數(shù)字時(shí)代對(duì)秘書人員檔案管理能力的新要求及培養(yǎng)

文/北京青年政治學(xué)院　汪玉川；首都師范大學(xué)　楊霞

數(shù)字時(shí)代對(duì)秘書人員檔案管理能力的新要求及培養(yǎng)

文/北京青年政治學(xué)院汪玉川；首都師范大學(xué)楊霞

數(shù)字時(shí)代催生了許多新的工作方式，數(shù)字檔案管理就是其中之一。它在對(duì)秘書專業(yè)的專業(yè)課《檔案管理》產(chǎn)生影響的同時(shí)，也對(duì)秘書人才的專業(yè)能力要求產(chǎn)生了影響，還對(duì)秘書的崗位產(chǎn)生了影響，為了適應(yīng)社會(huì)的這一變化，秘書專業(yè)的人才培養(yǎng)方案應(yīng)該有所變化。

數(shù)字時(shí)代；檔案管理；切分；著錄；人才培養(yǎng)方案

隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，信息的管理發(fā)生了天翻地覆的變化。數(shù)字化在降低人們對(duì)文字閱讀的興趣的同時(shí)，卻提高了人們對(duì)視頻觀看的興趣。這就使得檔案管理的對(duì)象、檔案管理的方法產(chǎn)生了巨大變化，進(jìn)而，也對(duì)秘書的檔案管理能力提出了新的要求。這對(duì)秘書學(xué)專業(yè)來(lái)說(shuō)，既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)會(huì)。說(shuō)它是挑戰(zhàn)，是因?yàn)檎莆諗?shù)字檔案管理的能力要遠(yuǎn)比掌握紙質(zhì)檔案管理的能力難得多；說(shuō)它是機(jī)會(huì)，是因?yàn)槊貢鴮W(xué)專業(yè)終于有了一個(gè)過(guò)硬的專業(yè)技能了。這個(gè)能力不僅體現(xiàn)在技術(shù)上，而且體現(xiàn)在素質(zhì)上，特別是體現(xiàn)在創(chuàng)新能力上。

一、秘書人員檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

伴隨著檔案管理對(duì)象由紙質(zhì)檔案為主向數(shù)字檔案為主的轉(zhuǎn)變，管理的條件、方法和所需要的能力也發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。

所謂數(shù)字檔案，是指以視頻或音頻形式存儲(chǔ)的信息，電視臺(tái)等媒體又稱其為媒體資產(chǎn)。紙質(zhì)及實(shí)物檔案管理主要需要的是空間和架子，而數(shù)字檔案管理的基本條件是網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這一轉(zhuǎn)變對(duì)管理方法的影響主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（一）由表層管理向深層管理轉(zhuǎn)變。調(diào)用一份紙質(zhì)檔案時(shí)，一般不會(huì)只調(diào)用其中的某一頁(yè)，往往是調(diào)用一套檔案，再?gòu)闹姓业接杏玫哪遣糠中畔ⅰＨ缬脩粝氩槟硞€(gè)通知中的某一項(xiàng)要求，就必須調(diào)用整個(gè)通知。而調(diào)用數(shù)字檔案（視音頻信息）時(shí)，既可以調(diào)用長(zhǎng)達(dá)幾十個(gè)小時(shí)的完整信息，也可以調(diào)用其中幾秒鐘的信息。如用戶想使用某個(gè)足球運(yùn)動(dòng)員在某場(chǎng)比賽的某一次助攻視頻時(shí)，他不必從一個(gè)半小時(shí)的整場(chǎng)比賽的錄像中找，只需要輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞，就能迅速找到所需要的視頻。

這種不同是因?yàn)閷?duì)不同介質(zhì)檔案的管理不同造成的，而對(duì)不同介質(zhì)檔案管理的不同則是與瀏覽不同介質(zhì)的特點(diǎn)有關(guān)。瀏覽紙質(zhì)檔案要比瀏覽視音頻檔案容易。也就是說(shuō)，同樣是陌生的、內(nèi)容容量差不多的檔案，瀏覽并確定所需要信息，紙質(zhì)檔案需要的時(shí)間要比數(shù)字檔案所需要的時(shí)間少。所以，為了方便數(shù)字檔案的使用者，使其能夠迅速找到并調(diào)用所需的信息，就要對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行化整為零的管理，即對(duì)完整的視音頻進(jìn)行層層切分，使之變成一個(gè)個(gè)小片斷，再對(duì)每個(gè)小片斷進(jìn)行文字說(shuō)明，即著錄。

