信息數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

文/同煤集團檔案處　陳靜

信息數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

文/同煤集團檔案處陳靜

隨著信息數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已由現(xiàn)代化檔案所代替。檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)開始向信息化數(shù)字化轉(zhuǎn)移，對檔案的館藏要求也進入信息化管理并建立數(shù)字化檔案館，即檔案數(shù)據(jù)庫。使檔案管理由封閉式走向開放式服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源合理配置、科學管理，真正實現(xiàn)檔案資源共享。

信息數(shù)字化；檔案；應(yīng)用

檔案管理工作是一項機密性、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項工作的重要性，加強對檔案的管理，及時解決在檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時信息數(shù)字化是主要體系，對管好用好檔案的資源開發(fā)起著重要作用。以往存在的缺檔、斷檔、死檔會給檔案的管理工作帶來很多困難，因此，檔案管理工作在經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。隨著信息化建設(shè)的不斷推進，計算機的普遍應(yīng)用，原來以紙質(zhì)格式的各類文件及其他文字及數(shù)據(jù)資料逐步被計算機的電子格式所替代。由此產(chǎn)生了大量的電子檔案，檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢日益突顯，成為社會發(fā)展的必然趨勢。

一、檔案信息數(shù)字化管理的便捷

所謂檔案的信息數(shù)字化就是以館藏檔案資料為主要的物質(zhì)對象，用縮微的形式對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)換成為縮微軟件形成的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案信息數(shù)字化管理有如下幾個便捷：

（一）可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有的計算機的潛能，提高利用率。目前大多數(shù)基層檔案館對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)利用功能簡單，有的僅僅用于檔案錄入和文件的儲存，利用的低效率會造成人力、物力、財力以及時間的極大浪費，使用信息數(shù)字化管理檔案可以使檔案數(shù)據(jù)更準確快捷地利用共享。

（二）信息數(shù)字化的建設(shè)使OA辦公室自動化推向現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)結(jié)合的一種新型的辦公方式，OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次輸入，多次利用。文書處理人員在完成文件的擬寫、簽發(fā)、編號、錄入、發(fā)布等工作后，只需要一個歸檔點擊操作，就完成了從文件處理系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的歸檔工作。需要利用時，利用者只需根據(jù)訪問權(quán)限進行在線檢索，就可以瀏覽所需要的內(nèi)容，檔案資料通過辦公平臺實現(xiàn)了共享。OA系統(tǒng)可以提供多種查詢檢索功能，可以實現(xiàn)檔案信息自動分類、檢索、自動編目等，使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。

（三）檔案信息化管理使檔案人員可以從繁瑣的整理工作中解脫出來。把時間和精力放在檔案編研和二次開發(fā)利用上，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和利用效率，由此，不僅擴大了社會影響，而且還拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也得到了提高。

二、加強檔案數(shù)字化建設(shè)的管理及對策

（一）強化現(xiàn)代化的檔案管理意識，積極推動網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作，檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。普及檔案信息化的檔案意識，讓企業(yè)各部門了解信息化檔案的重要性，并且能夠密切配合檔案工作，充分利用辦公自動化的文檔一體化工作平臺方便檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化歸檔管理。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的規(guī)范標準和在職檔案人員的指導下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要歸檔的文件備注上處理意見，通過數(shù)字化辦公平臺傳輸?shù)綑n案數(shù)據(jù)庫，年終時只需向檔案館移交一份立卷清單即可，從而減少了檔案部門的計算機輸入工作，給檔案工作帶來了方便與快捷。

（二）加強檔案信息化工作與實際日常檔案整體規(guī)劃。企業(yè)檔案工作一定要把檔案工作人員對信息建設(shè)的業(yè)務(wù)培訓工作考核納入企業(yè)檔案工作人員的整體管理中，這是目前大多數(shù)煤炭企業(yè)單位檔案工作最容易疏忽的方面，同時還應(yīng)注意將檔案管理信息化與技術(shù)資料信息網(wǎng)絡(luò)相區(qū)別，企業(yè)的技術(shù)資料（即圖紙）是為了服務(wù)企業(yè)的技術(shù)管理。協(xié)調(diào)企業(yè)技術(shù)部門圖紙，標準化資料管理的一種組織，兩者在職能工作范圍及管理模式有所不同。因此要想使得檔案管理能夠形成一個有機整體，必須對企業(yè)檔案能夠統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，不斷提高檔案信息服務(wù)。

三、新檔案信息數(shù)字化、提升服務(wù)理念

加強檔案信息資源的利用是為了能夠更好地服務(wù)于社會及企業(yè)，首先運用信息化手段對檔案進行編研，從而加強了檔案數(shù)字化建設(shè)，要將檔案利用計算機對一些重要的檔案進行匯編，進行數(shù)字化采集。利用計算機編制檢索目錄提供利用不僅方便查詢，提高工作效率，也使檔案更加規(guī)范化。其次，創(chuàng)新檔案信息化深加工，要將具有較高實用價值和科學指導意義的文獻報告等編制成數(shù)字化檔案，編研資料不僅可以利用手續(xù)方便查詢，為借閱者提供周到全面的服務(wù)，而且能夠延長檔案原件的壽命，檔案信息資源得到了充分的利用，牢固樹立服務(wù)意識，加強檔案信息資源開發(fā)利用使檔案管理水平和服務(wù)效率得到同步提高，為企業(yè)和社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。

總之，信息數(shù)字化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，信息化利用和檔案信息管理標準化已勢在必行，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程，逐步完善企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，其優(yōu)勢在于有利于檔案原件的保護；有利于文件歸檔方式的改善；有利于檔案信息資源的整合和共享；有利于檔案信息的檢索和利用方便。為檔案高效利用打下了基礎(chǔ)，發(fā)揮了自己的潛能，為企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展提供更好的服務(wù)。

[1]薛四新.檔案館信息化與檔案管理變革.機械工業(yè)出版社，（2008）.

[2] 張繼梅.檔案信息電子化之路探析（2010）.