風(fēng)險理論視角下秘書決策參謀職能風(fēng)險探析

文/華中師范大學(xué)美術(shù)學(xué)院 黃慧芳

?

風(fēng)險理論視角下秘書決策參謀職能風(fēng)險探析

文/華中師范大學(xué)美術(shù)學(xué)院 黃慧芳

【摘要】秘書在部門或組織中存在隱性的權(quán)力，這表現(xiàn)在秘書對領(lǐng)導(dǎo)決策的影響力和在決策執(zhí)行過程中的掌控力上，隨著崗位分工專業(yè)化和社會治理問題多樣化，領(lǐng)導(dǎo)越來越多地將一些常規(guī)性、重復(fù)性事務(wù)交由秘書代辦，同時，在重大決策中，秘書通過信息收集整理分析，也承擔(dān)著參謀決策的職能，這些職能的發(fā)揮伴隨著風(fēng)險。如何在工作中預(yù)防和規(guī)避這些風(fēng)險，使得秘書決策參謀職能得到更好地發(fā)揮，本文試圖通過對風(fēng)險產(chǎn)生根源、風(fēng)險程度影響因素等分析找到一個方向。

【關(guān)鍵詞】秘書 ；決策參謀；風(fēng)險

在人們的印象中，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的一個特殊崗位，具有一定的神秘特質(zhì)，特別是秘書可以代表領(lǐng)導(dǎo)處理一些事務(wù)，給秘書的權(quán)力賦予了一種“如領(lǐng)導(dǎo)親臨”的效果。隨著秘書的作用發(fā)揮，社會對秘書的關(guān)注也越來越多，相關(guān)的研究也十分廣泛，如對秘書概念的研究，對秘書能力的研究，對秘書制度的研究，從不同學(xué)科角度，例如社會學(xué)、心理學(xué)等角度對秘書的行為、職業(yè)化趨向、秘書工作現(xiàn)狀等的研究，還有從不同行業(yè)的秘書入手，對某一群體秘書的素質(zhì)要求、職業(yè)道德研究等。而且隨著秘書研究的深入，秘書學(xué)已經(jīng)形成，進(jìn)而成為一個專業(yè)，主要側(cè)重于教學(xué)和秘書實(shí)務(wù)。本文從社會學(xué)的角度，對決策過程中，秘書的參謀智囊角色所帶來的風(fēng)險進(jìn)行分析，探討風(fēng)險的根源、表現(xiàn)，以及如何防范此類風(fēng)險。

現(xiàn)代社會分工細(xì)化、專業(yè)化、職業(yè)化的特征和趨勢使得各專業(yè)職位在原有崗位的基礎(chǔ)要求（例如業(yè)務(wù)能力、公關(guān)能力、信息收集整理、統(tǒng)籌組織協(xié)調(diào)能力等等）上，對職位提出了更加高的要求，如職業(yè)道德、新的更加細(xì)化的職業(yè)規(guī)范、在一定職位上延展出的崗位職責(zé)，以及對能力專業(yè)化更高的標(biāo)準(zhǔn)等。秘書的職業(yè)化的特征也越加明顯，關(guān)于秘書的定義可以從兩個角度進(jìn)行概括，一是作為領(lǐng)導(dǎo)或者主管的特殊助手，能夠在一定程度上代表領(lǐng)導(dǎo)做出事務(wù)處理的決定。二是具有熟練的辦公室能力，能夠在崗位上發(fā)揮主動性，幫助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)具體事務(wù)。前者定義傾向于秘書的智囊作用，后者傾向于輔助作用。盡管側(cè)重點(diǎn)不同，但是有著共性的方面，即秘書是作為領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)人員和輔助人員，能夠輔助決策、綜合溝通，在具體辦公事務(wù)中發(fā)揮參謀和助手作用的職業(yè)群體。

