試論流動人員檔案管理方面的思考與建議

文/內(nèi)蒙古鄂爾多斯市東勝區(qū)就業(yè)服務局　祁巧榮

試論流動人員檔案管理方面的思考與建議

文/內(nèi)蒙古鄂爾多斯市東勝區(qū)就業(yè)服務局祁巧榮

隨著我國科學技術(shù)的不斷進步，越來越多的勞動力被解放出來，導致流動人員數(shù)量急劇增加，檔案管理人員對這部分人群的檔案進行管理時也遇到了一定困難。面對這種情況，我國政府及相關(guān)部門需要采取一定的措施進行處理，做好對這部分人群的檔案管理，為流動人員合理配置等方面提供保障。

流動人員；檔案管理；思考；建議

人力資源的管理工作已經(jīng)被人們所重視，檔案管理工作作為其中重要內(nèi)容之一也逐漸被管理人員所關(guān)注。當對這部分流動人員進行相關(guān)工作時，可能由于其流動特性等方面原因為檔案管理工作帶來很多問題，本文將就這些內(nèi)容進行研究，并對流動人員檔案管理工作提出一些合理建議，希望對我國流動人員檔案管理工作具有一定幫助。

一、當前流動人員檔案管理工作遇到的困境思考

第一，管理職能方面存在局限性。檔案接收工作在我國受到很多方面的限制，尤其是對于那些不具備報到證的流動人員；檔案移交工作在跨區(qū)域時會因標準不一致等情況遇到很多阻礙，例如：通常情況下企業(yè)職工在轉(zhuǎn)正、評職稱時，企業(yè)單位會要求接受檔案，職工檔案可能由于各方面原因并沒有保存在現(xiàn)在所在城市，這種情況需要對其檔案進行調(diào)動、補辦等，由于各地域未能建立統(tǒng)一的標準，導致補辦、調(diào)動等工作需要大費周折，浪費辦理者的時間及精力；不同地區(qū)對于管理檔案方面工作具有不同政策，如絕大多數(shù)地區(qū)對檔案管理方面工作需要向普通民眾收取費用，只有在少部分省市內(nèi)畢業(yè)生可以享受到兩年以內(nèi)的免費檔案管理待遇。上述情況使檔案管理工作遇到了很多困難，我國政府及人力資源等相關(guān)部門需要充分發(fā)揮其管理職能，對包括流動人員在內(nèi)的所有民眾檔案管理工作規(guī)范化管理，并且通過對流動人員檔案方面的管理對其本身進行合理配置。

第二，存在多頭管理現(xiàn)象。檔案管理人員在進行實際管理工作時，可能會遇到多頭管理方面的問題，使管理工作產(chǎn)生混亂的現(xiàn)象。另外對于檔案管理工作，流動人員未能對其重要性產(chǎn)生足夠認識。在很多情況下，流動人員對檔案管理工作未能產(chǎn)生更多重視，待企業(yè)接受后便對其不聞不問，而作為檔案接收方來講，企業(yè)對其管理工作存在很多疏忽。在流動人員進行求職時，可能不會涉及到檔案方面的問題，這種情況為流動人員造成了一種檔案管理工作不重要的錯覺；如今很多年輕人對檔案管理工作沒有很深理解，不知道具體該如何做，久而久之便只能將其擱置；普通企業(yè)內(nèi)檔案管理工作較企事業(yè)單位及國企等存在很大差距，其用途的不同也決定了管理工作、對其重視程度的不同，就一般企業(yè)而言，其無法通過檔案獲取人才更多有價值信息等。以上方面的內(nèi)容都對流動人員的檔案管理工作產(chǎn)生一定阻礙，下面將就這些問題提出一些合理建議。

二、流動人員檔案管理工作中的建議

（一）規(guī)范化檔案管理相關(guān)操作。檔案管理人員對相關(guān)材料進行收集、鑒別等操作時需要規(guī)范化操作，其工作的規(guī)范與否對歸檔質(zhì)量方面都會產(chǎn)生很大作用，因此相關(guān)人員進行工作時需要嚴格按照操作程序及規(guī)定進行材料收集等工作，并對其真實性、可靠性等方面進行仔細檢查，保證歸檔工作質(zhì)量；將存在問題的材料退回，并責令其在一定時間內(nèi)完成修改等工作，在材料符合要求后進行下一步的歸檔操作；當收到非職責范圍內(nèi)的歸檔材料時，需要在第一時間內(nèi)向來源退還，并對其退還過程進行跟蹤，確保材料不會發(fā)生遺失等問題。

（二）將保密安全工作做到位。檔案管理工作可能會與很多部門產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，甚至可能會與涉密機關(guān)產(chǎn)生聯(lián)系，故而需要確保其保密安全工作；檔案管理工作中的材料大多只留有一份記錄，并且無法對其復制，這些為檔案移交等方面出現(xiàn)問題后的補辦等工作帶來很多困難，甚至有時無法對其采取任何補救措施。面對以上情況，檔案管理人員需要重視工作安全與保密，對流動人員進行檔案管理時也需要為人事、設置結(jié)構(gòu)等方面提供保證，在制度層面對檔案管理相關(guān)操作進行約束，確保工作質(zhì)量。

（三）做好歸口管理工作。由于我國各職能部門在檔案管理工作上未能將責任進行明確劃分，導致管理工作存在很多交叉現(xiàn)象，很多部門都可以對民眾的檔案進行管理和存儲，例如職業(yè)介紹單位及人才市場等，由于以上情況，流動人員的檔案管理工作可能存在秩序混亂等現(xiàn)象，為其規(guī)范化管理帶來更多困難。面對這些問題，檔案管理人員需要做好歸口管理工作，嚴格按照我國相關(guān)檔案法開展日常工作，對流動人員檔案進行歸口及集中化的管理，并對相應的分類管理產(chǎn)生足夠重視。

（四）建設法制化的檔案管理制度。除以上方面外，檔案管理工作還應向法制化方向發(fā)展，讓管理工作中的每個步驟都可以按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，保證流動人員切身利益；各地區(qū)對檔案移交等方面工作應達成共識，制定統(tǒng)一標準規(guī)范檔案跨省、跨區(qū)域移交等相關(guān)操作；對不同區(qū)域流動人員檔案管理工作的實際情況進行具體分析，確保檔案管理工作的質(zhì)量，為流動人員配置等方面工作提供保障。

三、結(jié)束語

隨著我國經(jīng)濟等方面不斷進步，流動人口數(shù)量逐年上升，為我國流動人員檔案管理方面工作帶來了一定挑戰(zhàn)。面對這種情況，我國檔案管理部門及有關(guān)部門需要采取一定措施對其進行處理，保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為我國流動人員配置等方面提供可靠依據(jù)，進而促進我國各方面發(fā)展。

[1]劉璟.試論流動人員檔案管理方面的思考與建議[J].黑龍江史志,2014(1):112-112.

[2]車景姝.小議新形勢下的流動人員檔案管理[J].華章,2012(8):295.

[3]劉佳.流動人員檔案管理方面的思考和建議[J].華章,2014(16):320.