論高校人事檔案信息化管理的創(chuàng)新策略

文/益陽廣播電視大學(xué)　史桂湘

論高校人事檔案信息化管理的創(chuàng)新策略

文/益陽廣播電視大學(xué)史桂湘

在社會(huì)信息化程度迅猛發(fā)展的今天，高校人事檔案信息化管理工作如何順應(yīng)新形勢(shì)下人事檔案管理工作發(fā)展需求，為我們提出了具體要求。人事檔案工作歷來都是高校的重點(diǎn)工作，要結(jié)合現(xiàn)代教育管理的新要求與人事檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)學(xué)校人事檔案工作自身建設(shè)的薄弱環(huán)節(jié)、存在的一些問題，提出加強(qiáng)高校人事檔案工作創(chuàng)新管理的一些策略。

人事檔案；信息化管理；創(chuàng)新；策略

高校對(duì)人事檔案的信息化管理，是當(dāng)今時(shí)代人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不可缺少的重要環(huán)節(jié)。隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，各個(gè)高校干部人事檔案管理信息化建設(shè)工作都依據(jù)各自實(shí)際情況，取得了一定的進(jìn)展，但在實(shí)施過程當(dāng)中還存在著一些問題。

一、高校人事檔案的內(nèi)涵及特征

（一）人事檔案的概念。人事檔案是機(jī)關(guān)、單位準(zhǔn)確記錄和反映一個(gè)人成長(zhǎng)歷練、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的文件材料，是個(gè)人信息的儲(chǔ)備庫(kù)，并且能夠給用人單位、組織部門提供人事、勞資、工資、學(xué)歷、職稱等方面的原始記錄，為考核每一個(gè)人提供最有利依據(jù)。

（二）人事檔案的基本特征。人事檔案具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、流動(dòng)性、機(jī)密性四個(gè)特征。

1.人事檔案的全面性特征。人事檔案是與任何一個(gè)社會(huì)人的行為極為密切的一種檔案。包括員工的學(xué)歷學(xué)籍檔案、專業(yè)學(xué)習(xí)情況、工作履歷表、自傳、年度考核表、職務(wù)任免決定、評(píng)優(yōu)決定、職稱評(píng)聘材料、入團(tuán)入黨申請(qǐng)書，因此具有全面性特征，它既能如實(shí)記錄每個(gè)員工的個(gè)人信息，又能從側(cè)面概括出員工工作經(jīng)歷及全貌。

2.人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性特征。人事檔案是由各級(jí)人事、組織、勞動(dòng)各部門，在現(xiàn)職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個(gè)人情況的文件材料所組成，人事檔案始終依據(jù)個(gè)人崗位職責(zé)的現(xiàn)實(shí)分工，真實(shí)記錄員工在工作、學(xué)習(xí)過程中所產(chǎn)生的現(xiàn)實(shí)狀況，按檔案管理要求和規(guī)范組建個(gè)人檔案材料，在用人單位提拔、任免、職稱評(píng)定方面及時(shí)提供和反映真實(shí)顯而易見的情況，凸顯人事檔案的現(xiàn)實(shí)性特征。

3.人員檔案兼具流動(dòng)性的特點(diǎn)。人才市場(chǎng)是流動(dòng)的，人才也是流動(dòng)的，人事檔案更具有流動(dòng)性的特點(diǎn)。如今高校人才流動(dòng)頻繁，對(duì)人事檔案的管理和利用也要順應(yīng)時(shí)代的步伐，按照人事檔案的管理原則，不管人員調(diào)動(dòng)到何處，檔案一定要同隨調(diào)人員一道，轉(zhuǎn)入到新的主管接收單位，在職人員到規(guī)定退休年齡、或者有去世的人員，檔案的保管部門也會(huì)相應(yīng)發(fā)生變化，因此在保管過程中一定要嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)范要求進(jìn)行整理收集。

4.人事檔案管理內(nèi)容的機(jī)密性。人事檔案對(duì)于個(gè)人和各個(gè)單位都十分重要，具有機(jī)密性特征。因此對(duì)于從事人事檔案工作的人員必須具備高度的責(zé)任心，還要恪守檔案的保密制度，對(duì)涉及到個(gè)人和單位的人事檔案的內(nèi)容，不管在任何場(chǎng)合都要按照檔案保密制度做好保密工作，對(duì)于確因工作需要必須查閱人事檔案的，要嚴(yán)格按制度規(guī)定審批和登記程序，對(duì)查閱事項(xiàng)辦理登記手續(xù)。

二、研究高校人事檔案信息化管理的必要性

高校人事檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理人才的重要手段。一個(gè)學(xué)校的人事工作水平的高低直接關(guān)系到是否能夠合理、公平選拔任用人才，通過人事檔案工作對(duì)預(yù)選人員進(jìn)行有計(jì)劃地篩選、調(diào)配、考核、聘任直至對(duì)其委以重任都起著舉足輕重的作用。高度重視高校人事檔案信息化建設(shè)是今后人事檔案工作的重點(diǎn)，信息化建設(shè)既能為高校選用人才提供準(zhǔn)確的信息依據(jù)，又為加強(qiáng)高校的教學(xué)與科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

