大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用

文/龍口市檔案局　王耀波

大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用

文/龍口市檔案局王耀波

本文論述了大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)信息化管理的主要內(nèi)容，以及大數(shù)據(jù)環(huán)境中文書檔案信息化利用分析。

大數(shù)據(jù)環(huán)境；企業(yè)文書檔案；信息化管理；利用

大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)的文書檔案管理對于企業(yè)健康發(fā)展具有重要作用，企業(yè)文書檔案，主要是指企業(yè)各種管理活動中形成的具有一定價(jià)值的信息。信息化發(fā)展過程中，不論政府或者企業(yè)個(gè)人都可以通過信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，這種通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息管理模式，相比傳統(tǒng)檔案管理具有眾多優(yōu)勢，不但存儲量大，而且信息瀏覽快捷。本文主要對大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用進(jìn)行分析。

一、大數(shù)據(jù)概述

所謂大數(shù)據(jù)，是指伴隨人類的網(wǎng)絡(luò)行為產(chǎn)生的具有真實(shí)意義的數(shù)據(jù)。其中，大數(shù)據(jù)中包含著巨大的商機(jī)。由于互聯(lián)網(wǎng)的普及，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被運(yùn)用到生活的方方面面，各種數(shù)據(jù)量激增。在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用過程中產(chǎn)生的難以處理加工的數(shù)據(jù)就簡稱為大數(shù)據(jù)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，一些用戶通過相關(guān)軟件可以對文件進(jìn)行查詢、下載獲取、數(shù)據(jù)管理或者加工處理等。信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，誰掌握了信息數(shù)據(jù)就具有占領(lǐng)商機(jī)主動權(quán)，由此數(shù)據(jù)資產(chǎn)保護(hù)日益成為人們的共識。通常而言，掌握大數(shù)據(jù)，不只是意味著掌握龐大數(shù)據(jù)源，而且意味著對相關(guān)有價(jià)值數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和處理。當(dāng)前，數(shù)據(jù)體量不斷增加，因此，大數(shù)據(jù)逐漸成為人們生產(chǎn)生活中不可缺少的東西，伴隨著企業(yè)信息檔案管理建設(shè)速度的不斷增加，企業(yè)文書檔案管理逐漸成為大數(shù)據(jù)信息管理重要部分。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)信息化管理主要內(nèi)容分析

大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)信息化管理對于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益提高具有十分重要的意義，其中主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，數(shù)字化管理以及網(wǎng)絡(luò)化管理，通過信息化管理，有效利用信息資源，促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的、健康的發(fā)展。

（一）數(shù)字化管理。傳統(tǒng)企業(yè)文書檔案管理，主要采用紙質(zhì)作為信息載體，并且對信息進(jìn)行必要記錄。傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理中，錄入員需要錄入大量數(shù)據(jù)，不但工作十分繁瑣枯燥，而且勞動強(qiáng)度比較大。此外，由于錄入信息量很大，不但容易出現(xiàn)各種錯(cuò)誤，而且用戶查詢信息也比較困難。此外，檔案管理需要配置大量庫房進(jìn)行資料存放。然而，通過大數(shù)據(jù)信息化管理模式，載體為電子計(jì)算機(jī)，在計(jì)算機(jī)的方式下進(jìn)行信息管理工作，不但節(jié)省人力、物力、財(cái)力，而且極大提高工作效率以及降低勞動強(qiáng)度。其中，大數(shù)據(jù)環(huán)境中的企業(yè)文書檔案管理工作顯著特點(diǎn)是可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，建立數(shù)字信息化檔案系統(tǒng)。

（二）網(wǎng)絡(luò)化管理。文書檔案經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理轉(zhuǎn)化之后，需要采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對信息檔案進(jìn)行必要管理。計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)之后，經(jīng)過相關(guān)處理，數(shù)據(jù)可以形成不同層次、不同地域、不同范圍以及不同類型的數(shù)據(jù)，這種經(jīng)過處理細(xì)分后的數(shù)據(jù)，極大方便了用戶查詢數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)查詢過程中，節(jié)約了用戶時(shí)間。企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)化管理信息檔案，有利于用戶查詢快捷以及信息資源共享。對于企業(yè)發(fā)展具有重要意義，此外，企業(yè)文書檔案網(wǎng)絡(luò)功能包括以下幾個(gè)方面：網(wǎng)絡(luò)檢索、網(wǎng)絡(luò)分類、網(wǎng)絡(luò)隔離、網(wǎng)絡(luò)借閱以及網(wǎng)絡(luò)復(fù)制等。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境中文書檔案信息化利用分析

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)為企業(yè)帶來更大挑戰(zhàn)以及機(jī)遇。其中，大數(shù)據(jù)環(huán)境中的企業(yè)文書檔案信息化管理，對于維持企業(yè)競爭優(yōu)勢以及促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展具有重要作用。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對企業(yè)文書檔案信息化管理的研究力度，并且切實(shí)做好相關(guān)信息化管理工作。不但提高信息檔案管理的利用效率，而且促使檔案更為科學(xué)、完整，對于整個(gè)企業(yè)發(fā)展具有重要意義?，F(xiàn)在主要對大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理的利用方面進(jìn)行分析。利用信息化技術(shù)，不但方便用戶，而且促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

其中，文書檔案最為主要的目的是提供有價(jià)值的信息給用戶，文書檔案一般記錄企業(yè)創(chuàng)立到當(dāng)前的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動，比如財(cái)務(wù)管理、管理制度、人事管理以及科研成果等。文書檔案主要保留這些具有一定意義以及價(jià)值的文書信息。因此，企業(yè)文書檔案對于企業(yè)以后決策以及發(fā)展具有一定參考價(jià)值。文書檔案實(shí)現(xiàn)檔案化管理，為客戶提供檔案服務(wù)。這種建立文書檔案，并為用戶提供功能齊全服務(wù)的方式，是大數(shù)據(jù)環(huán)境檔案信息化的重要表現(xiàn)形式之一。此外，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)，不但節(jié)省企業(yè)人力、財(cái)力以及物力投入，而且方便了用戶資料復(fù)制、檢索、查閱等。

三、結(jié)語

綜上所述，本文主要對大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用進(jìn)行分析，其中，大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)信息化管理主要內(nèi)容包括數(shù)字化管理以及網(wǎng)絡(luò)化管理。企業(yè)文書檔案信息化管理不但提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，節(jié)省檔案管理費(fèi)用以及提高管理水平，而且方便用戶資料檢索、復(fù)制以及文件下載等。

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