一、秘書在決策過程中參謀職能的影響力

秘書的基礎(chǔ)責(zé)任是處置日常程序性事務(wù)，最為突出的職能是收集和傳達(dá)，具體地看，就是秘書通過接聽電話、收發(fā)文件、保管印信、管理檔案資料、協(xié)調(diào)日常事務(wù)等幫助領(lǐng)導(dǎo)從常規(guī)瑣碎工作中脫離。本文將這種職能定義為執(zhí)業(yè)能力，即從事秘書行業(yè)的基礎(chǔ)能力，在此基礎(chǔ)上，秘書還需要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，這屬于秘書的職業(yè)能力，具體來說，就是秘書通過信息、調(diào)研等工作輔助領(lǐng)導(dǎo)合理利用資源、協(xié)調(diào)關(guān)系，研究制定政策和措施，區(qū)別與前者，職業(yè)能力對于秘書的素質(zhì)要求更高。

從定義可以看出，秘書在領(lǐng)導(dǎo)決策中占有著重要的角色，即作為信息的提供者，在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中提供諸如事件基本信息、相關(guān)人員信息、事件發(fā)展方向、相關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)等；作為決策的建議者，為領(lǐng)導(dǎo)提供可參考的事務(wù)處置方式，以及某一種處置方式可能帶來的關(guān)聯(lián)效應(yīng)和后續(xù)發(fā)展；作為措施的執(zhí)行者，是具體處置過程的掌控者、跟蹤者和反饋者，有效把握事件處置成效。上述角色可以概括為智囊、輔助和執(zhí)行，從這些角色可以看出秘書具有一種無形的影響力和引導(dǎo)力，尤其是在決策過程中，秘書的意見和態(tài)度在很大程度上能夠影響領(lǐng)導(dǎo)的判斷。

影響產(chǎn)生于依賴，而不同于一般下級對領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力或者影響，或者在某一項(xiàng)專門工作中下級對上級的影響，秘書的影響力具有極強(qiáng)的廣泛性和伸縮性，這既根源于領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力的廣泛性和全面性，也根源于秘書工作的特殊性，從某種意義上講，秘書工作的專業(yè)性要求不同于一般職業(yè)或者崗位，是一種綜合性的崗位，對于所在單位要有基本的全局性的概念之外，秘書專業(yè)更多的是服務(wù)性的、基礎(chǔ)性的，因此，在判定秘書對領(lǐng)導(dǎo)影響力大小時，還可以從其他方面進(jìn)行考察。

領(lǐng)導(dǎo)決策時秘書的影響力程度取決于以下幾個因素：一是日常接觸中對秘書的評價，這是影響因素中最為主觀且主要的因素，領(lǐng)導(dǎo)對于秘書的評價包括但不僅限于工作能力的評價，還包括日常的觀感，包括對于秘書個人性格、情緒習(xí)慣等的綜合評價。二是事務(wù)本身的難易程度，是否有悖于現(xiàn)有制度規(guī)范和工作紀(jì)律、對于領(lǐng)導(dǎo)個人的事業(yè)發(fā)展是否有影響等。三是秘書所掌握的而領(lǐng)導(dǎo)或者其他人所不擅長的事務(wù)，“通過按別人的要求提供服務(wù)，一個人確立了對他們的權(quán)力。如果他定期向別人提供在別處不能輕易獲得服務(wù)，那么他們就會因?yàn)檫@些服務(wù)而依賴而感激他”，換句話說，在自身所不熟悉的領(lǐng)域，人們往往更加信任專業(yè)人士所給出的意見，這也影響了領(lǐng)導(dǎo)對于秘書建議的信任程度，進(jìn)而影響了領(lǐng)導(dǎo)對秘書的依賴程度。

二、秘書參謀職能所帶來的風(fēng)險

隨著職位的專業(yè)化要求不斷提高，秘書也時刻面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，現(xiàn)代秘書的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)該是開放的，“從縱向?qū)哟握f，現(xiàn)代秘書要具備從事本職業(yè)工作的足夠的知識深度；從橫向?qū)哟握f，現(xiàn)代秘書又要具備從事某行業(yè)實(shí)務(wù)工作的知識廣度?！?/p>