管理檔案，一個(gè)重要的工作是編目。對(duì)紙質(zhì)檔案的編目，只需要對(duì)完整一套檔案的各方面信息進(jìn)行著錄，如時(shí)間、作者、主要內(nèi)容、關(guān)鍵詞、語(yǔ)言種類等；但對(duì)數(shù)字檔案的編目，不僅需要對(duì)完整檔案信息進(jìn)行著錄，還要對(duì)檔案進(jìn)行層層切分，然后分別著錄。這就是說(shuō)數(shù)字檔案的編目包括兩個(gè)方面：切分與著錄。

一般情況下，數(shù)字檔案的切分分為五層：節(jié)目、片段、場(chǎng)景、鏡頭和關(guān)鍵幀；著錄主要有四大項(xiàng)：題名項(xiàng)、主題項(xiàng)、描述項(xiàng)、建設(shè)者項(xiàng)。

如對(duì)一個(gè)專題片（即一個(gè)節(jié)目，如某次會(huì)議）的管理是：先進(jìn)行片段層的切分與著錄，即將完整的專題片切分成若干個(gè)內(nèi)容相對(duì)完整的片段，同時(shí)為每一個(gè)重要片段（編目者認(rèn)為重要的）抽取一幅關(guān)鍵幀，并著錄該片段的主要信息：題名項(xiàng)、主題項(xiàng)、描述項(xiàng)、建設(shè)者項(xiàng)等。

片段層編目完成后，要進(jìn)行的是下一層——場(chǎng)景層的切分與著錄，即將每個(gè)重要片段切分成若干個(gè)場(chǎng)景，然后對(duì)其中重要場(chǎng)景的各方面信息進(jìn)行著錄，并抽取至少一幅關(guān)鍵幀。

然后是再下一層——鏡頭層的切分與著錄，即將每一個(gè)重要場(chǎng)景再切分成若干鏡頭，并對(duì)重要鏡頭的各方面信息進(jìn)行著錄，同時(shí)抽取至少一幅關(guān)鍵幀。

這么編目的目的是便于利用者提取任意一個(gè)想用的部分，不必花大量時(shí)間瀏覽整個(gè)視頻資料。但從上述數(shù)字檔案的管理過(guò)程可以看出，它對(duì)數(shù)字檔案不僅有表層的管理：節(jié)目層的著錄，更有深層的管理：層層切分并逐層著錄。

（二）由被動(dòng)管理向能動(dòng)利用轉(zhuǎn)變。主要內(nèi)容有：

1.檔案管理技術(shù)改變引起工作重點(diǎn)改變。檔案管理工作主要包括八方面的工作：檔案搜集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編研與檔案利用。過(guò)去，對(duì)秘書的檔案管理工作要求重點(diǎn)是做好前六項(xiàng)，即來(lái)什么檔案管理什么檔案就基本可以了?，F(xiàn)在，由于數(shù)字檔案管理技術(shù)的先進(jìn)性，對(duì)秘書的檔案管理工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)為：檔案檢索（包括編目工作）、檔案編研與檔案利用。因?yàn)樵跀?shù)字檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，檔案搜集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)都可以由專門設(shè)備和管理軟件完成，留給人的工作就比較簡(jiǎn)單了。如需要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，只要向系統(tǒng)內(nèi)輸入要求，幾乎是瞬間就能得到統(tǒng)計(jì)結(jié)果。因此，上述工作在檔案管理工作中的重要性有所下降。相應(yīng)的計(jì)算機(jī)不能完成的工作，人能發(fā)揮主觀能動(dòng)性的工作，如檔案檢索（包括編目工作）、檔案編研與檔案利用工作就成了管理者的重點(diǎn)工作。

