有關實現事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理路徑的探討

袁 圓

寧夏固原市醫(yī)療保險事務管理中心 寧夏固原 756000

有關實現事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理路徑的探討

袁 圓

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當今社會，社會經濟在不斷發(fā)展，事業(yè)單位內部結構在不斷轉變，陳舊的檔案管理方式已經無法滿足當前事業(yè)單位對檔案管理的要求，因此必須努力創(chuàng)新出最新的檔案管理模式，便于檔案管理工作人員對單位信息進行歸納整理。本文通過介紹檔案管理對事業(yè)單位的重要性，提出了一些單位檔案管理問題的解決辦法。

事業(yè)單位；檔案創(chuàng)新；探討

一、對事業(yè)單位進行檔案規(guī)整的意義和目的

在事業(yè)單位中采取文檔管理的形式，不但有效的保存了以往的重要經驗資料，而且在我們需要這些資料的時候可以通過檔案進行查找相關資料。同時在單位或者單位員工受到外界的誤會和誹謗時，這些檔案可作為有力證據。當事業(yè)單位要制定新的規(guī)定或者開展新的活動時，檔案也作為一種參考，事業(yè)單位可借檔案中的經驗進行改革創(chuàng)新，從而提升活動的開展效率。檔案管理工作在事業(yè)單位中起著重要的作用，檔案管理的好壞直接影響到事業(yè)單位今后的發(fā)展狀況。檔案管理工作若處理不當輕則導致事業(yè)單位多走彎路，重則直接影響到事業(yè)單位今后的發(fā)展。因此，事業(yè)單位必須加強對檔案工作的管理，降低對事業(yè)單位發(fā)展造成的影響。檔案管理主要用于我們借鑒過去的經驗，減少工作中產生的失誤，提高了工作效率。因此檔案管理工作在事業(yè)單位中不容小視，單位檔案管理人員必須每天對單位的工作、事件、組織規(guī)模等做出詳細的記錄，并且整合成檔案的方式保存起來。這種政策的實施幫助事業(yè)單位更有把握的去應對社會新格局，推動了事業(yè)單位的發(fā)展。

二、當前檔案管理中存在的漏洞

（一）事業(yè)單位檔案管理未受到充分重視。在事業(yè)單位中，員工并不知道檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的重要性，從而使得檔案管理部門員工在整理檔案時沒有將全部心思放在上面，導致檔案錄入出現問題，影響后續(xù)事業(yè)單位的借鑒。此外，事業(yè)單位領導自身對檔案管理不夠重視，沒有定期對檔案進行檢查和監(jiān)督，也沒有在檔案歸納管理方面采取特定的制度，因此會導致員工對檔案管理工作的不重視。事業(yè)單位上級部門自身和檔案部門員工都沒有把當按管理工作作為一項重要任務，不僅是這樣，當檔案管理出現問題需要員工來解決時，多數員工都會選擇推脫逃避，講責任推卸給其他人，從而導致檔案混亂，對事業(yè)單位今后的發(fā)展產生阻礙。

（二）檔案管理硬件設備匱乏。單位領導及其檔案管理負責人沒有正確認識檔案管理工作，因而會表現出對檔案管理的不重視，不愿付出精力和財力來為檔案管理創(chuàng)造優(yōu)越條件，這都將導致檔案處理設施的匱乏。比如在信息技術和互聯網盛行的當下，一個對檔案管理工作沒有給與充分重視的事業(yè)單位不會愿意花重金購買信息化檔案處理設施，而在現代這個高效率、快節(jié)奏辦公的大環(huán)境下，事業(yè)單位不引進先進管理技術實施檔案管理會導致其發(fā)展落后于人，這都不利于事業(yè)單位迎合市場趨勢發(fā)展的需求，實現高速、穩(wěn)健發(fā)展。

（三）檔案工作負責人素質低下。信息化時代的檔案管理工作不同于過去內容較少、形式簡潔的檔案處理，其涉及的內容和形式都顯得多樣和復雜，因此需要懂得檔案工作的人才將其處理到位。然而由于事業(yè)單位對檔案管理的忽視，檔案工作負責人一般都學歷不高，他們可能對檔案處理一竅不通或經驗不足。若是檔案都分給這些人處理，可以想象檔案管理工作會變得多么低效和混亂。

（四）檔案管理工作監(jiān)管制度缺乏。各事業(yè)單位由于對檔案管理工作不夠重視，因此在檔案管理監(jiān)督制度的設立和實施上不會付出太多努力，即使有相關制度的構想也會由于不重視而在具體實施中不能到位，而這都會造成檔案管理工作缺乏監(jiān)督和審查，使得檔案負責人覺得檔案管理工作不必花大工夫去完成，甚至會使他們隨意整理、歸類和胡亂存放相關檔案，最后造成檔案記錄混亂不清或檔案丟失。這對于事業(yè)單位人員后期查找前人資料進行工作借鑒都是極為不利的。

三、改善事業(yè)單位檔案管理工作的新舉措

（一）制定和完善事業(yè)單位檔案管理監(jiān)管制度。為確保檔案管理工作的內容全面、形式到位，事業(yè)單位領導要根據現實情況制定和完善監(jiān)管制度來審查檔案處理的效果，以督促檔案負責人做好檔案整理、分類和存放工作保證檔案管理工作的質量和效率。

（二）提高單位領導和檔案負責人對檔案管理工作的重視和付出。要做好檔案管理的相關工作，事業(yè)單位領導和檔案負責人必須首先意識到資料歸檔的重要性?？梢詤⒖计渌髽I(yè)或事業(yè)單位的檔案管理工作，認識存檔的資料對組織、企業(yè)、事業(yè)單位后期發(fā)展的重要性，幫助單位領導和檔案工作負責人形成檔案管理工作的新態(tài)度，開始重視檔案規(guī)整工作。要提升檔案處理的質量和效率，事業(yè)單位要引進檔案管理基礎設備和處理技術以便對現代復雜、繁多的檔案資料進行管理。另外，單位要聘請素質好、學歷高、懂得檔案處理技術的高端人才來負責檔案管理工作，確保檔案工作處理到位。不僅如此，事業(yè)單位要巧妙地將工作人員對檔案處理效果與個人績效結合，獎勵檔案管理工作到位的人員，處罰檔案管理不到位的人員，從而激發(fā)負責人做好檔案規(guī)整工作的熱情。

（三）做好歸檔資料的保密工作。檔案是對事業(yè)單位重要數據或核心技術的記錄，若是出現資料泄露，事業(yè)單位的專利技術或核心數據就會被他人盜取使用，顯然這對于事業(yè)單位的發(fā)展是極為不利的。因此事業(yè)單位要做好檔案保密工作，就要確保數據和資料只有內部核心人員知道，外部人員無人知曉。具體方面，就是要選好檔案存放的地點，要將存放地點外圍進行監(jiān)督和審查，避免無關人員的出入，將機密檔案和一般檔案分門別類，分開存放，以便更好展開機密檔案保密工作。

四、總結

事業(yè)單位為了盡快是應當今社會的發(fā)展趨勢，已經對單位內部進行大方位的改革，主要就是檔案管理方面的改革。在新的事業(yè)管理模式中，必須對檔案管理進行創(chuàng)新，爭取早日實施全新的檔案管理制度，檔案管理工作的順利進行能在很大程度上推動事業(yè)單位的發(fā)展。通過本文可以我們更加清楚得了解到單位檔案創(chuàng)新管理的重要性。

[1]劉延偉,鄭婷.基層事業(yè)單位檔案管理現代化實現路徑[J].勞動保障世界:理論版,2013(18).