檔案館(室)數(shù)字化建設(shè)存在的問題及對(duì)策

文/豐寧滿族自治縣檔案局　孟凡華　于佩蘭

檔案館(室)數(shù)字化建設(shè)存在的問題及對(duì)策

文/豐寧滿族自治縣檔案局孟凡華于佩蘭

隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣，社會(huì)信息化程度不斷加快，網(wǎng)絡(luò)信息飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)也被提上重要議事日程，文章從檔案數(shù)字化宏觀管理、統(tǒng)籌發(fā)展等方面闡述了檔案館(室)數(shù)字化建設(shè)工作中存在的問題及對(duì)策。

檔案數(shù)字化；建設(shè)；問題；對(duì)策

隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣，社會(huì)信息化程度不斷加快，網(wǎng)絡(luò)信息飛速發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的支柱產(chǎn)業(yè)之一。同時(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)也被提上重要議事日程，早在2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館就將“加快檔案信息化建設(shè)”“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中，同月，國(guó)家檔案局又在中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，檔案館數(shù)字化建設(shè)問題引起了各部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案人的關(guān)注，中央、省(地)檔案行政管理部門陸續(xù)出臺(tái)了許多檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)規(guī)定及辦法，各級(jí)各類檔案館也都采取了許多新舉措，同時(shí)進(jìn)行了積極的探索，使檔案數(shù)字化工作取得了很可觀的成績(jī)，縣級(jí)以上檔案館檔案數(shù)字化建設(shè)基本開展起來，并且已實(shí)現(xiàn)部分重要檔案全文檢索，但是，面對(duì)社會(huì)各界對(duì)檔案信息的廣泛需求，還存在著許多亟待解決的問題。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)工作存在的問題

（一）檔案數(shù)字化宏觀管理不到位。就檔案館(室)數(shù)字化建設(shè)而言，從國(guó)家層面上講，相關(guān)指導(dǎo)性文件和規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)相對(duì)滯后，檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系不健全；領(lǐng)導(dǎo)者及檔案工作人員缺乏對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作內(nèi)容的研究與了解，存在認(rèn)識(shí)上的偏差，參與程度不夠，把關(guān)不嚴(yán)，質(zhì)量差；資金使用不合理，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)等，致使檔案數(shù)字化宏觀管理不到位。

（二）檔案數(shù)字化統(tǒng)籌發(fā)展不到位。檔案館(室)數(shù)字化管理工作不能適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)模式的發(fā)展需求，管理體制過于單一，各地區(qū)建設(shè)水平參差不齊；數(shù)字檔案信息資源主要來源于對(duì)存量檔案的數(shù)字化，不能做到檔案增量電子化，綜合數(shù)據(jù)接收體系不健全；業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)不完善等，致使檔案數(shù)字化統(tǒng)籌發(fā)展不到位。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。檔案數(shù)字化信息資源管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不健全，不能實(shí)現(xiàn)資源共享；設(shè)備較為簡(jiǎn)單、落后，多數(shù)檔案館(室)使用的是單機(jī)版管理軟件，甚至有的還不兼容，不能滿足新時(shí)期檔案數(shù)字化建設(shè)要求以及社會(huì)對(duì)檔案信息利用的需求。

（四）檔案數(shù)字化建設(shè)存在安全隱患。檔案館(室)開展數(shù)字化工作存在著嚴(yán)重的安全隱患，多數(shù)檔案部門將涉密和非涉密的檔案集中管理，在檔案數(shù)字化過程中，將檔案發(fā)包給軟件公司或臨時(shí)聘用人員，進(jìn)行檔案數(shù)字化錄入、掃描與整理，缺乏有效監(jiān)管機(jī)制，檔案實(shí)體安全和數(shù)據(jù)安全存在隱患；檔案利用制度不健全，監(jiān)管不到位，存在著不同程度的降密使用和泄密風(fēng)險(xiǎn)。

