人事制度改革對人事檔案管理的影響

文/菏澤市人事考試中心 潘涓

人事制度改革對人事檔案管理的影響

文/菏澤市人事考試中心 潘涓

人事檔案是一個人身份的憑證和經(jīng)歷的證明，也是一個人步入社會的敲門磚和引路石，是企業(yè)或者事業(yè)單位用人的有效依據(jù)。本文從人事檔案管理的必要性出發(fā)，分析了檔案管理的現(xiàn)存問題，以及人事制度改革帶來的影響，并提出了幾點(diǎn)改進(jìn)的措施。

人事檔案；人事制度；人事檔案管理

一、人事檔案管理的必要性

人事檔案由來已久，是在人事管理過程中逐漸生成的。人事檔案是一個社會人人生經(jīng)歷和德行優(yōu)良的記錄和反映，其中包括個人的興趣愛好、學(xué)習(xí)生涯、工作經(jīng)歷、研究成果、獲得的榮譽(yù)或者證書以及受到的懲罰等等內(nèi)容。人事檔案管理工作就是負(fù)責(zé)對這些信息進(jìn)行整理、收集、統(tǒng)計(jì)、保管等，主要由事業(yè)單位、組織或者部門招攬人才、進(jìn)行人員考評、提拔人才之用的，由此可見這份工作是十分必要的。

（一）經(jīng)濟(jì)全球化的必然發(fā)展要求。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷全球化，我國各方面也得到了高速發(fā)展，并取得了舉世矚目的成就，也由此社會對于人才綜合素質(zhì)的要求也越來越高，這就促使個人不斷提高自身的“價(jià)值”，即學(xué)歷、工作經(jīng)歷、榮譽(yù)證書等，不斷充實(shí)個人檔案的內(nèi)容和分量。同時，當(dāng)今是信息主導(dǎo)的大數(shù)據(jù)時代，社會和個人也不斷要求信息的公開化、透明化，這在一定程度上增加了人事檔案的“含金量”，使造假證、假學(xué)歷、冒名頂替的現(xiàn)象無處遁形。人事檔案信息的公開，也使得行業(yè)趨于良性競爭，就業(yè)更加公開、公平、公正。

（二）為事業(yè)單位招攬人才提供依據(jù)。一家企業(yè)或者事業(yè)單位要想取得長足的發(fā)展和不斷地進(jìn)步，就需要不斷招聘有識之士、真正有才華的人，不斷給自身注入新鮮的血液。而如何在眾多的應(yīng)聘者中篩選出比較合適的人員就需要人事檔案充分發(fā)揮作用了，通過檔案可以對應(yīng)聘者個人經(jīng)歷、職業(yè)道德和工作能力有一個初步的認(rèn)識和了解，做出初步的篩選，為更多真正有能力的人提供更多的就業(yè)機(jī)會，使社會人力資源得到優(yōu)化配置，真正發(fā)揮出個人的價(jià)值。

二、現(xiàn)行人事檔案管理存在的問題

現(xiàn)在施行的人事檔案管理制度并未充分做到與時俱進(jìn)，不斷適應(yīng)人事制度改革的要求，很多措施仍然是沿襲傳統(tǒng)的檔案管理制度和工作方法，存在如下不足之處：

（一）人事檔案管理制度不健全?，F(xiàn)行的人事檔案管理制度還不夠健全，甚至與人事制度相關(guān)的法律法規(guī)相互沖突，已不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會的高速發(fā)展。這種沿襲了傳統(tǒng)工作方法的檔案管理對檔案的保存和管理造成了很深的影響，使得部分人員的檔案流失或者損毀，甚至被不法分子利用，給人們的生活和工作帶來損失。且部分檔案管理工作人員素質(zhì)不高，未能充分認(rèn)識到自身工作的重要性，對于檔案管理工作沒有系統(tǒng)和專業(yè)的認(rèn)識。

（二）人事檔案自身有效信息的局限性。隨著科技的不斷進(jìn)步，也帶動了一些不法行業(yè)的產(chǎn)生和發(fā)展，例如造假證、假學(xué)歷、假證明等等，這就使得人事檔案信息不真實(shí)，摻雜了水分，相對于有真才實(shí)學(xué)的人來說這是不公平的，使得行業(yè)競爭進(jìn)入惡性循環(huán)，最終影響著社會的健康有序發(fā)展。

（三）在一定程度上限制了人員自由流動。部分單位為了留住人才，限制人員的自由流動，將人員的檔案封存在事業(yè)單位，不準(zhǔn)個人隨意轉(zhuǎn)出。這就限制了人力資源的自由流動，同時也限制了個人的自由擇業(yè)，影響社會人力資源的優(yōu)化配置，使有能力的人不能真正發(fā)揮自身的價(jià)值，由此導(dǎo)致很多人對檔案棄之不顧，在新單位重新建設(shè)檔案，使得人事檔案管理工作出現(xiàn)混亂。

三、人事制度改革帶來的影響

人事制度與時俱進(jìn)和不斷改革給人事檔案管理工作帶來了新的發(fā)展和改革契機(jī)，帶來了深刻的影響，如下所述：

（一）弱化了人事檔案的社會地位。人事制度的改革弱化了人事檔案的社會地位和在求職過程中所占的比重，使企業(yè)或者事業(yè)單位在招聘過程中，不再過多地關(guān)注應(yīng)聘者的檔案或者簡歷，而是更加注重其個人實(shí)際工作能力、處事風(fēng)格和道德操守。傳統(tǒng)的招聘原則片面地只看應(yīng)聘者的人事檔案，或者學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)限制等，無形中將就業(yè)門檻抬高，為虛假信息打開了方便之門，將真正有能力的人拒之門外。