現(xiàn)代秘書的素養(yǎng)可以從執(zhí)業(yè)能力和職業(yè)能力兩方面進(jìn)行概括，一是執(zhí)業(yè)能力，前文我們提到過，執(zhí)業(yè)能力是秘書行業(yè)的基本從業(yè)能力，包括收集整理信息、分析研究信息、上下傳達(dá)溝通、處置措施執(zhí)行以及日常事務(wù)的后勤管理能力等，主要是秘書作為單純的輔助崗位人員所應(yīng)具備的能力。二是職業(yè)能力，這包括參謀建議的能力、綜合處理的能力、反饋跟進(jìn)的能力等，還包括堅持職業(yè)操守的能力，主要是秘書作為智囊角色的所應(yīng)具備的能力，是秘書在基本素養(yǎng)之上具備的拓展能力。

當(dāng)然，這兩種能力并不是現(xiàn)代才出現(xiàn)的，在實(shí)際事務(wù)的處理過程中，這兩種能力也不是截然分開的，要做好基本職責(zé)，同樣需要秘書適應(yīng)智囊的角色，具備兩種能力。秘書的素養(yǎng)和秘書對領(lǐng)導(dǎo)影響力同時決定了秘書參謀決策可能產(chǎn)生的風(fēng)險的程度，根據(jù)風(fēng)險產(chǎn)生的原因，如對事件信息收集不完整，了解程度不深，帶來的風(fēng)險；對于事件信息分析有偏向，或者由于主觀臆斷、經(jīng)驗(yàn)主義而帶來的風(fēng)險；對于領(lǐng)導(dǎo)偏好的過度把握帶來風(fēng)險；對于事件處置存在私人原因，主要源于錢、權(quán)、人際關(guān)系等原因造成的風(fēng)險；參謀能力不足導(dǎo)致決策措施不完善等帶來的風(fēng)險等，可以將風(fēng)險分為兩類：一是秘書能力不足或者因?yàn)榭陀^條件所導(dǎo)致的風(fēng)險，這些風(fēng)險在秘書能力提升的基礎(chǔ)上，或者通過完善客觀條件，健全制度規(guī)范、明確權(quán)力范圍等，在一定程度上能夠進(jìn)行規(guī)避。第二種風(fēng)險是出于主觀意愿產(chǎn)生的風(fēng)險，即秘書或者領(lǐng)導(dǎo)明知采取某種行動可能帶來風(fēng)險，對于風(fēng)險后果有充分的準(zhǔn)備和預(yù)期，卻因?yàn)轱L(fēng)險不涉及自身，或者可以轉(zhuǎn)嫁而依然采取行動，這種風(fēng)險盡管可以通過組織或者部門采取一些防范措施和追責(zé)措施進(jìn)行預(yù)防，但是并不能夠完全消除或規(guī)避。

“依賴性以及對依賴關(guān)系的操縱是低級別參與者權(quán)力的關(guān)鍵” ，秘書工作的特殊性質(zhì)直接導(dǎo)致秘書分享并在一定程度上使用著領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力。由此，我們可以看出，秘書參謀決策中最大的風(fēng)險來自于主觀。

三、秘書參謀職能風(fēng)險的預(yù)防與規(guī)避

社會網(wǎng)絡(luò)理論清晰地說明了權(quán)力與所處網(wǎng)絡(luò)位置的關(guān)系，“權(quán)力依據(jù)個人的地位優(yōu)勢和在關(guān)系網(wǎng)中的功能，可以在網(wǎng)絡(luò)關(guān)系的橫向和縱向積累中獲得……一個職位越靠近貫穿網(wǎng)絡(luò)信息流的中心，就越能獲得更多的權(quán)力?！?相對于組織或者部門中其他人員而言，秘書身處中樞，更容易獲得信息，同時秘書所代表和分享的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力也更加的復(fù)雜和廣泛。

