文書檔案管理強(qiáng)化策略

文/山東省郯城縣檔案館 馬維平

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文書檔案管理強(qiáng)化策略

文/山東省郯城縣檔案館 馬維平

【摘要】新時(shí)期時(shí)代背景下的文書檔案管理需要緊跟時(shí)代潮流，在開拓創(chuàng)新中取得進(jìn)一步發(fā)展。為提升文書檔案管理的質(zhì)量水準(zhǔn)，需要建立現(xiàn)代化的管理制度與工作機(jī)制，在參與文書檔案信息化管理的同時(shí)實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)；應(yīng)用分析

建設(shè)具有現(xiàn)代化的檔案管理工作需要立足于管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，文書人員對(duì)檔案意識(shí)的強(qiáng)化，以及建立科學(xué)合理的文書檔案管理制度。目前，隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，大部分的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的管理方式，既減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度又提升了工作效率，使得文書檔案的管理方式隨著時(shí)代的發(fā)展獲得新突破。

一、文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案收集不全。只有文書檔案越全面才能夠?yàn)槠髽I(yè)積累更多的發(fā)展資料，為企業(yè)各部分進(jìn)行決策時(shí)能夠提供更細(xì)致的參考材料。但是，由于行政管理部門忽視文書檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案收集不全的現(xiàn)象非常嚴(yán)重。為了真實(shí)完整地收集文書檔案，滿足企業(yè)決策部門更全面的信息需求，必須要將文書檔案的資料在誕生之時(shí)就及時(shí)提交，由于大部分企業(yè)并沒有將文書檔案制度獨(dú)立出來，難以滿足資料整理的實(shí)際需求，所以影響了檔案管理工作的價(jià)值發(fā)揮。

（二）檔案收集過程不夠順暢。為保證文書檔案工作能夠發(fā)揮最大的價(jià)值，需要對(duì)檔案資料進(jìn)行全面的信息收集與整理，需要檔案工作人員具有高度的職業(yè)敏感度。但是，目前大多數(shù)文書檔案管理的從業(yè)人員年齡較大，常年在檔案室工作的職員，由于自身的局限性缺乏對(duì)文書檔案管理工作的深刻認(rèn)識(shí)，自身的職業(yè)能力有限，難以準(zhǔn)確地捕捉與檔案收集有用的信息資源，導(dǎo)致了檔案管理工作的不順暢，甚至有部分員工會(huì)出現(xiàn)文件質(zhì)量或者是數(shù)量上的問題，為檔案收集管理工作的開展帶來障礙。

（三）文書檔案的應(yīng)用效率低下。文書檔案的具體信息資源需要來自于企業(yè)的各個(gè)職能部門，而檔案的實(shí)際操作價(jià)值在于文書檔案的日常應(yīng)用。但是目前由于企業(yè)在文書檔案的移交管理過程中存在漏洞，沒有任何專業(yè)性的部門對(duì)企業(yè)的運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督管理，行政部門檔案管理工作流于形式，工作質(zhì)量不高，導(dǎo)致檔案的信息收集與管理工作效率低下。與此同時(shí)，由于單位員工的流動(dòng)性非常大，領(lǐng)導(dǎo)部門與基層員工對(duì)檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值沒有深刻的了解，為檔案的日常應(yīng)用埋下了潛在危機(jī)。

二、文書檔案管理工作的改進(jìn)策略

（一）強(qiáng)化檔案管理與日常工作的協(xié)調(diào)。檔案的管理工作與日常的工作內(nèi)容具有緊密的聯(lián)系，文件是參與檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件的最終歸宿。文書檔案管理人員做好文書的信息收集工作是參與檔案管理的前提條件，并且初級(jí)的文書收集工作直接決定了最終的檔案管理水平。所以，這就要求文書檔案管理人員一定要具備良好的文書收集意識(shí)，保證文件收集的真實(shí)性、完整性。與此同時(shí)，檔案管理人員需要加強(qiáng)與管理工作人員之間的聯(lián)系，積極做好檔案的保護(hù)以及統(tǒng)計(jì)工作。

（二）提升檔案管理的信息化水平。為強(qiáng)化企業(yè)的文書檔案管理工作水準(zhǔn)，需要采用現(xiàn)代化的信息管理手段，大力加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，將一系列現(xiàn)代化的操作手段應(yīng)用于檔案管理工作流程的各個(gè)環(huán)節(jié)。為實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理工作，首先需要重視文書檔案的數(shù)據(jù)建庫工作，促進(jìn)數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一、規(guī)范，為實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的及時(shí)共享與信息開發(fā)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。與此同時(shí)，需要對(duì)文書檔案的信息收集運(yùn)用計(jì)算機(jī)來操作管理，提高檔案管理的自動(dòng)化程度。

