事業(yè)檔案管理效率提高策略探究

文/新疆廣電局九一六二二臺(tái)　謝文娟

事業(yè)檔案管理效率提高策略探究

文/新疆廣電局九一六二二臺(tái)謝文娟

如何提高事業(yè)單位檔案管理的效率既關(guān)系到整體工作的運(yùn)行效率，也關(guān)系到為社會(huì)以及大眾的服務(wù)水平，但是從實(shí)踐來看，事業(yè)單位的檔案管理效率普遍不高，這其中存在著的問題也是十分明顯的，本文對(duì)該問題進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析，并且有針對(duì)性提出了提高事業(yè)單位檔案管理效率的對(duì)策。

事業(yè)單位；檔案管理；效率

事業(yè)單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理在過程中都有相關(guān)資料留存，其人員檔案也是檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容。由于檔案管理本身要占用一定的時(shí)間和精力，加上有些業(yè)務(wù)的開展需要對(duì)檔案進(jìn)行查詢、核實(shí)等，因此檔案管理的效率關(guān)系著其他業(yè)務(wù)的效率，因此通過提高檔案管理工作效率可以促進(jìn)整體運(yùn)行效率的提高。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀。在信息技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)下，事業(yè)單位的工作中也廣泛應(yīng)用了電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，所形成的各種檔案除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也有越來越多的電子檔案，相應(yīng)的檔案管理也增加了通過計(jì)算機(jī)管理的方式。但是紙質(zhì)檔案仍然占有相當(dāng)大的比重，有的紙質(zhì)檔案與電子檔案存在著聯(lián)系，如何進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理給事業(yè)單位檔案管理帶來了雙重壓力，難度也大大增加了，使檔案管理工作產(chǎn)生了許多的問題，嚴(yán)重影響了檔案的利用。

（二）事業(yè)單位檔案管理存在的問題。主要問題如下：

1.缺乏對(duì)檔案管理的重視，檔案管理觀念落后。當(dāng)前許多事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理的重視，在實(shí)踐中有的沒有設(shè)置專門的部門或者專門的機(jī)構(gòu)，而是各個(gè)部門獨(dú)自簡(jiǎn)單地將檔案歸檔存放或者是由某個(gè)部門兼職配合。缺乏重視還表現(xiàn)在投入不足，包括設(shè)備和資金的不足，都影響著管理的正常運(yùn)行和效率的提高。有的事業(yè)單位有專門的部門，但是在崗的管理人員在檔案管理觀念上卻十分落后，進(jìn)行檔案管理實(shí)際上只能將現(xiàn)有資料進(jìn)行統(tǒng)一存放或者在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行存檔，不是真正意義上的檔案管理。

2.檔案管理的信息化程度低?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)高度發(fā)達(dá)，在促進(jìn)效率提高方面具有良好的表現(xiàn)，但是在目前事業(yè)單位的檔案管理中仍然沒有得到很好的應(yīng)用，這就導(dǎo)致在許多業(yè)務(wù)中仍然大量要求用紙質(zhì)文件資料，不但影響檔案管理的有效性，也影響事業(yè)單位的業(yè)務(wù)效率。對(duì)于一些電子檔案，事業(yè)單位檔案管理也是簡(jiǎn)單地進(jìn)行電子存檔，而沒有通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理分類，而且是在本部門內(nèi)部存檔，在本部門或者其他部門需要時(shí)，查找起來還是不便，影響檔案資料的共享和利用，效率始終無法有效提高。

3.檔案管理人員素質(zhì)水平較低。事業(yè)單位作為職能單位在業(yè)務(wù)開展方面工作量巨大，形成的各種檔案資料也十分龐大，加上事業(yè)單位檔案管理人員較少，大部分是年齡較大的人員，工作任務(wù)十分繁重，導(dǎo)致他們積極性不高，同時(shí)他們中的大多數(shù)不是專業(yè)的，在專業(yè)素質(zhì)上存在很大的欠缺，缺乏專業(yè)的能力，在方法上也落后，掌握信息化能力不足，嚴(yán)重阻礙檔案管理效率的提高。

二、提高事業(yè)單位檔案管理效率的具體措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化管理理念。作為事業(yè)單位要從上至下加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)與重視，要設(shè)立專門的檔案管理部門或者機(jī)構(gòu)，設(shè)置專門的崗位并進(jìn)行專業(yè)人員配備，同時(shí)還要對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行思想強(qiáng)化，從檔案形成就開始重視。還要給予檔案管理部門必要的資金支持和設(shè)備支持，來保證其工作的開展和效率的提高。同時(shí)還要在人員結(jié)構(gòu)上引進(jìn)或者聘用檔案管理的專業(yè)人才，或者組織現(xiàn)有人員參加相應(yīng)的培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)，培養(yǎng)專業(yè)技能，學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)，例如學(xué)習(xí)如何利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，從而促進(jìn)效率的提升。

（二）提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。鑒于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的高效性，作為事業(yè)單位不但要在具體的業(yè)務(wù)辦理中引進(jìn)并應(yīng)用，還要在檔案管理中認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并在實(shí)際中積極有效地利用信息技術(shù)，通過提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平來促進(jìn)檔案管理效率的提升。當(dāng)前事業(yè)單位的業(yè)務(wù)辦理越來越多地應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)，形成的許多檔案資料也開始電子化，在檔案管理信息化的提高下還能夠更廣泛地促進(jìn)事業(yè)單位電子政務(wù)辦理。在利用信息化進(jìn)行檔案管理的過程中，不僅是將所有檔案進(jìn)行電子存檔，還要對(duì)檔案進(jìn)行歸納、分類，并將整理好的檔案放在單位統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中，這樣各個(gè)部門都能夠在需要時(shí)按照權(quán)限進(jìn)行查找和利用，這也是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的共享功能帶來檔案效性的提升。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)方面存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從以下兩個(gè)方面進(jìn)行改，首先，促進(jìn)工作積極性的提高，這一點(diǎn)還要有賴于他們自身從思想觀念上進(jìn)行改變，同時(shí)加強(qiáng)自身的責(zé)任感。其次，促進(jìn)業(yè)務(wù)能力的提高，檔案管理工作是具有專業(yè)性的工作，要安排專業(yè)的人在相應(yīng)的崗位，同時(shí)單位還要定期組織他們參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，學(xué)習(xí)信息化的有效利用。

三、結(jié)語

事業(yè)單位各個(gè)部門形成的檔案量大類廣、十分繁雜，進(jìn)行檔案管理是通過有效的歸納、分類進(jìn)行科學(xué)化的存檔和管理，以方便各個(gè)部門在日后需要時(shí)能夠及時(shí)地查找和利用。但是目前事業(yè)單位在檔案管理的具體工作中還存在著諸多的問題，只有通過加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，提升現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用水平以及提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升。

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