信息時代高校檔案館職能與屬性研究

文/山東大學檔案館　樊樹娟

信息時代高校檔案館職能與屬性研究

文/山東大學檔案館樊樹娟

信息時代不斷產(chǎn)生的新技術(shù)、新理念和新管理方式為高校檔案館職能和屬性的拓展延伸提供了很強的吸引力與推動力。在這一社會背景下，高校檔案館亟須在自身職能定位和屬性拓展上進行自我審視和突破，以便更好地適應(yīng)信息社會發(fā)展所帶來的各種新變化。

高校檔案館；檔案館職能； 檔案館屬性

高校檔案館是保存高校檔案信息資源的專門性與服務(wù)性機構(gòu)，其基本職能是保存高校在招生、教學、科研、管理等活動中形成的對學生、學校和社會具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體和類型的歷史記錄。在信息化社會，高校檔案館不僅僅是高校培養(yǎng)高層次專業(yè)人才的教學輔助機構(gòu)，更是為社會廣泛提供各類優(yōu)秀科研成果和創(chuàng)新成果的研究性和服務(wù)性機構(gòu)。信息時代的新技術(shù)、新理念和新管理方式的層出不窮不斷推動著我國檔案事業(yè)改革和創(chuàng)新發(fā)展的步伐，在這一社會背景下，高校檔案館在自身職能定位和發(fā)展方向上亟須打破常規(guī)和傳統(tǒng)，深化改革內(nèi)涵，拓展發(fā)展外延。

一、高校檔案館職能

高校檔案館職能在社會改革發(fā)展的推動下不斷拓展延伸，從最初的以保管、利用為主的單一功能到集多種功能于一體，并承擔著更多的社會責任。基于信息時代不斷更新的社會發(fā)展需求，筆者認為，高校檔案館需要從管理、服務(wù)和宣傳教育三個方面來定位和拓展自身職能。

（一）管理職能。高校檔案館的管理職能主要涵蓋資源管理、制度管理和人員管理等方面。檔案資源是高校檔案館職能發(fā)揮的基礎(chǔ)，檔案收集是否齊全完整，檔案整理是否規(guī)范有序，檔案保管是否安全有保障，檔案管理系統(tǒng)是否穩(wěn)定以及檔案編研成果是否豐富等都是檢驗高校檔案館檔案資源管理職能是否有效發(fā)揮的重要標準。在信息化時代，高校檔案館資源管理職能的側(cè)重點與以往有所區(qū)別，電子文件的增多使檔案收集和檔案整理過程更加簡化，并在信息技術(shù)的支撐下趨于智能化，相對而言，檔案安全保管、信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和檔案資源的充分開發(fā)在高校檔案館職能發(fā)揮中的重要性更加凸顯。

制度管理主要包括貫徹履行國家級和省市級檔案行政管理部門制定的檔案法律法規(guī)，以及在充分考慮信息時代多樣化社會發(fā)展需求和高校檔案管理工作變化情況的基礎(chǔ)上制定科學合理的規(guī)章制度。目前，全國各高校的檔案管理制度都各有特色，是高校整體管理制度體系的重要組成部分。一方面可以使全校檔案管理工作與其它管理工作相互協(xié)調(diào)，做到有據(jù)可依，有章可循；另一方面也存在著各高校檔案館制度自成體系，無法統(tǒng)一規(guī)范的問題。

人員管理是決定高校檔案館管理和服務(wù)水平的關(guān)鍵因素之一，檔案館除了遵循學校人事管理規(guī)范之外，更需要積極爭取引進專業(yè)型的優(yōu)秀人才，特別是既懂檔案專業(yè)技術(shù)又能熟練應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。更重要的是要通過各種方式加強檔案人員培訓，普及信息時代背景下檔案管理工作新理念和新的管理方式，使檔案工作人員通過不斷學習而提高業(yè)務(wù)技能和工作熱情。

（二）服務(wù)職能。檔案信息服務(wù)是高校檔案館的立館之本。當下信息開放浪潮的驅(qū)動迫使高校檔案館必須突破主要服務(wù)于高校內(nèi)部的傳統(tǒng)定位，從學校、師生、校友和社會四個維度來拓展服務(wù)職能。