2.檔案利用的需求改變引起工作重點(diǎn)改變。以往，檔案利用最常見(jiàn)的作用是證明，管理者能迅速找到可以證明某事、某人的檔案材料就可以了。至于利用檔案創(chuàng)造新作品，或基于對(duì)檔案的研究為領(lǐng)導(dǎo)或部門工作提出建議，不是秘書檔案管理時(shí)的主要工作。但隨著信息設(shè)備和信息管理技術(shù)的提高，人們閱讀習(xí)慣的改變，使得領(lǐng)導(dǎo)或部門的工作總結(jié)，對(duì)產(chǎn)品的推介、宣傳等不再以文字的形式或配合PPT演講的形式進(jìn)行，取而代之的是視頻形式。這就要求秘書們能夠利用已有的視音頻——數(shù)字檔案制作工作總結(jié)專題片，或情況、產(chǎn)品介紹專題片等。而制作專題片，就要充分發(fā)揮管理者的主觀能動(dòng)性，這不僅需要有較高的文化水平，還需要有較強(qiáng)的創(chuàng)新能力。

二、秘書人員能力與素質(zhì)要求提高

以傳統(tǒng)介質(zhì)為檔案管理對(duì)象的檔案管理，對(duì)秘書的能力要求是：了解檔案管理的要求，掌握檔案管理技術(shù)，如分類、裝訂、裝盒、著錄、復(fù)印、傳真等，其技術(shù)含量和對(duì)創(chuàng)新的要求并不高；而以視音頻為主要檔案資料的數(shù)字檔案管理，其對(duì)管理者的能力與素質(zhì)要求則比較高。其主要表現(xiàn)在以下這4個(gè)方面。

（一）要有較高的對(duì)視音頻作品的理解能力。這主要是因?yàn)?，在?duì)數(shù)字檔案進(jìn)行編目時(shí)，必須有較高的對(duì)視音頻信息的理解能力和比較熟悉不同類型的視音頻信息的編目特點(diǎn)，才能正確切分和準(zhǔn)確著錄。否則，會(huì)層次切的不對(duì)，重要的片段、場(chǎng)景、鏡頭沒(méi)抓住，重要的信息沒(méi)著錄上。

一般來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案的形象性高于以文字為主的檔案，因此，檔案比較生動(dòng)；但其邏輯的清晰性不如以文字為主的檔案，因此，檔案管理者對(duì)數(shù)字檔案的主旨和結(jié)構(gòu)的準(zhǔn)確理解比較困難，加上有的數(shù)字檔案創(chuàng)作者使用了比較獨(dú)特的表達(dá)形式，這就給檔案管理者在編目時(shí)準(zhǔn)確切分和著錄造成較大的困難，需要管理者具有較高的理解能力。另外一個(gè)原因是，數(shù)字檔案管理要遠(yuǎn)比傳統(tǒng)介質(zhì)檔案管理深入。

按廣電總局制定的編目規(guī)范看，視音頻信息共分六大類：新聞?lì)?、體育類、影視劇類、專題類、綜藝類和素材類。在這六類中，編目每一類材料所需的知識(shí)體系和能力都不一樣，如對(duì)新聞?lì)悢?shù)字檔案編目需要的能力不是很高。這一是因?yàn)樗枰闹R(shí)并不特殊；二是因?yàn)槠浣Y(jié)構(gòu)清楚，片段（一條新聞）與片段（另一條新聞）間邊界清楚，因而容易切分；三是要需著錄的內(nèi)容，視頻上基本都有，不需要編目者自己總結(jié)太多。而對(duì)影視劇類、體育類視音頻信息的編目則需要有特殊的知識(shí)積累和較強(qiáng)的理解能力。因?yàn)椋m然每個(gè)人都看過(guò)不少電視、電影，但由于一般人并不具有導(dǎo)演的眼光，體育知識(shí)不豐富，因此，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門培訓(xùn)，很難迅速找到重要片段、重要場(chǎng)景，并寫出正確的著錄內(nèi)容。

（二）要有更強(qiáng)的文字運(yùn)用與語(yǔ)言概括能力。數(shù)字檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理還有一點(diǎn)不同的是，它的服務(wù)對(duì)象數(shù)量大得多，有的是面對(duì)全世界，因此影響也更大。隨之而來(lái)的就是對(duì)編目工作要求很高，比如，對(duì)錯(cuò)別字非常重視，要求著錄不能有一個(gè)錯(cuò)別字。這就要求檔案管理者必須具有較高的文字水平，它主要是指正確書寫漢字和準(zhǔn)確概括視音頻內(nèi)容的能力。