傳統(tǒng)人事檔案主要以手工操作與紙質(zhì)管理為主，由單位專門人員對(duì)所需表格、資料進(jìn)行手工填報(bào)、整理，為今后提供服務(wù)利用，隨著現(xiàn)階段檔案信息量的急劇增加，還繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行管理不僅勞動(dòng)強(qiáng)度大，而且效率低，還容易造成差錯(cuò)率的增加。為適應(yīng)形勢(shì)所需，需要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)方法，創(chuàng)新人事檔案管理工作方法、轉(zhuǎn)變管理理念，提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，及時(shí)將原始人事檔案材料通過掃描、刻錄，逐一錄入計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)，并建立相應(yīng)的個(gè)人檔案文件夾、目錄，實(shí)行個(gè)人人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，對(duì)今后的及時(shí)查閱提供便利條件，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提高檔案的利用率，更好地促進(jìn)對(duì)高校人事檔案的服務(wù)利用。

三、人事檔案管理存在的弊端

高校的人事檔案信息管理工作都會(huì)大量運(yùn)用到計(jì)算機(jī)，但由于目前所建的人事檔案系統(tǒng)還沒有統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫(kù)功能各有不同，很難實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。

（一）高校檔案管理采編方法落后。檔案事業(yè)的發(fā)展對(duì)原始的檔案信息采編方法是一個(gè)較大的沖擊，落后的采編方法并不能適應(yīng)人事檔案事業(yè)發(fā)展的要求，都需要得到進(jìn)一步改進(jìn)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視程度不高，加之從事具體事宜的檔案人員個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)都不是很高，因此會(huì)造成對(duì)檔案信息工作采編整理不規(guī)范和不完整，造成較多的缺陷，不能適應(yīng)社會(huì)對(duì)人事檔案的查閱利用。

（二）人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，基礎(chǔ)較為薄弱。大多數(shù)單位的人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視，在此崗位上工作的人員很難做出顯著的成績(jī)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作不太重視，對(duì)檔案管理工作的投入就會(huì)極少，基礎(chǔ)設(shè)施也得不到有效的改善，會(huì)直接影響檔案工作人員的工作積極性和檔案管理水平的發(fā)揮。

（三）人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理嚴(yán)重滯后。由于檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)在大多數(shù)單位得不到領(lǐng)導(dǎo)層的重視，加上在基礎(chǔ)設(shè)施方面資金投入少，往往會(huì)出現(xiàn)對(duì)人事檔案管理方面計(jì)算機(jī)技術(shù)的嚴(yán)重滯后，檔案系統(tǒng)硬件設(shè)施、應(yīng)用軟件設(shè)施都沒有嚴(yán)格按照國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行添置和操作，設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化程度達(dá)不到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，今后的檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)發(fā)展也有一定的盲目性，會(huì)給今后的檔案資源建設(shè)帶來工作上的阻礙。

（四）缺乏專業(yè)性管理人員。高校的人事檔案業(yè)務(wù)工作水平提高緩慢，與缺乏高素質(zhì)、高技術(shù)的專業(yè)性管理人員有直接的關(guān)系。目前，信息化管理程度的極速發(fā)展，對(duì)這方面的人才需求量也會(huì)供不應(yīng)求，急需要解決的就是培養(yǎng)具有較高素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)的人才，才能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的需要。

四、人事檔案信息化管理的創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，確?；A(chǔ)建設(shè)的實(shí)施。高校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的重視，加大對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入，從經(jīng)費(fèi)上嚴(yán)格保證，對(duì)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施嚴(yán)格按照國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行添置和操作，設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化程度嚴(yán)格按照檔案規(guī)范的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)予以實(shí)施，這樣，基礎(chǔ)設(shè)施能夠得到較大的改善，為今后更好地開展檔案管理工作打下了良好基礎(chǔ)。有了好的設(shè)備和設(shè)施，能夠提高檔案管理的工作效率。

（二）提升制度規(guī)范意識(shí)，建立健全人事檔案管理規(guī)范制度。沒有規(guī)矩就不成方圓，一個(gè)單位人事檔案工作水平的高低，取決于制度規(guī)范程度。強(qiáng)硬的制度才是搞好人事檔案工作的前提條件。要根據(jù)高校自身工作實(shí)際情況制定出合乎學(xué)校發(fā)展的人事管理規(guī)章制度，確保人事檔案在采編、收集、整理等過程中的全面性和完整性，并對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行真?zhèn)蔚挠行цb別，保證其檔案資料的真實(shí)可靠程度。

（三）加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，必須注重對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。信息化管理程度的極速發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。從事人事檔案管理的工作人員必須具備良好的思想素質(zhì)、熟練的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、專業(yè)的檔案知識(shí)、較高的文字采編能力和綜合分析能力。高校領(lǐng)導(dǎo)要把培訓(xùn)人事檔案管理人員作為常規(guī)性的工作任務(wù)，制定出相應(yīng)的培訓(xùn)人才的計(jì)劃，定期對(duì)這些檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，使他們成為能熟練掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、精通檔案業(yè)務(wù)管理的復(fù)合型專業(yè)人才，迅速推進(jìn)高校人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

（四）建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，創(chuàng)新人事檔案信息化建設(shè)。為了提高對(duì)人事檔案的服務(wù)利用，更好地提升工作質(zhì)量和工作效率，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)系統(tǒng)、為組織、人事部門提供全面、高效、快捷的利用服務(wù)，充分發(fā)揮人事檔案的應(yīng)有作用，為推進(jìn)高校的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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