淺議社會保險檔案管理工作

文/青島市城陽區(qū)人社局 王翠玉

淺議社會保險檔案管理工作

文/青島市城陽區(qū)人社局 王翠玉

建立健全社會保險檔案管理工作，無論對國家還是對承辦社會保險的經(jīng)辦機構，以及對維護參保對象的合法權益，都是長期積累的豐富財富?；诖?，現(xiàn)對社會保險檔案管理工作的問題進行了探討。

社會保險；檔案管理；工作

所謂社會保險檔案，就是從事社會保險工作的職能部門在開展社會保險工作的實踐活動中，直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史紀錄。社會檔案的建立無疑有助于社會保險工作及時有效地開展，使社會保險工作的實踐活動有據(jù)可考。

一、社會保險工作建檔現(xiàn)狀

隨著保險種類不斷轉變和參保人數(shù)的不斷增多，多年的保險業(yè)務檔案資料管理工作量也日漸增大，由最初的幾萬人到現(xiàn)在的幾十萬人。社保業(yè)務檔案管理作為社保經(jīng)辦管理工作之一，保險業(yè)務部門要定期做好對參保人員的檔案資料進行歸納、總結、分類、歸檔、裝訂、保管、利用、移交以及摧毀等等一系列工作。它既是增強社保經(jīng)辦過程中質量與科學管理社會保險事業(yè)的必要手段，至此一個以養(yǎng)老保險和醫(yī)療保險工作為主的社保工作體系逐步建立、完善起來。

二、現(xiàn)階段社會保險檔案的特點

從形成的范圍看，社會保險檔案涉及面廣，產(chǎn)生和保存由各自的承辦部門負責；從動態(tài)角度看，社會保險檔案中有相當內容信息是不斷變化的，應實行一定程序的動態(tài)管理；從現(xiàn)有載體看，社會保險檔案基本以紙制材料和電子系統(tǒng)為主；從管理角度看，社會保險檔案管理還處于分散、無序的狀態(tài)，有待加強規(guī)范管理；從利用角度看，社會保險檔案無論是宏觀方面的材料還是微觀方面的材料，一直處于利用的高峰期。由于社會保險初期的建檔工作不夠理想，其信息共享機制與系統(tǒng)也尚未健全與開通，因而給利用工作造成一定的困難。

三、加強社會保障檔案的規(guī)范化管理

一是必須用科學發(fā)展指導檔案工作，按照建設社會主義和諧社會的要求做好新時期的社會保險檔案工作。目前，傳統(tǒng)的社會保險檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應時代對檔案信息的需求，信息網(wǎng)絡化要求檔案工作盡快實現(xiàn)數(shù)字化。電子文件歸檔與電子檔案管理等日益走上檔案的前臺，因此，必須尋求與其他信息及其他傳媒的溝通和連結。學會利用科學技術、科學方法和高科技手段發(fā)展自己，使科學技術真正成為促進社會保險檔案工作快速發(fā)展的動力。二是有為才能有位。必須明白，作為和地位是辯證的關系，有作為才會有地位，社會保險檔案工作的成效只有通過檔案工作人員的辛勤努力，不斷提高業(yè)務素質、業(yè)務水平才能得到體現(xiàn)，面對挑戰(zhàn)與機遇并存，與希望同在的形勢，練好內功，強化自身的同時，以令人稱羨的作為，贏得社會保險檔案工作在社會應有的地位。

社會保障體系的建設與完善離不開社會保險檔案，當前應關注以下幾個方面的工作：首先要會同社會保險經(jīng)辦機構的主管部門，盡快研究制訂有關社會保險檔案管理的規(guī)章，明確社會保險檔案工作的原則。管理體制、機構人員、職責任務等項內容，同時確定社會保險文件材料利用、移交等項具體事宜，以便在建檔管理時有所遵循。其次要加強對社會保險建檔工作的宣傳，營造良好的建檔輿論氛圍。再次要提高社會保險檔案工作人員的素質，組織從事社會保險工作專、兼職檔案人員參加培訓，培訓學習應該以“三個代表”思想為指導，重點學習檔案法規(guī)知識以及相關的政策法規(guī)按檔案業(yè)務知識技能，使其以較高的素質，適應不斷發(fā)展的社會保險檔案工作需要。最后要配合上級社會保險部門，加快建立覆蓋全國的社會保險檔案信息服務網(wǎng)絡和步伐，同時社會保險檔案信息網(wǎng)的建設與管理應全國統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)籌安排并全力做到軟件統(tǒng)一，硬件設備配置要求統(tǒng)一，網(wǎng)絡之間接口標準統(tǒng)一，數(shù)據(jù)傳遞方式統(tǒng)一，以避免重復工作。

作為一名檔案工作者，必須加強理論學習，深刻領會黨在新時期的歷史任務和奮斗目標，實行兩個轉變；即由被動應付向主動服務轉變，由自我封閉向對外開放（保密案卷除外）轉變，加大開發(fā)檔案的力度，搞好規(guī)章制度建設和思想作風建設，在工作中，既要發(fā)揚埋頭苦干、任勞任怨的“老黃牛精神”，又要發(fā)揮開拓創(chuàng)新、靈活主動的精神，為社會保險檔案管理作出貢獻。

四、加快信息傳遞，挖掘資源潛力

開展檔案信息服務，就是以最大限度地滿足利用者的需要為目的，以最大程度地開發(fā)檔案信息所蘊藏的潛能為宗旨，不斷開拓新的服務領域和方式，及時、準確、系統(tǒng)地提供檔案信息。為加強傳遞檔案信息，必須建立科學的檔案信息系統(tǒng)，確立有效的，科學的輸出途徑，采取多種多樣的服務形式，使檔案信息充分發(fā)揮指導和促進經(jīng)濟發(fā)展的作用，創(chuàng)造更高的社會效益和經(jīng)濟效益，更好地為企業(yè)服務。

五、結語

綜上所述，社會保險檔案管理只有從適應社會主義市場經(jīng)濟體制的角度出發(fā)，轉變思想觀念，深化內部改革發(fā)展，堅持自身發(fā)展的特色，增強服務功能，實事求是，與時俱進，才能在市場經(jīng)濟中得到更好的發(fā)展。