新形勢下民航專業(yè)檔案管理研究

文/中國民用航空飛行校驗中心　周莉

新形勢下民航專業(yè)檔案管理研究

文/中國民用航空飛行校驗中心周莉

本文通過分析民航專業(yè)檔案的特點，闡述民航專業(yè)檔案管理在民航業(yè)務工作中發(fā)揮的重要作用，進而結(jié)合民航專業(yè)檔案管理在新形勢下面臨的挑戰(zhàn)，以民航檔案工作的總體要求為指導，提出全面提高民航專業(yè)檔案管理水平的具體措施。

民航；專業(yè)檔案；研究

民航專業(yè)檔案工作是民航各項工作的重要環(huán)節(jié)和組成部分，是記錄和維護中國民航事業(yè)發(fā)展真實面貌的一項重要工作。隨著民航事業(yè)高速發(fā)展，民航專業(yè)檔案管理的信息保障作用日益顯著。本文通過闡述民航專業(yè)檔案管理的重要性，分析民航專業(yè)檔案工作面臨的新形勢，進而提出促進民航專業(yè)檔案管理水平提升的具體措施。

一、民航專業(yè)檔案管理的重要性

民航各行業(yè)活動中形成的文件、記錄、表格，是民航工作的真實記載，歸檔后成為民航專業(yè)檔案資源的重要構(gòu)成之一，在民航工作中發(fā)揮著重要作用。

（一）民航專業(yè)檔案的有效管理，為業(yè)務管理提供質(zhì)量保證。文件是民航各項業(yè)務管理的重要依據(jù)，文件控制是業(yè)務管理過程的一項重要活動?，F(xiàn)階段，文件過程控制被納入到檔案管理范圍之中，將民航專業(yè)文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入業(yè)務部門人員職責中，形成嚴密、高效的文檔管理網(wǎng)，實時跟蹤業(yè)務流程，評估業(yè)務活動質(zhì)量，通過歸檔、查閱等方式，考核業(yè)務工作是否按照民航規(guī)定和程序完成，對民航業(yè)務管理起到監(jiān)督、檢查的作用，從而提供質(zhì)量保證。

（二）檔案部門的通力協(xié)作，為業(yè)務管理提供信息支持。

檔案部門作為基礎性管理部門，在民航管理體系中受到了特別的重視，擔負著重要職能。民航各專業(yè)的日常工作中，檔案部門均要參與其中，全面負責專業(yè)技術文件和資料的組織和歸口管理，一方面有利于民航業(yè)務管理體系能夠正常、高效的運行，提高民航管理層次；另一方面促使民航專業(yè)檔案管理更加規(guī)范化、標準化，為業(yè)務管理提供強有力的信息支持。

二、新形勢下民航專業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

民航專業(yè)檔案是各行業(yè)履行職責、開展工作的信息支持和保障，成為民航的核心信息資源。新形勢下，對傳統(tǒng)民航專業(yè)檔案的管理范圍、管理形式等方面提出了更高的要求。

（一）對民航專業(yè)檔案管理范圍提出新要求。作為文件資料和質(zhì)量記錄的歸口管理部門，要求檔案部門深入基層，了解各業(yè)務專業(yè)文件的形成，既要負責檢查文件資料是否完整準確，又要對歸檔的各類文件進行最終驗收，并按照程序規(guī)定對過程文件、記錄予以管理和監(jiān)督，保證各個環(huán)節(jié)的檔案資料完整、系統(tǒng)。文檔管理中所說的質(zhì)量要求，通常是對文件和檔案的歸檔數(shù)量、保管狀況、保護修復等日常工作的要求，而在現(xiàn)階段，除強調(diào)上述內(nèi)容外，更主要的是對文檔信息的權威性、全面性、準確性及實用性等內(nèi)容方面的要求。檔案管理人員的工作重點要從傳統(tǒng)的“管理員角色”轉(zhuǎn)換為“業(yè)務信息員角色”，在民航各業(yè)務活動中起到不可或缺的參謀作用。

以“飛行校驗報告”為例：飛行校驗是指為保證飛行安全，使用裝有專門校驗設備的飛行校驗飛機，按照飛行校驗的有關規(guī)范，檢查和評估各種導航、雷達、通信等設備的空間信號的質(zhì)量及其容限，以及機場的進、離港飛行程序，并依據(jù)檢查和評估的結(jié)果出具飛行校驗報告的過程。飛行校驗報告是校驗員執(zhí)行任務完畢后，在作業(yè)場所出示校驗報告作為本次校驗科目的有效憑證。在專業(yè)檔案管理過程中中，檔案人員通過和飛行員、校驗員分析、討論，重新對校驗報告內(nèi)容加以規(guī)范，按照校驗科目分別制定了ILS（儀表著陸系統(tǒng)）飛行校驗報告模板、NDB（無方向性信標）飛行校驗報告模板、V/D（全向信標/測距儀）飛行校驗報告模板、PAPI（助航燈光）飛行校驗報告模板等，重新審核修改了模版內(nèi)容，如NDB（無方向性信標）飛行校驗報告模板中要求列出機場名稱、臺站名稱、校驗種類、圓周飛行校驗結(jié)果（發(fā)射機號、檢查高度、檢查半徑、指針擺動、覆蓋范圍）、徑向飛行校驗結(jié)果（徑向線用途、方位、開始位置距臺距離、結(jié)束位置距臺距離、識別、語音、過臺等）；此外，重新規(guī)定了必須由機長和校驗員同時簽字確認方可生效的管理規(guī)定。以上做法可以確保飛行校驗專業(yè)檔案的準確性、規(guī)范性、權威性，促進檔案管理水平提升。