在服務(wù)高校方面，檔案館的職能一方面體現(xiàn)在為高校日常管理工作服務(wù)，使檔案真正成為高校制定重大決策的重要參考和憑證，另一方面體現(xiàn)在為高校學科建設(shè)和科研服務(wù)，為建立科學完善的學科體系提供重要信息資源。高校檔案館豐富的館藏資源使其理應(yīng)成為獨具特色的學術(shù)研究中心，如美國哈佛大學等高校的檔案館在提供檔案信息服務(wù)時將學術(shù)研究作為主要服務(wù)項目。

服務(wù)師生方面的職能主要體現(xiàn)在為教師科研工作服務(wù)和為學生學習與社會實踐服務(wù)。檔案是學術(shù)研究的基礎(chǔ)，科研檔案系統(tǒng)清晰地記錄著科研工作的整個過程，能夠為科研成果轉(zhuǎn)化和創(chuàng)新思想傳播提供有效途徑。高校檔案館中的精品教學資源是學生學習的重要素材，學生通過檢索和利用一手檔案資料既能夠解決學習中遇到的難題，也能夠鍛煉自己的實踐能力。

在服務(wù)校友方面，高校檔案館不僅僅是為校友提供個人檔案材料的機構(gòu)，更是維系校友與母校情感的重要紐帶。檔案館在檔案工作中通過與學校其他部門以及社會單位合作，搜集校友相關(guān)專題檔案，建立并定期更新校友檔案資料庫，可以為學校聯(lián)系各方校友提供便捷途徑。另外，檔案館在挖掘檔案資源過程中開發(fā)各類檔案文化紀念品也能夠使檔案成為承載校友與母校情感的重要載體。

服務(wù)社會方面的職能體現(xiàn)在積極促進檔案信息開放，服務(wù)于社會科學研究和構(gòu)建社會記憶方面。高校檔案是構(gòu)建完整社會記憶的重要原材料，高校檔案館則是保存社會記憶的重要機構(gòu)之一。檔案館向社會各界公眾開放與提供檔案信息是高校服務(wù)社會這一辦學宗旨的充分體現(xiàn)，也是實現(xiàn)高校檔案社會價值的有效途徑。

（三）宣傳教育職能。高校檔案館的豐富館藏使其成為校史研究和展覽的主要陣地，也成為高校對外宣傳交流的重要窗口和開展師生愛國愛校教育的重要基地。信息時代的發(fā)展理念與技術(shù)創(chuàng)新為高校檔案館宣傳教育職能的發(fā)揮提供了很好的機遇，線上線下手段的結(jié)合極大地拓展了這一職能的作用范圍。傳統(tǒng)的宣傳教育職能主要體現(xiàn)為現(xiàn)場參觀、展覽和教學等線下方式。高校在中學生開放日或接待外來交流訪問人員時將參觀檔案館校史館作為重要行程，已成為宣傳高校發(fā)展歷史、傳播大學精神以及促進對外交流與合作的有效方式。在新生入學教育和新進教職工培訓中，檔案館同樣扮演著不可或缺的角色。校史宣傳和檔案展覽能夠使學生和教職工充分了解高校發(fā)展歷程和辦學宗旨，增強自身歸屬感和對校園文化的認同，也有助于提高學生和教職工對檔案和檔案工作的認識，間接促進整個社會檔案意識的提高。

在線下宣傳教育方式之外，線上方式更加受到公眾的歡迎，特別是近幾年新媒體的廣泛應(yīng)用給高校檔案工作帶來了很多新的變化。高校開始利用新媒體平臺開展檔案咨詢、遠程服務(wù)、校史巡展等活動，積極拓展業(yè)務(wù)范圍，延伸服務(wù)職能，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺優(yōu)勢加強宣傳。網(wǎng)絡(luò)新媒體也為高校信息公開和校園文化傳播提供了更加便捷的途徑，檔案館網(wǎng)站和移動終端應(yīng)用極大地拉近了檔案館與利用者之間的距離，檔案信息和校園文化傳播范圍更加廣泛，檔案館的宣傳教育職能在檔案利用過程中得到了更好的展現(xiàn)。

二、高校檔案館屬性

檔案的屬性特點很大程度上決定了檔案館的屬性特點，高校檔案館作為保管高校檔案的主要機構(gòu)，其自身既帶有與生俱來的一些屬性，又因受社會環(huán)境的影響而帶有很強的時代性。