在檔案檢索工作中，最重要的一項(xiàng)是編目，數(shù)字檔案管理的編目包括切分與著錄兩項(xiàng)，而文字檔案的管理沒(méi)有切分，只有著錄一項(xiàng)。雖然兩種檔案的管理都有著錄一項(xiàng)，但水平要求差別很大。文字檔案管理的著錄比較容易，需要著錄的主要內(nèi)容，檔案上基本都已具有，管理者照抄或稍作總結(jié)即可。而數(shù)字檔案管理所需要填寫的題名項(xiàng)、主題項(xiàng)和描述項(xiàng)很多需要管理者自己總結(jié)、概括。因此，不經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的專門訓(xùn)練，很難勝任這樣的工作。

（三）最好掌握非線性編輯等軟件的應(yīng)用能力。數(shù)字檔案管理的最重要的目標(biāo)在利用，無(wú)論是截取某一段視音頻作為證明，還是以多段視音頻為素材制作新的專題片，都需要一個(gè)能力：編輯軟件的能力。

編輯軟件有多種，其中比較簡(jiǎn)單的要數(shù)會(huì)聲會(huì)影，這是大眾級(jí)的視頻編輯軟件。還有一款專業(yè)普通級(jí)的視頻編輯軟件：Adobe Premiere，目前，這款軟件廣泛應(yīng)用于廣告制作和電視節(jié)目制作中。此外，還有一款軟件比Adobe Premiere更廣泛應(yīng)用于廣告制作和電視節(jié)目制作中， 是蘋果公司開(kāi)發(fā)的一款專業(yè)視頻非線性編輯軟件：Final Cut Pro。

掌握第一款軟件，不需要納入教學(xué)計(jì)劃，學(xué)生利用業(yè)余時(shí)間就可掌握，因?yàn)樗芎?jiǎn)單。但正因?yàn)楹?jiǎn)單，不能用它制作內(nèi)容復(fù)雜、表達(dá)豐富的專題片。Adobe Premiere 和Final Cut Pro都能夠用來(lái)制作復(fù)雜的專題片，而且掌握其基本功能也不是太難，因此，可以選擇其中之一納入教學(xué)計(jì)劃。

（四）要有一定的創(chuàng)新能力。對(duì)數(shù)字檔案的利用，重要方式之一就是專題片制作，即利用已有的視音頻材料制作新的視音頻作品。這樣的工作對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)是有一定難度的工作，難就難在創(chuàng)新上。能否用普通的材料表達(dá)新的主題；所選的材料能否給人以新鮮的感覺(jué)，哪怕是舊材料新視角；主題表達(dá)的形式是否能夠另辟蹊徑，不落俗套。如果沒(méi)有一定程度或方面的創(chuàng)新，那所制作的視音頻作品就沒(méi)有生命力。

三、秘書人才數(shù)字檔案管理能力培養(yǎng)

概括地說(shuō)，數(shù)字檔案管理的內(nèi)容主要有兩種：編目與編輯。編目主要要求的是對(duì)視音頻的理解能力。雖然編目也需要熟悉編目規(guī)范，但由于其只是一種知識(shí)，不是培養(yǎng)的難點(diǎn)所在。編輯要求的是創(chuàng)造性地使用檔案材料制作新的視音頻作品，它對(duì)管理者的綜合素質(zhì)要求較高。