（二）促進(jìn)人事檔案管理制度與時俱進(jìn)。一方面人事制度的改革推進(jìn)了人事檔案管理制度的除舊革新，迫使檔案管理制度突破傳統(tǒng)思想的框架和束縛，不斷與時俱進(jìn)，完善制度本身以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。另一方面也促使從事檔案管理工作的機(jī)構(gòu)和人員不斷改變工作方法，創(chuàng)新管理模式，不斷提高自身的綜合素質(zhì)和工作能力來適應(yīng)社會的發(fā)展和人事制度改革所帶來的變化。

（三）增強(qiáng)了人員的流動性和自由擇業(yè)。人事制度改革使企業(yè)或者事業(yè)單位錄用人才時不再過多地關(guān)注人事檔案，從而增強(qiáng)了人員的流動性，使求職者能夠更加自主地找到稱心如意的工作，不再受人事檔案的約束和捆綁，也不用再依附于檔案存儲的原單位，充分尊重了個人自由選擇行業(yè)和職業(yè)的權(quán)利。同時也使得行業(yè)競爭趨于良性，更加公平合理，更富有人性化和人情味。

四、人事檔案管理的改進(jìn)措施

針對人事檔案管理自身存在的問題和弊端，以及人事制度

（一）建立健全人事檔案管理制度。國家有關(guān)部門需要不斷建立健全現(xiàn)行的人事檔案管理制度，破除傳統(tǒng)人事檔案管理制度的影響，完善各項(xiàng)相關(guān)的規(guī)章制度和法律法規(guī)，避免互相沖突的狀況或者無法可依的現(xiàn)象發(fā)生?！盁o規(guī)矩不成方圓”，只有制度健全，有法可依，人事檔案管理工作實(shí)施起來才能真正有效，切實(shí)發(fā)揮應(yīng)有的作用。同時，還要成立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，放權(quán)于管理機(jī)構(gòu)，才能使管理制度真正落到實(shí)處。例如現(xiàn)有的省人才市場，就是剛畢業(yè)的大學(xué)生存放檔案、辦理畢業(yè)和組織關(guān)系相關(guān)手續(xù)的重要機(jī)構(gòu)，為大學(xué)生提供了極大的便利。

（二）深化國家各項(xiàng)人事制度改革。不斷深化國家各項(xiàng)人事制度的改革，使人事制度能夠與時俱進(jìn)，跟上經(jīng)濟(jì)的發(fā)展潮流和時代步伐，從而帶動人事檔案管理制度的改革和不斷向前發(fā)展。只有這樣才能使社會人力資源得到真正的優(yōu)化配置，使各行各業(yè)的人真正發(fā)揮自身的作用，為我國的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)作出貢獻(xiàn)，構(gòu)建一個真正自由平等、公平公正的和諧社會。

（三）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。人事檔案管理人員是檔案管理工作的主要從事者，同時也是人事檔案管理制度的重要落實(shí)者。因此，就需要著重提高工作人員的綜合素質(zhì)，并進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)和考核，包括檔案管理的重要性認(rèn)識、理論基礎(chǔ)、實(shí)際操作方法等，以及其他方面的能力，例如計(jì)算機(jī)、檔案管理相關(guān)的軟件操作等。在認(rèn)識上提高人事檔案管理工作的高度，在實(shí)際上將各種措施和方法落于實(shí)處，理論與實(shí)踐充分結(jié)合才能使檔案管理工作不再是“紙上談兵”。

（四）準(zhǔn)確地充實(shí)人事檔案的信息內(nèi)容。假證件、假學(xué)歷、假證明等的出現(xiàn)，需要引起社會的高度關(guān)注，這不僅是人案管理工作人員在收錄檔案時，確保各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，使每一點(diǎn)信息都有充分的證明，而非個人的片面之詞。同時，還要充實(shí)人事檔案的內(nèi)容，不能僅僅只是信息的羅列，這不利于信息的流通和實(shí)際應(yīng)用，應(yīng)該讓人事檔案更加現(xiàn)代化、更有說服力，能夠使人一目了然。例如建立電子人事檔案庫，可以插入個人真實(shí)的照片或者從業(yè)經(jīng)歷的照片，當(dāng)然要充分保證這些圖片的來源、真實(shí)性和有效性。

五、結(jié)語

人事檔案管理工作不是一個人的事，也不是某一家機(jī)構(gòu)的事，更不是國家的事，它與我們每一個人的生活、學(xué)習(xí)和工作息息相關(guān)，需要全社會對其引起重視。只有全社會的共同努力，才能使人事檔案管理工作更加完善。人事制度改革對其帶來的影響非三言兩語可以言明，需要相關(guān)的機(jī)構(gòu)根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和實(shí)際情況做出全面系統(tǒng)地分析，只有這樣，才能使人事檔案管理制度適應(yīng)人事制度的改革和不斷進(jìn)步。優(yōu)勝劣汰，公平合理的社會發(fā)展和就業(yè)環(huán)境非一蹴而就，只有舉全國上下之力方能實(shí)現(xiàn)，這是我們每一個社會人義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。只有這樣，才能構(gòu)建一個真正自由平等、公平公正的共產(chǎn)主義社會。

［1］夏麗帕·努爾堅(jiān).對新時期事業(yè)單位人事檔案管理的理性認(rèn)識與創(chuàng)新思考［J］.文藝生活·文藝?yán)碚摚?014（12）：15-16.

［2］馬敏.事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及解決策略［J］.企業(yè)文化（中旬刊），2014（10）：40-41.