)是不言而喻的，具體到企業(yè)來說，把檔案工作做好是企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的重要保障，企業(yè)把自己的檔案管理好，即是對自己也是對社會(huì)的一個(gè)負(fù)責(zé)任的態(tài)度。但放在具體社會(huì)層面，有許多企業(yè)的檔案工作雜亂無章，疏于管理開展不下去，現(xiàn)在就對目前企業(yè)檔案工作中普遍存在的問題作一論述并提出對策。

一、檔案工作思想意識(shí)淡薄

對檔案的理解不夠，一些企業(yè)認(rèn)為檔案工作可有可無，或者隨便做一做就了事，在思想上沒有重視起來，更有甚者根本就不知道企業(yè)為什么要開展檔案管理工作，認(rèn)為檔案工作浪費(fèi)時(shí)間，也沒有任何經(jīng)濟(jì)價(jià)值，只把重點(diǎn)放在企業(yè)的經(jīng)營上去。有這種想法的企業(yè)非常普遍，他們只是在需要利用檔案時(shí)才想起遺落在一邊的檔案工作，由于歸檔等不及時(shí)，往往不能得到及時(shí)利用從而對企業(yè)效益產(chǎn)生負(fù)面的影響，這種情況屢見不鮮。那么，怎么才能讓企業(yè)從思想是重視檔案工作呢？我認(rèn)為必須從上到下的開展教育，首先讓企業(yè)的管理層重視檔案工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和價(jià)值，才能灌輸?shù)狡髽I(yè)每個(gè)人員心中，使其做到誰主辦誰歸檔，誰起草誰歸檔，及時(shí)把需要?dú)w檔的文件移給檔案部門手中。想要做好這方面必須從制度上下手，由檔案部門牽頭制定企業(yè)檔案工作相關(guān)規(guī)章制度，具體到檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)和流程，將文件下發(fā)組織人員學(xué)習(xí)，在具體工作中落實(shí)到位，實(shí)行責(zé)任制和獎(jiǎng)罰制，這樣才可以全面的提高企業(yè)人員對檔案工作的思想認(rèn)識(shí)。

二、檔案工作人員素質(zhì)參差不齊

一是崗位人員不穩(wěn)定，在中小企業(yè)中的檔案管理人員多為行政人員兼職，人員調(diào)動(dòng)頻率非常頻繁，由于是兼職，對檔案專業(yè)的問題普遍不清楚，也不主動(dòng)學(xué)習(xí)，從而導(dǎo)致檔案工作開展雜亂無章，經(jīng)常出現(xiàn)有頭無尾的現(xiàn)象。二是專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，有些人員經(jīng)過短期簡單的培訓(xùn)后即上崗，對歸檔的基本知識(shí)只了解大概，懂個(gè)皮毛，對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用六大環(huán)節(jié)混淆不清，經(jīng)常叉進(jìn)行，工作起來偷工減料，怎么方便怎么來，想怎么歸檔就怎么歸檔，這樣往往最后連自己都找不到已經(jīng)歸檔的檔案。要解決檔案人員素質(zhì)的問題，可以從兩方面下手，一是在現(xiàn)有的兼職檔案人員中選擇愿意長期從事檔案工作的人員，組織一個(gè)穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍，然后集中組織專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，請有專業(yè)資格的檔案局專家現(xiàn)場講授檔案工作的各種管理流程，培訓(xùn)后還要組織實(shí)習(xí)和考試，通過后在重新上崗。二是通過外部招聘，引進(jìn)檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)的專門人才，這樣即可以提高企業(yè)檔案工作的人才儲(chǔ)備，又可以利用檔案專門人才對企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)傳授，從而提高企業(yè)檔案人員的整體素質(zhì)。

