淺談企業(yè)應付賬款的內部控制

周乾維中國石化管道儲運有限公司 221008

淺談企業(yè)應付賬款的內部控制

周乾維
中國石化管道儲運有限公司 221008

一個企業(yè)對于其應付賬款所進行的良好內部控制是使一個企業(yè)得以良好發(fā)展與進步的重要因素之一。本文針對企業(yè)對其應付賬款進行內部控制過程中所存在的不足之處進行了簡單的分析，并對這些不足之處的解決對策進行了簡單的探討。

應付賬款；內部控制；賬目管理

放眼我國當前的經(jīng)濟形勢，經(jīng)濟體制已逐漸步入轉型期，在這特殊的時期里，各企業(yè)將如何使自身得以繼續(xù)的發(fā)展與運營引起相關人士的廣泛關注，有關方面指出企業(yè)只有將其自身財務狀況進行明確并加強對于賬款方面的管理，才能使其經(jīng)濟增長模式得以有效的轉變，使其管理模式得以有效的完善，進而使其后續(xù)發(fā)展得以良好的實現(xiàn)，因此，若想做到上述幾點，需要著眼于對企業(yè)賬款的內部控制方面所存在的不足，并針對這些不足之處研討出相應的解決對策。

一．對企業(yè)應付賬款進行內部控制過程中所存在的不足之處

首先我們要做的是發(fā)現(xiàn)采購訂單管理模式方面的不足之處并對其加以正視，現(xiàn)今我國仍然有相當一部分的企業(yè)還沒有對采購訂單方面的管理予以足夠的重視，從而導致此方面的管理體系與管理制度仍存在許多的漏洞之處，這造成的不良結果便是每個部門在與采購部門工作進行有關協(xié)調時都將自己部門的利益放在了首位，對企業(yè)整體風氣造成了惡劣的影響，與此同時，各部門也將采購部門所負責范圍內的部分工作任務進行了劃分與完成，從而導致采購部門失去了其存在的意義和工作的價值，也導致了其他各個部門的工作任務量增多，工作壓力變大，使企業(yè)的運營呈現(xiàn)出一種不平衡的趨勢，使企業(yè)的管理模式喪失了科學性。因此，對于企業(yè)而言，當前的首要任務就是將對其采購部門的管理與運營予以重視并有效加強對于采購部門的管理，將本不屬于各部門的工作任務重新規(guī)劃到采購部門手中，使采購部門通過各其他部門所提供的數(shù)據(jù)與信息直接與供應商進行聯(lián)系，這樣不僅可以使各其他部門的工作壓力適當減小，工作內容回歸合理范疇，還可以使采購過程得以有效的監(jiān)督。

其次是要發(fā)現(xiàn)采購訂單的準確性與真實性方面的漏洞之處，也就是說要將采購訂單上所記錄的信息與實際采購的物資信息進行嚴格的核對與復查，以避免發(fā)生不必要的錯誤，著眼于我國目前的大多數(shù)企業(yè)在采購訂單方面所存在的問題，幾乎都是由于采購過程中的疏忽與管理不當所造成的訂單信息錯誤，其中包括匯款賬號的填寫錯誤、供應商家的編號錯誤以及訂單所記錄采購量與實際采購量不符合等問題，雖然這些問題看起來只是由于采購部門的一時馬虎所造成的小錯誤，可是這也反映了企業(yè)對于其采購部門的管理力度不強、管理模式不當，細節(jié)論成敗，這些問題往往會對采購流程甚至企業(yè)的發(fā)展造成不可挽回的影響與損失，也會對企業(yè)的賬目管理與核對造成極其嚴重的影響。

