新時期提高辦公室檔案管理有效性的對策探究

文/云南省祥云縣檔案局　郭光玲

新時期提高辦公室檔案管理有效性的對策探究

文/云南省祥云縣檔案局郭光玲

辦公室檔案管理工作是事業(yè)單位以及國有企業(yè)的重要工作，它是聯(lián)系各個部門的紐帶。隨著社會的發(fā)展和科技的進步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應當下社會的發(fā)展。新時期辦公室檔案管理工作必須緊跟時代發(fā)展的需求，提高辦公室檔案管理工作的效率和質量。本文主要分析了辦公室檔案管理的意義和面臨的問題，并探討如何提高辦公室檔案管理的有效性。

新時期；辦公室檔案管理；信息化

辦公室檔案管理工作是對國有企業(yè)以及事業(yè)單位日常工作的記錄跟蹤，并對日常各項工作進行規(guī)范整理，是國有企業(yè)和事業(yè)單位一項常規(guī)性工作。目前，我國事業(yè)單位和國有企業(yè)正在進行體制改革，事業(yè)單位職工與國企員工比較混雜，所以對檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作比較復雜，檔案內(nèi)容不清晰，檔案信息化程度低等問題，不利于辦公室檔案管理工作有效的開展。因此，必須提高辦公室檔案管理工作的效率。

一、新時期辦公室檔案管理工作的意義

辦公室檔案是企業(yè)和事業(yè)單位珍貴的歷史資源，它具有重要的社會價值和經(jīng)濟價值。辦公室檔案記錄了企業(yè)和事業(yè)單位日常經(jīng)營活動中的一切內(nèi)容，包括了企業(yè)、單位職工的個人信息、日常經(jīng)營活動信息、資金運轉情況等。這些信息能夠為企業(yè)和事業(yè)單位經(jīng)營活動提供一定的參考價值。辦公室檔案詳細記錄了企業(yè)和單位從創(chuàng)立之初到發(fā)展的整個過程，以及公司在發(fā)展過程中取得的一些知識成果，如果發(fā)生產(chǎn)權糾紛，單位可以從檔案中找到相關的信息，維護自身的合法權益。

二、辦公室檔案管理面臨的主要問題

（一）企業(yè)、事業(yè)單位領導不重視辦公室檔案管理。事業(yè)單位和國企在發(fā)展過程中，單位的領導對檔案管理工作不太重視，對檔案管理沒有建立長遠的發(fā)展規(guī)劃，所以一些前期的舊檔案要么被遺失，要么被銷毀，檔案資源的完整性比較差。

（二）沒有建立健全辦公室檔案管理制度。當前，我們國家很多事業(yè)單位的檔案管理并沒有形成一套系統(tǒng)的管理方法，也沒有充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案的作用，很多單位的檔案純粹是為了應付上級的檢查。在實際工作中，檔案的收集、填寫、收藏也沒有按照檔案管理的要求進行，檔案的填寫比較隨意，因此檔案信息有時候存在不少錯誤。

（三）辦公室檔案管理信息化程度低、管理人員素質低。由于領導不重視檔案管理工作，因此對檔案管理部門投入的資金有限，也沒有建立檔案信息化管理。很多事業(yè)單位還是以文檔、圖文信息的檔案為主。辦公室檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，由于事業(yè)單位不重視檔案管理，因此辦公室檔案管理人員大多是從其他部門抽調(diào)過來的，很多人不具備檔案管理知識，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。

三、新時期加強辦公室檔案高效管理的措施

（一） 完善辦公室檔案管理機制。事業(yè)單位的領導要重視檔案管理工作，只有領導重視了，才能上下一心做好檔案管理工作，提高檔案管理的工作效率。首先，建立檔案管理責任機制，明確每個檔案管理工作人員的崗位職責，一旦檔案出現(xiàn)問題，可以及時找到檔案管理相關的責任人。這樣就避免出現(xiàn)因為工作人員消極怠工，導致檔案信息填寫出現(xiàn)問題。其次，建立檔案管理工作流程。當前檔案管理人員的專業(yè)能力不高，為了提高檔案管理的效率，必須建立檔案管理流程。這樣在日常的工作中，檔案人員可以按照工作流程進行工作，完成檔案收集檢索、收藏等工作。最后，要建立檔案管理突發(fā)事件的應急預案。檔案室一旦出現(xiàn)非人力造成的意外事件，導致檔案出現(xiàn)了損壞或者遺失，檔案管理部門要立即對檔案進行修復和再建工作。

（二）提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)技能。辦公室檔案的管理工作是一項技術含量比較高的工作。特別是隨著計算機網(wǎng)絡技術在檔案管理工作中的廣泛應用，對檔案管理人員提出了更高的要求。首先，他們不僅需要具備檔案管理的相關知識，還要學會熟練使用計算機、掃描儀等電子設備。這就要求我們的檔案管理工作人員必須與時俱進，不斷學習新的技術和新的知識，不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)。其次，單位可以定期組織相關的檔案管理培訓，通過多種方式增強檔案管理工作人員的專業(yè)技能，同時也要加強對檔案人員的思想教育和責任意識，讓他們在工作中增強責任感和保密意識。最后，事業(yè)單位要加強對檔案管理隊伍的建設，面向社會公開招聘專業(yè)的檔案管理人才。

（三）加強辦公室檔案管理的信息化建設。計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展，給辦公室檔案管理工作帶來了新的發(fā)展契機。將檔案管理工作與計算機技術有效地結合，能夠大大提升辦公室檔案管理的工作水平。利用計算機系統(tǒng)可以將檔案進行分類整理，不僅能提高管理人員的工作效率，還能夠提高檔案的利用率。

四、結語

檔案管理工作是一項比較繁瑣的工作，它涉及到檔案信息的收集、整理、檢索、收藏、查閱等多個環(huán)節(jié)。為了提高辦公室檔案管理工作的效率，檔案管理部門要不斷創(chuàng)新管理方式，加大對檔案管理的資金投入，促進檔案管理工作的發(fā)展。

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[2]計桂萍.新形勢下檔案管理工作如何做到與時俱進芻議[J].才智,2011(28):324-324.

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