風(fēng)險社會理論對于現(xiàn)代社會人的行為如何產(chǎn)生風(fēng)險有了更加批判性的論斷，人的行為可能帶來一些無法預(yù)料且范圍廣泛的影響，現(xiàn)代社會的概念是德國社會學(xué)家貝克提出的，這一理論認(rèn)為風(fēng)險和安全已經(jīng)是這個時代的主要議題，社會的發(fā)展是一種“個性化”的過程，風(fēng)險社會是人為風(fēng)險，風(fēng)險主要來源于人的決策和行為，最為顯著的特征是制度性，“現(xiàn)代制度的建立與運(yùn)行大大提高了人們認(rèn)識和應(yīng)對風(fēng)險的能力，但因制度系統(tǒng)的復(fù)雜性所帶來的制度功能部分失效，最終又稱為更多、更大的風(fēng)險不斷產(chǎn)生的制度性根源。”被制造出來的風(fēng)險占據(jù)主導(dǎo)地位。

風(fēng)險社會理論將個人和公共安全設(shè)定為社會的追求目標(biāo)，促使人們積極地認(rèn)識和尋找風(fēng)險治理的有效途徑和方法，也為尋找有效的社會治理路徑提供了指導(dǎo)。從風(fēng)險社會理論視角看待秘書參謀決策職能風(fēng)險的防預(yù)和規(guī)避，主要從制度化、程序化的角度進(jìn)行。

目前的研究中，對于如何預(yù)防和規(guī)避秘書參謀決策職能風(fēng)險的措施，學(xué)界比較通常的觀點(diǎn)的是職業(yè)化，通過職業(yè)化，將秘書從領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力的域場中分離出來，成為與領(lǐng)導(dǎo)和組織單純雇傭關(guān)系的崗位和職業(yè)，通過現(xiàn)代管理體制，特別是經(jīng)濟(jì)組織中市場化運(yùn)作的機(jī)構(gòu)中的雇員管理機(jī)制，將秘書的選拔、任用、升遷、考評與其他專業(yè)崗位同樣設(shè)置，切斷秘書與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力的隱形聯(lián)系，真正使秘書職業(yè)成為“追求穩(wěn)定的報酬增長的職業(yè)類型，而不是仕途發(fā)展的非官員型群體”。

但是職業(yè)化并沒有詳細(xì)說明如何通過制度化手段或者行業(yè)化措施對秘書的職業(yè)發(fā)展進(jìn)行“歸正”。就秘書階層現(xiàn)狀而言，因其對領(lǐng)導(dǎo)決策有著毋庸置疑的影響力，且在后期決策執(zhí)行中具有全程跟進(jìn)、動態(tài)把握的天然優(yōu)勢，秘書群體成為獨(dú)立于權(quán)力系統(tǒng)中的隱形權(quán)力擁有者，要預(yù)防和規(guī)避客觀上的風(fēng)險可以通過職業(yè)化渠道，如增強(qiáng)秘書業(yè)務(wù)能力、完善秘書管理制度等，但是主觀上的風(fēng)險仍然無法從根本上規(guī)避。一個有著堅定的理想信念和良好的職業(yè)道德，有著吃苦耐勞的工作精神和積極豁達(dá)的人生心態(tài)，熱愛工作、忠于職守的秘書，通過能力、性格、道德等散發(fā)出來的魅力，才是值得的、可靠的秘書，通過制度的力量消滅信任風(fēng)險，通過程序的力量規(guī)避人為風(fēng)險，最為重要的，還是文化的建設(shè)，通過完善的、科學(xué)的機(jī)制和向善的、向真的組織文化，是確保秘書參謀決策職能作用最大限度發(fā)揮的基礎(chǔ)。

建設(shè)完善的具有責(zé)任感的組織文化，軟性的力量建設(shè)起來很慢，但是具有“潤物細(xì)無聲”的效果，而如何營造這樣的文化氛圍需要全社會的共同努力。