（三）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。為保障和提升文書檔案管理工作的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)與操作質(zhì)量，需要重視對(duì)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，要有一支高素質(zhì)的工作人員作為組織工作的重要保障。所以，企業(yè)單位需要強(qiáng)化對(duì)文書檔案管理工作人員的思想指導(dǎo)與意識(shí)管理，為工作人員及時(shí)了解國(guó)家檔案管理的規(guī)章制度，在信息政策的了解中提高工作人員的思想意識(shí)與信息敏感度。與此同時(shí)，在對(duì)檔案管理人員專業(yè)技能的提升中增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感與使命感，在對(duì)文書檔案管理工作的技能提升中強(qiáng)化該項(xiàng)工作的應(yīng)用價(jià)值。

三、文書檔案的現(xiàn)代化管理策略

（一）建立完善的現(xiàn)代化檔案管理制度。保障文書檔案管理行之有效的前提條件就是建立規(guī)范的文書檔案管理制度，規(guī)范化的制度建設(shè)是保障管理工作有據(jù)可依的重要條件，科學(xué)合理的制度建設(shè)加上專業(yè)化的操作管理技巧，能夠?qū)⑽臅男畔⑹占c檔案管理工作開展得更加有條不紊。為建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，首先需要廢除以往不科學(xué)的，陳舊落后的，對(duì)于充分提升管理效率沒有幫助的操作方式，需要結(jié)合企業(yè)文書檔案管理的實(shí)際情況建立有利于企業(yè)結(jié)構(gòu)獲得提升的管理體系，在去偽存真中保障企業(yè)檔案管理制度操作的靈活性與科學(xué)性。在對(duì)不良制度的改善中積極結(jié)合富有時(shí)代特色的管理理念，在新舊操作方式的接洽、協(xié)調(diào)中建立嚴(yán)密的管理體系。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理的工作機(jī)制。豐富文書檔案的信息資料需要收集大量的信息資源，對(duì)企業(yè)的事業(yè)單位，高校的科學(xué)研究都具有重要的參考意義。在創(chuàng)新檔案管理的工作機(jī)制時(shí)需要強(qiáng)化組織的自我管理機(jī)制，主要的工作內(nèi)容需要對(duì)企業(yè)或者是該部門制定科學(xué)合理的階段性目標(biāo)，在對(duì)檔案管理的操作流程與實(shí)際運(yùn)用中提升工作質(zhì)量。其次，需要強(qiáng)化組織企業(yè)的自我參與機(jī)制。將文書檔案的信息應(yīng)用發(fā)展為部門開展工作的重要協(xié)助內(nèi)容，積極主動(dòng)地參與到部門組織的日常管理中。最后，改善檔案管理工作機(jī)制需要注意的是對(duì)互動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制的重視。加強(qiáng)檔案管理工作與操作部門之間的協(xié)調(diào)關(guān)系，在良好的雙向互動(dòng)中提升部門之間的鏈接作用。

（三）建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍?，F(xiàn)代化的文書檔案管理工作需要建立在具有現(xiàn)代化素質(zhì)的操作隊(duì)伍之上，在最大限度內(nèi)滿足文書檔案現(xiàn)代化的信息管理需求。為提升檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量要求，需要建立完善合理的人才選拔機(jī)制，對(duì)具有文書檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)或者專業(yè)素質(zhì)非常高的人員采取擇優(yōu)錄取，對(duì)于職業(yè)技能不夠突出的現(xiàn)有工作人員進(jìn)行必要的職業(yè)培訓(xùn)，開展定期的職業(yè)講座或者職業(yè)宣講課，在優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)與管理理念的學(xué)習(xí)中強(qiáng)化工作人員的檔案管理意識(shí)，在定期的職業(yè)培訓(xùn)中提升工作人員的職業(yè)技能，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予必要的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，在爭(zhēng)創(chuàng)先進(jìn)的氛圍中建立和諧的工作氛圍與學(xué)習(xí)環(huán)境。

（四）檔案室的信息化操作。具有現(xiàn)代氣息與信息化技術(shù)支撐的檔案室是參與檔案工作管理的必要環(huán)境支持，信息化的檔案室操作是適應(yīng)新時(shí)期檔案管理要求的重要技術(shù)表現(xiàn)。為建立現(xiàn)代化的檔案室條件，首先需要企業(yè)或者是事業(yè)單位投入資金，在經(jīng)濟(jì)的支持下開展檔案室的信息化建設(shè)。引進(jìn)科學(xué)、先進(jìn)的信息化技術(shù)設(shè)備也是參與檔案室建設(shè)的重要條件，最后在對(duì)文書資源信息化的轉(zhuǎn)移中實(shí)現(xiàn)技術(shù)協(xié)調(diào)，在電子檔案的建立中實(shí)現(xiàn)有效的信息共享，便于文書檔案的應(yīng)用操作。

四、結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)期的信息時(shí)代背景下，對(duì)文書檔案管理提出了更高的要求與挑戰(zhàn)，需要企業(yè)管理人員或者部門負(fù)責(zé)人強(qiáng)化對(duì)文書檔案管理的操作意識(shí)，采用科技化的手段和優(yōu)秀的管理理念參與檔案的日常整理，在對(duì)資源的有效收集與整理中提升其應(yīng)有價(jià)值，為事業(yè)單位或者企業(yè)部門提供必要的信息支撐。

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