信息時代檔案管理工作存在的問題及對策

文/吉林省四平市鐵西區(qū)法律援助中心　孫麗

信息時代檔案管理工作存在的問題及對策

文/吉林省四平市鐵西區(qū)法律援助中心孫麗

隨著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的推廣，信息技術(shù)正式成為主流符號，在檔案管理工作中也逐漸顯露信息技術(shù)的優(yōu)勢，與傳統(tǒng)的檔案管理不一樣的地方在于信息時代檔案管理是依靠計算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化檔案技術(shù)，在檔案管理中運(yùn)用電子信息技術(shù)，但是隨著運(yùn)用范圍的擴(kuò)大，在信息時代檔案管理工作中存在的問題就越來越明顯，因此本文在分析信息時代檔案管理工作問題的基礎(chǔ)上，探究解決問題的措施。

信息時代；檔案管理；問題；對策

社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動了科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，目前我國已經(jīng)全面進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)的時代，信息管理和信息公開的使用已經(jīng)成為社會發(fā)展水平和科技水平上升的體現(xiàn)。檔案管理是一項比較復(fù)雜和工作量龐大的工作，因此利用信息化檔案管理可以大大提高工作效率和質(zhì)量，但是由于我國在信息時代檔案管理工作上的發(fā)展時間還不長，在實踐操作中難免會出現(xiàn)各種各樣的問題，所以我們需要對這些問題進(jìn)行解析，并找到解決的對策，促進(jìn)信息時代檔案管理工作的健康發(fā)展。

一、信息時代檔案管理工作存在的問題

（一）管理軟件缺乏通用性。目前我國用于檔案管理的軟件并不是統(tǒng)一的，檔案部門使用的計算機(jī)型號、軟件系統(tǒng)存在明顯的差異，這給檔案管理軟件研發(fā)的工作帶來了很大的難度，另外在電子政務(wù)系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)上也不能實現(xiàn)統(tǒng)一化的研發(fā)，由于管理軟件缺乏通用性，導(dǎo)致檔案信息沒有辦法實現(xiàn)共享，嚴(yán)重制約了檔案信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。

（二）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)程度低。不同地區(qū)的檔案管理在內(nèi)部網(wǎng)站建設(shè)的時候，并沒有采取統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)形式，導(dǎo)致在后期管理的時候出現(xiàn)風(fēng)格迥異的現(xiàn)象，很難形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的統(tǒng)一管理，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度過低，阻礙了檔案管理工作的高效化。

（三）檔案管理的安全性和保密性不強(qiáng)。通過信息化手段進(jìn)行檔案管理的工作模式，雖然降低了檔案管理的工作量，但是由于現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒等入侵行為比較頻繁，檔案管理系統(tǒng)容易遭到攻擊而導(dǎo)致整個系統(tǒng)癱瘓，有些重要的資料甚至出現(xiàn)丟失的情況，不穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境大大降低了檔案管理的安全性和保密性。

（四）檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高。信息時代檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著明顯的差異，要求工作人員了解基本的對計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，要求能夠熟練操作計算機(jī)，能夠在管理軟件出現(xiàn)問題的時候采取正確的應(yīng)對方法。但是顯然現(xiàn)在的檔案管理的工作人員并不具備上述的工作素養(yǎng)，因此為了保障信息時代檔案管理工作健康持續(xù)的發(fā)展，有必要提高管理工作人員的工作素養(yǎng)。

二、信息時代檔案管理工作問題的對策

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)。加強(qiáng)信息化建設(shè)是解決信息時代檔案管理工作的重點，檔案管理實現(xiàn)信息化管理的最終目的是實現(xiàn)檔案資源的有效共享，讓檔案的價值得到最大程度的發(fā)揮。首先應(yīng)該利用先進(jìn)的信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案管理工作的自動化，例如在檔案分類的時候，為管理軟件進(jìn)行編程，自動識別不同類型的檔案資源，從而實現(xiàn)對資源分類的高效整理、統(tǒng)計、分析。其次借助互聯(lián)網(wǎng)的傳輸通道，實現(xiàn)遠(yuǎn)程操作和相互交流的目的。

（二）提高檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。在建立檔案管理數(shù)據(jù)庫的時候，除了要滿足當(dāng)前狀態(tài)下的檔案管理任務(wù)，也要站在檔案管理未來發(fā)展的角度，做到具有前瞻性和發(fā)展性，保證數(shù)據(jù)庫在短時期內(nèi)不被時代淘汰，在長期內(nèi)可以改進(jìn)。同時控制數(shù)據(jù)庫建立的質(zhì)量，保證計算機(jī)識別檔案資源的時候可以選擇一些質(zhì)量好的信息，對于已經(jīng)老化的信息可以將其放在單獨(dú)的空間長時間進(jìn)行存儲。

（三）建立健全的檔案管理安全系統(tǒng)。為了全面提高檔案管理的安全性和保密性，有必要針對檔案管理的安全系統(tǒng)進(jìn)行全面的升級和改造，保障檔案信息資源不外泄，保證政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及社會發(fā)展的穩(wěn)定和安全。檔案管理安全系統(tǒng)包括兩個部分，一部分是檔案信息的存儲安全，另一部分是檔案信息的使用安全。存儲安全需要技術(shù)研發(fā)人員在系統(tǒng)設(shè)計的時候加強(qiáng)防止入侵的安全系數(shù)，將錄入信息的流程嚴(yán)格化。在檔案使用安全系統(tǒng)設(shè)計的時候首先要針對接觸檔案資源的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的審查，并在系統(tǒng)登錄的時候采用實名制和錄入指紋。

（四）加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)的力度。做好信息時代檔案管理的工作并不是一件容易的事情，對工作人員的要求也十分嚴(yán)格，因此檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)管理能力和素質(zhì)差的工作人員的專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)力度，建設(shè)專業(yè)技術(shù)過硬、綜合能力強(qiáng)的管理人才隊伍，為信息時代檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。要求檔案管理工作人員不僅要熟練掌握檔案管理的基本知識，更要利用業(yè)余的時間積極學(xué)習(xí)信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等方面的新知識。

三、小結(jié)

信息時代檔案管理工作是建立在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上的，是信息時代發(fā)展的必然要求，是檔案管理工作健康發(fā)展的關(guān)鍵，不管在信息化檔案管理工作中出現(xiàn)多么嚴(yán)重的問題，我們都要竭盡全力去解決問題，保障信息時代檔案管理工作的安全性和保密性，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

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