淺談如何做好采供血機(jī)構(gòu)檔案管理工作

文/唐山市中心血站 沈仕奇

淺談如何做好采供血機(jī)構(gòu)檔案管理工作

文/唐山市中心血站 沈仕奇

本文論述了采供血機(jī)構(gòu)檔案管理工作的現(xiàn)狀，結(jié)合工作實(shí)際提出采供血機(jī)構(gòu)檔案管理工作的對策?！娟P(guān)鍵詞】采供血機(jī)構(gòu)；檔案管理工作

采供血機(jī)構(gòu)檔案是采供血機(jī)構(gòu)的寶貴財(cái)富，是采供血機(jī)構(gòu)進(jìn)行宣傳教育的生動資料。如何加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，就必須在調(diào)查采供血機(jī)構(gòu)檔案管理的基礎(chǔ)上，了解采供血機(jī)構(gòu)檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，簡析其原因，并相應(yīng)地采取一些對策，才能更好地做好新時期采供血機(jī)構(gòu)檔案管理工作。現(xiàn)就采供血機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀與對策談一下筆者的觀點(diǎn)。

一、采供血機(jī)構(gòu)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。采供血機(jī)構(gòu)管理中，各級采供血機(jī)構(gòu)制定了適用于本機(jī)構(gòu)的、較為健全的采供血機(jī)構(gòu)醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在采供血機(jī)構(gòu)目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

（二）對采供血機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。到目前為止，采供血機(jī)構(gòu)檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級采供血機(jī)構(gòu)在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級采供血機(jī)構(gòu)根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

（三）檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率較低。對檔案管理方面的認(rèn)識還較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識不到檔案工作在采供血機(jī)構(gòu)管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，檔案知識欠缺。在采供血機(jī)構(gòu)人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計(jì)劃和要求，檔案管理人員平時進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

（五）檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高。有些采供血機(jī)構(gòu)由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在采供血機(jī)構(gòu)管理中的廣泛運(yùn)用，采供血機(jī)構(gòu)管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

二、采供血機(jī)構(gòu)檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性。大力宣傳檔案工作，使采供血機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識格局的形成?！稒n案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，采供血機(jī)構(gòu)管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當(dāng)一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。

（二）建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度。促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各采供血機(jī)構(gòu)要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。

（三）加大投入，提高配備，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。另一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，用計(jì)算機(jī)儲存整個采供血機(jī)構(gòu)的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率，同時利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，采供血機(jī)構(gòu)應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

（四）建立采供血機(jī)構(gòu)檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。由采供血機(jī)構(gòu)主任或副主任直接分管，形成一個以分管主任全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的采供血機(jī)構(gòu)檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。采供血機(jī)構(gòu)的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題；有利于采供血機(jī)構(gòu)檔案的安全、完整，為采供血機(jī)構(gòu)檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。