最后，還要對采購過程的順序與流程中所存在的問題加以進一步的探尋，眾所周知任何種類與性質的工作都有其自己的操作流程與順序，因此在采購過程中也需要遵循相關的工作流程使采購工作與后續(xù)付款工作得以合理有序的規(guī)劃，而通過工作流程對采購過程進行的監(jiān)督與控制在訂單的建立時間上就有所反映，放眼于當前我國的多數(shù)企業(yè)，其在對于訂單時間的管理方面都不曾予以重視，導致企業(yè)對于訂單建立時間的管理十分不健全，根據(jù)正確的訂單建立流程，企業(yè)應當結合自身的經(jīng)營狀況與發(fā)展形勢先對一個訂單進行建立，而后以此訂單到相關部門對相應金額的發(fā)票進行獲取，然而目前相當一部分企業(yè)都是先將相應的發(fā)票取到手中而后再對訂單進行建立，這便是采購工作流程中所存在的問題。

二．通過何種對策解決如上所述的不足之處

首先，企業(yè)要將明確劃分采購部門與申請部分之間的工作界限，甚至將二者進行較為徹底的分離，從而有效避免二者之間工作職能不清與工作界限模糊的問題，對于我國大部分企業(yè)而言，其采購過程的申請人便是采購過程的執(zhí)行人，換而言之，企業(yè)的采購部門并沒有對采購過程起到監(jiān)督的作用，而是使采購過程的申請只是空有其表的走程序，而并沒有實際的操作意義與實行價值，這也極其容易使企業(yè)內部出現(xiàn)個人甚至某部門與供應商相勾結的惡劣行為，因此為使采購過程得以良好與嚴苛的監(jiān)督，企業(yè)應及時將申請與采購兩個部門之間的工作界限進行明確，將兩個部門的工作職能進行準確的劃分，甚至將兩個部門進行徹底分離，進而使企業(yè)在采購過程中徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生從根本上得到有效的預防。與此同時，企業(yè)要將無需對采購過程建立采購訂單的采購項目進行取消或盡可能的將該類項目的范疇進行縮減，企業(yè)應要求采購部門對采購訂單進行集中性的建立，并要求采購部門對采購過程進行嚴格的把關與有力的監(jiān)管控制，從而使企業(yè)應付款的流程得以良好的遵循，并使企業(yè)應付款的效率得以切實的提升，使企業(yè)應付賬款內部控制制度的執(zhí)行得以有效的實現(xiàn)。

其次，企業(yè)應當將采購訂單的建立權限集中到一至兩人身上，根據(jù)個人實際情況在采購部門中選出一至兩人并對其在會計知識與采購知識方面進行系統(tǒng)性的培訓，從而將其培養(yǎng)成針對采購訂單建立與核對方面的專職人員，以此減少甚至避免采購訂單信息方面所出現(xiàn)的錯誤，與此同時，還可以將提前發(fā)現(xiàn)訂單錯誤，使訂單信息上的錯誤在收貨之前就得以發(fā)現(xiàn)，進而避免訂單信息錯誤對采購流程甚至企業(yè)的發(fā)展所造成的不可挽回的影響與損失，避免其對企業(yè)的賬目管理與核對所造成極其嚴重的影響。

最后，企業(yè)相關部門要做到在相關采購項目的采購訂單建立之前與所采購貨物的供應商進行詳盡與具體的溝通，其中溝通的內容包括所采購貨物的具體數(shù)量與實際總體價格，以及該采購項目發(fā)票上所寫金額等方面，從而做到在尚未取得發(fā)票的情況下也可以將采購項目在已購入或已收貨之時進行入賬，使整個采購過程的效率與應付賬款內部控制過程的效率得以有效的提高。

三、結束語

總而言之，如果相關企業(yè)對上述所提出的對企業(yè)應付賬款進行內部控制過程中所存在的不足之處予以正視并加以及時解決處理，那將使企業(yè)的經(jīng)濟增長模式得以有效的轉變，并且使企業(yè)的管理模式得以有效的完善，最終使企業(yè)的后續(xù)發(fā)展得以良好的實現(xiàn)。

[1]周耀華.淺談企業(yè)應付賬款管理現(xiàn)狀及對策[J].機械管理開發(fā),2007(2):11-12.

[2]關凌云,劉海平.提高企業(yè)應收賬款管理質量[J].企業(yè)導報,2010(1):5-6.