（一）文化性。檔案的文化屬性是檔案館文化功能的源泉，科學文化性是高校檔案館的基本屬性之一?！稒n案法》第8條規(guī)定：中央和縣級以上地方各級各類檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)。這一規(guī)定使檔案館的文化屬性得到了法律層面的正式確認。高校檔案館不僅是高校內(nèi)部更是整個社會范圍內(nèi)重要的文化事業(yè)機構(gòu)，其收集保存的各類檔案信息既是體現(xiàn)高校發(fā)展歷程的重要歷史記錄，也是繼承與傳播高校精神文化的主要源泉。然而，就目前來說，因高校檔案形成范圍和行政管理體制的特殊性，高校檔案館尚未在社會范圍內(nèi)展現(xiàn)出獨立的文化機構(gòu)形象。

（二）服務(wù)性。服務(wù)性是高校檔案館的立足之本。信息時代的高校檔案館經(jīng)歷著由檔案管理機構(gòu)向社會化信息服務(wù)機構(gòu)快速轉(zhuǎn)變的過程。社會對檔案信息需求的變化拓展了檔案工作的運作空間，高校檔案館不再是一個單純的實體管理機構(gòu)，而是通過資源管理和信息服務(wù)工作來促進檔案信息資源的傳遞、交流與共享。檔案人員的服務(wù)意識、豐富的檔案館藏和多樣化的信息獲取途徑是高質(zhì)量檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)。高校檔案館在保障做好基礎(chǔ)工作的同時需依據(jù)社會發(fā)展需求不斷拓展檔案服務(wù)范圍，深化服務(wù)內(nèi)涵，更好地滿足學校師生以及社會公眾的多樣化與個性化信息需求。

（三）專業(yè)技術(shù)性。檔案管理是一項規(guī)范性和專業(yè)技術(shù)性很強的工作，在其長期發(fā)展演變過程中，檔案人員建立了較為科學適用的檔案管理技術(shù)，如檔案整理技術(shù)、庫房管理技術(shù)、檔案修復(fù)技術(shù)等。在信息時代，電子文件管理和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用使高校檔案館極大地突破了傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的局限，使檔案信息服務(wù)不再受時間和空間的限制，利用者能夠快速高效地獲取檔案信息并享受個性化服務(wù)，這是傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)所不能實現(xiàn)的。高校檔案館專業(yè)技術(shù)性的凸顯必須以其文化性和服務(wù)性為基礎(chǔ)，在檔案工作中使技術(shù)應(yīng)用與人文因素得到最佳程度的結(jié)合，讓以“數(shù)字化生存”的技術(shù)與以“社會化生存”的人文實現(xiàn)平衡與和諧的共同發(fā)展。

（四）教育性。高校是我國高等教育的主要陣地，高校檔案館作為高校內(nèi)部文化事業(yè)機構(gòu)理應(yīng)具有重要的教育功能。2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》將“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能”作為高校檔案館的基本職責內(nèi)容，并建議有條件的高校建立愛國主義教育基地。檔案館的豐富檔案資源是高校開展大學生素質(zhì)教育和校史教育的重要素材，為校園文化建設(shè)提供了豐富的文化資源。

（五）社會開放性。目前我國高校檔案館大多囿于高校內(nèi)部，檔案資源的社會開放度不高，無法實現(xiàn)在社會范圍內(nèi)的廣泛共享。而開放是信息時代的顯著特點之一，也是這一時代背景下社會公眾對檔案機構(gòu)提出的重要訴求。在這樣的環(huán)境下，高校檔案館理應(yīng)掙脫高校檔案服務(wù)于高校內(nèi)部的傳統(tǒng)觀念的束縛，加快完成由校內(nèi)組織文化機構(gòu)向社會文化機構(gòu)的轉(zhuǎn)變，提高自身社會開放性，積極推進高校檔案信息資源社會開放與共享工作，并參與到社會科學研究和人文交流領(lǐng)域，進而推動大學為社會服務(wù)目標的實現(xiàn)。

三、結(jié)語

時代的發(fā)展始終影響著高校檔案館改革發(fā)展的步伐，檔案館職能和基本屬性隨著社會發(fā)展的需要而不斷地拓展與延伸，這是高校檔案館與社會環(huán)境長期博弈的一個過程。在這個過程中，高校檔案館必須積極主動地去適應(yīng)信息時代背景下不斷出現(xiàn)的新變化，才能充分把握發(fā)展機遇，應(yīng)對更多的前所未有的挑戰(zhàn)。

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