三、檔案管理設(shè)施空間落后

一是檔案管理的相關(guān)設(shè)備奇缺或老舊，許多企業(yè)把重點(diǎn)放在經(jīng)營生產(chǎn)上，對檔案工作的設(shè)施疏于管理和采購，一個(gè)企業(yè)只有幾個(gè)檔案架或檔案柜，檔案盒和針線等裝訂工具也沒有配備，這也是造成企業(yè)檔案工作無法順利開展的原因，如果連這些基本的用具裝備都無法滿足，檔案人員也只能“巧婦難為無米之炊”。二是檔案存放的空間嚴(yán)重不足，企業(yè)的辦公面積有限，留給專門存檔檔案的檔案室更是鳳毛麟角，更別說滿足八防要求了，這也是企業(yè)檔案工作中普遍存在的問題。設(shè)施和空間的問題如果解決起來不是難事，畢竟這是硬件條件，只要企業(yè)重視，適當(dāng)?shù)哪贸鲆恍┵Y金就能解決，每年由專職檔案人員列出當(dāng)年檔案工作開展需要的預(yù)算，然后專門進(jìn)行采購，在根據(jù)企業(yè)檔案數(shù)量的多少和發(fā)展規(guī)模，規(guī)劃處合適的檔案庫房，日常由專人進(jìn)行八防管理，相信企業(yè)檔案管理設(shè)施和空間的問題就能迎刃而解。

四、企業(yè)內(nèi)部檔案收集不完整

一是檔案類別不夠豐富，比如只對文書、科技、人事等檔案進(jìn)行收集整理，對一些專門檔案如會(huì)計(jì)、實(shí)物、聲像檔案忽略收集，或收集不及時(shí)，這樣長期下去就會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的檔案系統(tǒng)性和完整性，對今后的整理和歸檔造成影響，也直接影響到今后的提供利用。二是檔案文件遺失，由于歸檔不及時(shí)或借出后未及時(shí)歸還等原因，一些應(yīng)該歸檔的文件資料遺失。還有一些檔案由于經(jīng)辦人思想意識(shí)不強(qiáng)，不主動(dòng)移歸檔而是自己保存，時(shí)間長了也會(huì)導(dǎo)致一些應(yīng)歸檔的檔案文件遺失或損毀。如果從根本上解決此類問題，就需要制定嚴(yán)格的檔案歸檔范圍和制度，明確歸檔文件的歸檔時(shí)間，落實(shí)到人，由檔案專職人員定期檢查，督促相關(guān)人員及時(shí)移文件，對屬于歸檔范圍的文件做到有檔必歸，保證單位檔案全宗的系統(tǒng)性和完整性。

五、企業(yè)檔案提供利用不主動(dòng)

歸檔整理后的檔案進(jìn)了檔案室，從此便消失隱匿，這不是檔案工作的初衷。檔案工作的目的就是為了提供利用，企業(yè)的檔案人員往往是為了歸檔而歸檔，認(rèn)為整理齊全放進(jìn)庫房只要不遺失就萬事大吉，這種想法是錯(cuò)誤的。我們不僅要保管好檔案，更重要的是在需要時(shí)要能檢索出及時(shí)提供利用，否則我們花費(fèi)的人力和財(cái)力便失去了作用，檔案價(jià)值和作用正在于此。因此，企業(yè)檔案人員在日常收集整理保管檔案后，還要做好借出利用登記記錄，經(jīng)常的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，將相關(guān)的統(tǒng)計(jì)信息提供給企業(yè)做經(jīng)營參考，并且主動(dòng)的為企業(yè)提供具有參考價(jià)值的檔案文件，積極引導(dǎo)利用人員來檢索所需要的檔案文件。還可以利用檔案來進(jìn)行編寫企業(yè)的大事記，組織沿革等檔案編纂工作，這都是企業(yè)檔案工作的目的所在。

綜上所述，企業(yè)檔案工作中出現(xiàn)的這些常見問題，其實(shí)下決心后也是可以解決的，并且今后可以更好的為企業(yè)經(jīng)營提供服務(wù)。企業(yè)檔案應(yīng)該也必須由專職人員管理好，它也是社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，檔案的信息價(jià)值也能夠?yàn)槠髽I(yè)的效益發(fā)展增添動(dòng)力。

［1］王遦，著.現(xiàn)代企業(yè)文件與檔案工作實(shí)用教程.