對新形勢下地勘單位檔案管理工作的幾點體會

文/河南省地礦局第三地質(zhì)礦產(chǎn)調(diào)查院 樊艷霞

對新形勢下地勘單位檔案管理工作的幾點體會

文/河南省地礦局第三地質(zhì)礦產(chǎn)調(diào)查院 樊艷霞

本文論述了地勘單位檔案管理的重要意義，并提出了目前我國地勘單位檔案管理工作存在的問題，分析了加強(qiáng)地勘單位檔案管理的舉措。

新形勢；地勘單位；檔案管理工作

地勘單位的檔案管理工作對地勘單位的發(fā)展水平產(chǎn)生了重要的影響。地勘單位檔案囊括了單位在發(fā)展中的文件和材料，還可以作為地勘單位重要的信息資源，為管理者的決策提供依據(jù)，在工作中，要規(guī)范地勘單位的檔案管理工作。

一、檔案管理工作在地勘單位的重要性

（一）管理者決策的依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)者的決策在單位中的意義重大，在處理日常事務(wù)時，領(lǐng)導(dǎo)者不僅要提高自己的管理能力，還要充分利用目前已有的資源，保證決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。其中可以利用的資源包括市場信息、政策信息和單位的資料等。在檔案中獲取有關(guān)的信息和數(shù)據(jù)，為管理者的決策提供依據(jù)，并得到有效的驗證，從而確保決策的科學(xué)性和合理性。

（二）地勘單位合法權(quán)益的保證。地勘單位在開展活動后，也會在檔案中記錄活動的資料和數(shù)據(jù)，這也是對地勘單位權(quán)益的反映。在檔案中，包括很多文件和內(nèi)容，比如地勘單位制定的規(guī)章制度，單位人員的名冊等。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，可以借助很多資料維護(hù)自身的合法權(quán)益，在社會主義市場經(jīng)濟(jì)的背景下，地勘單位和政府之間的交往越來越密切，在施工中，也會形成一些文書和憑證，要加強(qiáng)對這些文書和憑證的管理，維護(hù)自身的合法權(quán)益。

二、地勘單位檔案管理工作中存在的問題

（一）歸檔資料不全面，缺乏系統(tǒng)性。目前，很多地勘單位的歸檔資料都比較單一，缺乏對市場數(shù)據(jù)信息的整理和匯總，還有很多單位沒有專門保存市場的有關(guān)信息和決策等。如果地勘單位沒有技術(shù)對市場經(jīng)濟(jì)政策和經(jīng)營協(xié)議信息進(jìn)行歸檔，一旦出現(xiàn)了問題，則會給地勘單位造成一定的損失。同時，尚未規(guī)范地勘檔案管理組卷，檔案管理缺乏科學(xué)性。

（二）檔案工作服務(wù)機(jī)制不完善。要加強(qiáng)檔案的管理，就要不斷完善檔案管理和服務(wù)機(jī)制。目前，很多工作人員還沒形成自覺的檔案管理和服務(wù)意識，地勘單位在檔案管理工作中，組織的力度不夠，有關(guān)的檔案信息的質(zhì)量水平有待提高。在檔案管理工作上，很多單位尚未建立服務(wù)體系，導(dǎo)致檔案服務(wù)水平低下，掌握的專業(yè)知識不夠，信息量小。因此，沒有為地勘單位的勘察和施工提供有效的信息支持，影響了決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。同時，檔案管理部門的檔案服務(wù)水平不高，影響了檔案管理工作的開展。

（三）檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)不足。在市場經(jīng)濟(jì)的影響下，地勘單位過度強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)利益，而相對忽視內(nèi)部的完善工作，以及社會效益的提高。因此，地勘單位會在信息收集中投入大量的時間和財力，而在檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)計上，長期停止不前?；A(chǔ)設(shè)施有利于提高檔案管理的質(zhì)量，若沒有基礎(chǔ)設(shè)施作為檔案管理的保證，將會降低檔案管理收集和整理的效率，影響檔案管理的質(zhì)量。而且，很多地勘單位將精力集中在提高經(jīng)濟(jì)效益上，有些單位將辦公房出租，縮減檔案管理庫房，檔案管理和辦公同處一室，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施難以保證，降低了檔案管理工作的整體質(zhì)量。

三、地勘單位檔案管理改進(jìn)對策

（一）實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理工作，首先，要規(guī)范檔案的收集、管理工作，保證對每個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的管理，若出現(xiàn)管理上的問題，則要及時進(jìn)行修正；同時，隨著信息化社會的發(fā)展，計算機(jī)的應(yīng)用范圍越來越廣泛，因此，在檔案管理中，要充分利用計算技術(shù)，提高檔案管理的效率。

（二）加大投入力度，做好檔案基礎(chǔ)工作。很多地勘單位受到經(jīng)費的限制，在檔案管理中投入不足，隨著市場競爭的加劇，地勘單位在生產(chǎn)中投入更多的時間和精力，相對忽視檔案的管理工作。因此，導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)置不完善，影響了管理的水平。所以，要使地勘單位檔案管理獲得更大的進(jìn)展，就要加大資金的投入，要建立專門的檔案管理室，購買計算機(jī)設(shè)備、掃描儀等。

（三）穩(wěn)定檔案管理隊伍。提高檔案管理工作的效率和水平，增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，對他們進(jìn)行定期培訓(xùn)，使他們掌握更多的檔案管理知識，做好檔案管理的研究工作，同時，要采取措施，穩(wěn)定人員，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，提高檔案管理人員工作的積極性。

（四）提高檔案安全管理。加強(qiáng)檔案的安全性管理，這也是檔案管理人員必須要做到的一點。檔案管理人員在工作中要培養(yǎng)檔案管理的責(zé)任意識，重視檔案管理工作，保證檔案信息的安全性。建立有效的制度和安全防范措施，防止檔案被損壞，提高檔案的利用率。

四、結(jié)語

在地勘單位的改革中，要強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，提高檔案管理人員的責(zé)任意識。目前，在地勘單位，歸檔資料不全面，缺乏系統(tǒng)性；檔案工作服務(wù)機(jī)制不完善；檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)不足；因此，要推動檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理；加大投入力度，做好檔案基礎(chǔ)工作；穩(wěn)定檔案管理隊伍；提高檔案安全管理，不斷提高檔案管理的水平。

[1]王文巖.新形勢下地勘單位檔案管理工作的幾點體會[J].檔案天地,2015（06）:55-56.

[2]劉艷花,陳匯.加強(qiáng)基層機(jī)關(guān)檔案管理工作管見[J].檔案天地,2014（01）:56-57.

[3]廖海媚.做好新形勢下地勘單位地質(zhì)檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014（13）:177.