（一）培養(yǎng)學(xué)生的數(shù)字檔案管理能力的必要性。是否有必要培養(yǎng)秘書人才具有這樣的能力、怎樣培養(yǎng)秘書人才具有這樣的能力是根據(jù)專業(yè)所在地區(qū)和師資條件決定的。如果專業(yè)處在欠發(fā)達(dá)地區(qū)，那就不必培養(yǎng)。因?yàn)椋囵B(yǎng)這樣的能力不僅需要師資，也需要比較先進(jìn)的設(shè)備。但如果專業(yè)處在比較發(fā)達(dá)的地區(qū)，就應(yīng)該將此能力的培養(yǎng)納入到人才培養(yǎng)目標(biāo)和人才培養(yǎng)方案中。理由有二：一是它能較全面地培養(yǎng)學(xué)生的信息管理能力。在培養(yǎng)學(xué)生數(shù)字檔案管理能力的同時(shí)，也培養(yǎng)了他們的信息搜集、整理、管理等能力和辦公軟件應(yīng)用能力。二是它能有力地提高學(xué)生的綜合素質(zhì)。因?yàn)椋庉嬕粋€(gè)視音頻作品，是一個(gè)人閱讀、思考、寫作和創(chuàng)新能力的綜合體現(xiàn)。

（二）納入人才培養(yǎng)方案。如果將培養(yǎng)學(xué)生的數(shù)字檔案管理能力納入人才培養(yǎng)方案，可以有兩個(gè)層次：作為一般能力培養(yǎng)和作為核心能力培養(yǎng)。

1.作為一般能力培養(yǎng)。數(shù)字檔案管理能力，作為檔案管理能力的一部分，是秘書應(yīng)該掌握的諸多能力之一。培養(yǎng)這一層次的能力，既可以在一門課中實(shí)施，即在《檔案管理》課中作為檔案檢索中一項(xiàng)能力培養(yǎng)；也可以作為一個(gè)單獨(dú)的實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目在實(shí)踐學(xué)期進(jìn)行。

2.作為核心能力培養(yǎng)。如果將檔案管理作為秘書人才的核心能力，那就要為它設(shè)計(jì)一個(gè)教學(xué)模塊。這個(gè)模塊可以包括3門課程，也可是4門課：《檔案管理》《攝影攝像》《視音頻信息編輯》，其中《視音頻信息編輯》也可分為《非線性編輯》和《影視節(jié)目制作》，關(guān)鍵看專業(yè)方向。

《檔案管理》的教學(xué)內(nèi)容除了使學(xué)生了解檔案管理的8種工作外，特別要使學(xué)生掌握對(duì)視音頻信息的著錄能力?！稊z影攝像》課，既是教授學(xué)生辦公設(shè)備的使用，也是培養(yǎng)學(xué)生視音頻信息的鑒賞和表達(dá)能力?！兑曇纛l信息編輯》課的教學(xué)內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面：非線性編輯和專題片制作，在教學(xué)過(guò)程中，二者可以融為一體。此課培養(yǎng)的是學(xué)生對(duì)數(shù)字檔案的利用能力。

3門課或4門課的教學(xué)順序可以自由安排，既可以是總分分式，即上課順序?yàn)椋骸稒n案管理》《攝影攝像》《視音頻信息編輯》；也可以是分分總式，即上課順序?yàn)椋骸稊z影攝像》《視音頻信息編輯》《檔案管理》。《檔案管理》是總，其他課是分。

不同的上課順序體現(xiàn)不同的教學(xué)設(shè)計(jì)思路?？偡址质绞窍Ｍㄟ^(guò)《檔案管理》使學(xué)生對(duì)數(shù)字檔案管理有一個(gè)概論式的了解，然后再通過(guò)《攝影攝像》《視音頻信息編輯》課對(duì)數(shù)字檔案管理的專項(xiàng)能力進(jìn)行深入訓(xùn)練。分分總式是希望讓學(xué)生先把各專項(xiàng)能力訓(xùn)練好了，再在《檔案管理》課上進(jìn)行綜合訓(xùn)練。

數(shù)字檔案管理既然是因社會(huì)發(fā)展而產(chǎn)生的新工作，它就有較強(qiáng)的拓展性，對(duì)于《檔案管理》課來(lái)說(shuō)，它是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的拓展；對(duì)于秘書人才來(lái)說(shuō)，它又是秘書專業(yè)能力要求的向上拓展；對(duì)于工作崗位來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案管理稍微改變一點(diǎn)，就是迎合新的職業(yè)——媒體資產(chǎn)管理。因此，將數(shù)字檔案管理能力的培養(yǎng)納入秘書人才培養(yǎng)的方案中，會(huì)使所培養(yǎng)的人才無(wú)論是在能力方面，還是在就業(yè)崗位方面都會(huì)有一定的拓展。

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