（二）對民航專業(yè)檔案管理形式提出新要求。為配合民航業(yè)務管理模塊，一是要求民航專業(yè)檔案管理推進信息化工作，適應新形式，調(diào)整新方法。民航各行業(yè)要積極爭取單位領導或信息部門的支持，建立專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，積極應用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)開展日常專業(yè)檔案工作，做到專業(yè)檔案與業(yè)務流程無縫連接。二是要求加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，要以“消化存量、消滅增量”為目標，將專業(yè)檔案數(shù)字化作為一項常態(tài)性工作，要以“需求為導向、必要為原則”，將重要的專業(yè)檔案優(yōu)先數(shù)字化，以便于適應民航業(yè)務管理需要。

以校驗飛行FOC航班控制運行系統(tǒng)為例，此系統(tǒng)經(jīng)過三年的技術研發(fā)，于2012年正式上線運行。FOC系統(tǒng)用于校驗飛行前運行簽派、航行情報等工作，在該系統(tǒng)中完成飛行信息內(nèi)容填寫、任務下達等操作環(huán)節(jié)。技術研發(fā)時，檔案人員參與在內(nèi)，提出系統(tǒng)要自動生成業(yè)務文件，并完成自動歸檔，行政專業(yè)檔案，從而實現(xiàn)飛行校驗業(yè)務操作與專業(yè)檔案管理的無縫連接。目前該系統(tǒng)運行狀態(tài)良好，專業(yè)檔案存儲有序、完整，便于日常利用查閱。

三、新形勢下提高民航專業(yè)檔案管理水平的具體措施

新形勢下民航檔案工作的總體要求主要是服務于民航改革發(fā)展大局，緊緊圍繞民航安全等中心工作，以檔案收集齊全完整、管理科學有效、服務優(yōu)質(zhì)到位為目標，結(jié)合各門類檔案實際，規(guī)范基礎業(yè)務建設，不斷提升民航專業(yè)檔案工作的能力和水平。檔案部門應從以下幾方面著手，提升民航專業(yè)檔案管理水平。

（一）規(guī)范隊伍建設，打造專業(yè)檔案管理團隊。各單位應建立黨委統(tǒng)一領導，檔案部門歸口管理、各部門共同協(xié)作的檔案工作機制，明確檔案管理機構(gòu)，配備專兼職檔案人員，打造一支愛崗敬業(yè)、技術過硬的專業(yè)團隊，積極穩(wěn)妥開展專業(yè)檔案管理工作。此外，各單位應明確1名分管檔案工作領導，每年至少聽取1次檔案工作匯報，及時研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中遇到的困難與問題，為檔案工作順利開展提供人力、物力、財力等方面的保障。

（二）加強宣傳教育，提高專業(yè)檔案管理意識。民航專業(yè)檔案管理最大的問題是員工檔案意識不強，導致檔案收集工作難以快速提高，極大影響了檔案工作的進展和質(zhì)量。

可以以單位成立紀念日、“國際檔案日”等為契機，創(chuàng)新宣傳內(nèi)容，拓寬宣傳渠道，從實際出發(fā)，以豐富的檔案資源為依托，通過舉辦展覽、座談會等多種形式的宣傳活動，充分展現(xiàn)檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價值，充分發(fā)揮檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的重要作用。通過檔案宣傳，可提高員工專業(yè)檔案管理意識，既可明確專業(yè)檔案在民航工作各項活動中不可或缺的重要地位以及對民航管理的重大影響，同時也可提高業(yè)務人員對檔案管理的重視程度。

（三）提高培訓力度，增強專業(yè)檔案管理技能。各單位應加大培訓投資力度，提高業(yè)務人員專業(yè)檔案管理新技能，加強創(chuàng)新意識、創(chuàng)新方法，實現(xiàn)民航專業(yè)檔案管理新常態(tài)。

1.加強檔案管理人員督導能力。民航業(yè)務工作內(nèi)容繁瑣、程序復雜，檔案部門只有保持深入基層的連貫性和持久性，才能保證文檔的準確性和完整性。通過培訓，使檔案工作者及時了解各業(yè)務環(huán)節(jié)需要保存的原始記錄，從源頭掌握歸檔范圍，掌握第一手資料，履行好監(jiān)督、指導、檢查的作用，確保能夠反映業(yè)務全貌的文件資料及時歸檔。

