水利項目檔案管理工作中存在的主要問題與建議

文/公主嶺市廿十家子水庫灌區(qū)管理所 常文翠

水利項目檔案管理工作中存在的主要問題與建議

文/公主嶺市廿十家子水庫灌區(qū)管理所 常文翠

在水利工程項目管理中，檔案管理工作也是一項十分重要的內(nèi)容。所以為了更好地促進水利項目檔案管理工作的開展，本文從這一工作存在的問題入手，提出了優(yōu)化問題的幾點建議。希望通過本文的探究，更好地促進水利項目檔案管理水平的提升和優(yōu)化。

水利項目；檔案管理；問題；對策

在水利工程中，檔案工作的開展，主要是將水利工程項目中具有較高保存價值的各種文檔資料、文字圖表和聲像視頻等，采取多元化的方式將其記錄下來，從而更好地利用其將整個水利工程項目的實施全程反映出來。通過檔案管理，則能確保檔案信息的安全，從而為今后的工程提供指導(dǎo)和借鑒。所以強化水利檔案管理工作的開展具有十分重要的意義。但是就當(dāng)前來看，目前在這一工作中還存在一定的不足，因而為了強化對其的處理，我們必須對其進行分析，并針對性地提高水利工程項目檔案管理水平。

一、現(xiàn)存問題分析

在水利工程項目管理中，雖然已經(jīng)意識到強化檔案管理工作的重要性，但是在目前來看，尚存一定的問題，這些問題的存在，將極大地影響水利檔案作用的發(fā)揮。其存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視度不足。水利工程項目的實施，一般需要經(jīng)過三個階段，也就是立項、施工以及驗收。但是這些工作均需要不同的部門來完成，因而水利項目檔案由這些階段形成的文件資料而組成。但是就當(dāng)前來看，目前部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)難以意識到項目檔案管理的重要性，導(dǎo)致水利項目檔案管理工作脫節(jié)，不同階段的資料，分散在不同的地方，導(dǎo)致水利項目檔案往往難以完整，而這就會導(dǎo)致項目檔案的留存價值大打折扣，影響其作用的發(fā)揮。

（二）項目資料丟失。當(dāng)前，有的水利企業(yè)在檔案管理制度上還存在一定的不足，導(dǎo)致部分水利項目資料經(jīng)常出現(xiàn)丟失的情況。而水利檔案資料則從收集到整理以及立卷和歸檔均需要貫穿整個工程項目實施的全程，只有對每個階段形成的水利資料進行及時地收集和整理，才能更好地促進項目檔案資料的完善。而這就需要對水利項目檔案管理方面的制度進行不斷地改進和完善，而水利企業(yè)在檔案管理制度方面的缺乏，就會導(dǎo)致水利檔案資料的收集工作缺乏制度的支持，進而影響項目資料的收集，出現(xiàn)項目資料分散和丟失的問題。

（三）利用率較低。項目檔案管理工作的開展，主要是為了促進水利檔案資料的利用。但是很多時候是在檔案工作結(jié)束后就忽視對其的利用。尤其是檔案的信息化水平還有待進一步提升，在繁多的資料檔案中要想找到屬于自己的資料又存在較大的難度，導(dǎo)致其利用率進一步低下，進而影響其作用的發(fā)揮。

二、解決對策與建議

通過上述分析，我們已經(jīng)對水利工程項目檔案管理工作存在的不足有了一定的認識，所以為了更好地強化對其的處理，筆者提出以下幾點對策和建議。

（一）高度重視。針對當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)重視度不足的問題，筆者認為，要做好這方面的工作，首先，作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須意識到強化水利工程項目管理的必要性，因為這一工作的開展，不僅能為水利事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，也能降低企業(yè)的成本。具體來說，由于檔案管理是整個水利工程檔案管理的主要內(nèi)容之一，所以應(yīng)從立項開始，到工程交付使用，均應(yīng)切實注重這一工作的開展，只有在高度重視的前提下，才能更好地的促進這一工作的開展，其不僅能有效地將水利工程項目的實施過程體現(xiàn)出來，同時又是水利工程項目質(zhì)量管理成果和經(jīng)驗的結(jié)晶。

（二）完善制度。這里的制度完善，主要是在明確責(zé)任的基礎(chǔ)上，對項目檔案管理制度進行進一步完善。這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須切實強化檔案組織領(lǐng)導(dǎo)工作的開展，尤其是應(yīng)對檔案管理工作責(zé)任制度進行明確和完善，將檔案管理融入實施全程，并對檔案管理工作中可能出現(xiàn)的問題進行分析和總結(jié)，針對性地建立相應(yīng)的預(yù)案。同時還應(yīng)安排專人負責(zé)檔案收集和整理，不僅要做到有安排、有目標(biāo)、有人員，還要有檢查、有時限和有監(jiān)督、有落實。尤其是應(yīng)對水利工程做到同步進行，結(jié)合水利工程的實施進度，及時地做好相應(yīng)的檔案管理工作。

（三）強化利用。為了提高檔案利用率，在當(dāng)前的信息化時代，我們應(yīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)移到電子檔案上來，切實加強信息技術(shù)的應(yīng)用，才能更好地促進水利項目檔案作用的發(fā)揮。這就需要切實加強檔案管理信息化的建設(shè)和投入，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高管理人員的能力，在檔案管理全程注重信息化技術(shù)的應(yīng)用，才能更好地促進檔案的利用，利用檔案管理系統(tǒng)及時地查找資料。但是必須在此基礎(chǔ)上強化檔案信息管理系統(tǒng)的維護，才能更好地促進其利用率的提升和優(yōu)化。

三、結(jié)語

綜上所述，加強水利工程項目檔案管理具有十分重要的意義。所以為了更好地促進這一工作的開展，我們必須在水利項目檔案管理中認真分析和總結(jié)現(xiàn)存的問題，針對領(lǐng)導(dǎo)重視度不足的問題，應(yīng)充分轉(zhuǎn)變理念，意識到強化檔案管理的重要性，并針對制度缺失導(dǎo)致項目資料丟失的情況，切實強化對其管理制度的完善，尤其是在利用率低下的今天，應(yīng)切實加強現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，更好地提高檔案的利用率，才能更好地適應(yīng)未來發(fā)展的需要，切實提高工程質(zhì)量。

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