（五）檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)不高。缺乏既懂得檔案管理工作規(guī)范，又熟練掌握計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件等現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型專業(yè)人才。長(zhǎng)期以來，受“看攤守業(yè)”的理念影響，檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)落后，人員編制少，年齡偏高，觀念陳舊，對(duì)設(shè)備操作較為生疏，缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，有些檔案行政管理部門連一年一度的檔案專業(yè)培訓(xùn)都不搞，致使有些檔案管理人員不懂檔案，新技術(shù)、新設(shè)備不能夠很好使用，嚴(yán)重影響了檔案數(shù)字建設(shè)進(jìn)程。

二、加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化宏觀管理工作。隨著檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)水平的不斷提高，要有效利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過公開檔案信息、網(wǎng)絡(luò)查詢等方式，向社會(huì)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、高效、便捷的檔案信息利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案館(室)保存和利用檔案信息資源的基本功能和社會(huì)職責(zé)。檔案行政管理部門要進(jìn)行統(tǒng)一的整體規(guī)劃和布署，加大對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的宣傳指導(dǎo)力度，提高對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)；領(lǐng)導(dǎo)者要對(duì)檔案館(室)現(xiàn)狀進(jìn)行認(rèn)真了解、分析、研究，制定切實(shí)可行的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，建立嚴(yán)格的檔案數(shù)字化管理制度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)并參與其中，為加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)提供各種保障和支持，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的宏觀管理。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)工作應(yīng)著眼于整個(gè)系統(tǒng)，做到縱向與橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都能達(dá)到一定水平，通過網(wǎng)絡(luò)連結(jié)，發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，以提高檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的綜合服務(wù)能力。首先，要著力開展對(duì)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，將館(室)藏現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等進(jìn)行數(shù)字化，以實(shí)現(xiàn)存量數(shù)字化的要求，加快檔案管理方式的轉(zhuǎn)型升級(jí)。其次，要全面開展對(duì)原生電子檔案的歸檔、整理、接收工作，以滿足增量電子化的要求，從而提高檔案數(shù)字化的整體管理水平。再次，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，一是做好新形成檔案的整理歸檔工作；二是做好存量檔案的規(guī)范化整理工作；三是做好存量檔案電子目錄的微機(jī)錄入工作。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施建設(shè)。軟硬件設(shè)施建設(shè)是開展檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)和前提，所以，要加大資金投入，購(gòu)置先進(jìn)的微機(jī)、掃描儀、備份磁盤、檔案系統(tǒng)管理軟件等設(shè)施；要加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理軟件的研發(fā)利用工作，不斷改進(jìn)和完善與檔案數(shù)字化建設(shè)相匹配的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的要求。

（四）加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全體系建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案信息安全問題日益凸顯，檔案數(shù)據(jù)安全問題應(yīng)引起高度重視，檔案館(室)開展數(shù)字化工作，要嚴(yán)格按照國(guó)家的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定相應(yīng)的安全保障制度和措施，通過各種手段和技術(shù)，提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力，建立起完整配套的檔案實(shí)體安全與數(shù)據(jù)安全體系，從而排除檔案數(shù)字化建設(shè)中各種安全隱患。

（五）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍建設(shè)。在開展檔案館(室)數(shù)字化過程中人員素質(zhì)起著相當(dāng)重要的作用，現(xiàn)代檔案管理人才引進(jìn)和培養(yǎng)是關(guān)系到檔案數(shù)字化建設(shè)成敗的關(guān)健環(huán)節(jié)。首先要引進(jìn)不同知識(shí)結(jié)構(gòu)的熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的特殊人才，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用和安全。二要合理配備和使用現(xiàn)有檔案工作人員，利用他們已有的檔案管理經(jīng)驗(yàn)開展數(shù)字化工作，能夠提高工作效率，少走彎路。三要定期對(duì)檔案數(shù)字化工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和軟件應(yīng)用技能培訓(xùn)，不斷提高他們業(yè)務(wù)素養(yǎng)，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化提供利用方式和手段的轉(zhuǎn)變。

總之，檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)提高檔案管理水平具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義，它是建設(shè)以數(shù)字信息資源為基礎(chǔ)，安全管理為保障，遠(yuǎn)程利用檔案信息為目標(biāo)的數(shù)字檔案館(室)體系的基礎(chǔ)。

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