2.加強業(yè)務人員檔案管理技能。各單位可規(guī)定業(yè)務活動中生成的技術和管理記錄要由業(yè)務人員親自歸檔，這更有利于業(yè)務人員了解文件、記錄在中心質(zhì)量管理中的重要作用，增強了全員的檔案意識，使人人都成為“檔案員”，并且將業(yè)務文件的收集整理工作作為日常工作，并納入到工作職責中，作為年底考核內(nèi)容之一，一方面可以確保業(yè)務文件及時有效歸檔，另一方面可以為業(yè)務人員提供有力的信息保障。

（四）完善過程管理，實現(xiàn)專業(yè)檔案閉環(huán)控制。民航業(yè)務管理的關鍵在于全過程的閉環(huán)控制，文件控制作為貫穿業(yè)務活動全過程的關鍵要素，在各項工作實踐中極為重要。

1.通過對文件和資料進行全程控制，將文件控制納入檔案工作的管理范疇，使檔案工作從孤立的“歸檔后”管理擴展到文檔運動周期全過程的管控，真正實現(xiàn)民航專業(yè)檔案的閉環(huán)管理。民航專業(yè)檔案管理注重文件的現(xiàn)場管理與質(zhì)量記錄的憑證作用，強化了文件資料的連續(xù)性，是保證文件資料收集、整理的一項十分有效的措施。

2.對業(yè)務日常文件進行合理分類和編號，細化日常文件管理要求。因分類編號的規(guī)范程度能夠反應日常文件管控的科學性和系統(tǒng)性，所以分類編號既要符合民航業(yè)務管理體系規(guī)定，又要符合檔案管理的標準。為此，各單位可根據(jù)行業(yè)特點，制定《業(yè)務文件編號規(guī)則》，對規(guī)范現(xiàn)行文件管理、確保歸檔文件準確性和完整性起到重要作用。

（五）嚴格歸檔管控，確保專業(yè)檔案資源質(zhì)量。文件的歸檔是文件轉(zhuǎn)化成檔案的最后環(huán)節(jié)，不可掉以輕心。民航專業(yè)檔案管理規(guī)定了歸檔范圍，也明確了業(yè)務人員的歸檔職責。檔案部門應變被動為主動，及時了解各業(yè)務環(huán)節(jié)的進展情況，督促相關部門對各階段的文件資料進行歸檔，保證在民航業(yè)務活動中能夠準確、及時的提供檔案信息，主動地、最大限度地發(fā)揮檔案部門在民航各項工作中的重要作用，提高專業(yè)檔案質(zhì)量。

（六）樹立競爭意識，展現(xiàn)檔案人員職業(yè)修養(yǎng)。檔案人員的綜合素質(zhì)，決定了專業(yè)檔案工作的質(zhì)量。高質(zhì)量的專業(yè)檔案管理，為民航的發(fā)展提供科學可靠的歷史憑證。新形勢下，應從以下幾方面提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)。

1.樹立職業(yè)競爭意識。現(xiàn)如今，檔案人員思想過于安逸，毫無競爭壓力，缺乏提高自身修養(yǎng)的意識和動力。檔案人員應增強危機意識，在競爭中求生存，在競爭中謀發(fā)展。各單位應加大激勵機制，將檔案工作考核標準細化，形成競爭上崗的良好態(tài)勢，促進專業(yè)檔案工作平穩(wěn)、有序開展。

2.努力提高綜合素質(zhì)。檔案人員應具有較強的反應、判斷、歸納能力，積極協(xié)調(diào)各業(yè)務歸口部門關系，及時將業(yè)務檔案收集齊全；對已歸檔的業(yè)務檔案要有分析、鑒別能力，如材料是否有保存價值、內(nèi)容是否完整、整理是否科學、檢索是否方便等；此外，檔案人員要具備創(chuàng)新精神，充分發(fā)揮自身能力，挖掘?qū)I(yè)檔案信息、服務內(nèi)容，提供更深層次的專業(yè)檔案分析數(shù)據(jù)，開創(chuàng)專業(yè)檔案管理和開發(fā)利用新局面。

四、結(jié)語

綜上所述，民航專業(yè)檔案管理是反應民航各專業(yè)管理水平的重要標志。業(yè)務管理的過程同時也是形成專業(yè)檔案的過程，而專業(yè)檔案管理工作的提升又可以促進民航業(yè)務工作發(fā)展，兩者相輔相成、相互促進。民航檔案部門應當抓住有力時機，將民航專業(yè)檔案工作提高到一個新的管理水平，為民航各行業(yè)過程管理提供可靠的信息保障和技術支持，切實推進民航檔案工作邁上新臺階。