淺談高校電子文件檔案管理

文/廣西財經(jīng)學院黨委（校長）辦公室 李曉霞

淺談高校電子文件檔案管理

文/廣西財經(jīng)學院黨委（校長）辦公室 李曉霞

本文從電子文件的特點出發(fā)，分析了高校電子文件管理過程中存在的問題，提出了做好電子檔案管理的具體措施，對促進高校檔案管理工作具有現(xiàn)實意義。

高校；電子文件；檔案管理

隨著信息網(wǎng)絡技術(shù)的廣泛運用和高校辦公自動化的普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件已逐步被電子文件取代。這些電子文件真實地記錄了學校教學、科研、管理等活動的基本情況，它為高校的教育、科研和管理工作提供素材和憑證，是高校數(shù)字檔案館信息資源的重要來源。但目前，很多高校的教學、科研、管理等方面的電子文件游離于檔案的管理之外，因此，如何做好電子文件的管理工作，是目前高校檔案管理工作者需要解決的問題。

一、電子文件及其特性

只有認清電子文件的特性，才能正確管理好電子檔案。所謂電子文件，是指在數(shù)字設備及環(huán)境產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，以計算機等數(shù)字設備閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡傳送的文件。與紙質(zhì)檔案相比，電子文件有以下幾個特性：1.信息與載體分離。電子文件可以被復制、修改、刪除而不留痕跡，無法像紙質(zhì)文件那樣確定哪個是“原件”。2.快捷方便。電子文件的起草、修改、收發(fā)、傳遞都在網(wǎng)上進行，修改粘貼更是方便，大大提高了工作效率。3.對設備的依賴性強。電子文件依賴特定的設備和軟件而存在，隨著計算機系統(tǒng)的更新升級，容易產(chǎn)生不兼容問題。4.保存條件和環(huán)境要求不同。電子文件不需要一定的場地面積保存，但容易受到磁場、溫度、濕度等物理環(huán)境的影響。電子文件還有非直讀性、信息共享性、易消失性等特性。

二、高校電子文件檔案管理中存在的問題

目前，各高校電子文件檔案管理仍不夠成熟，主要存在以下幾個問題：

（一）立卷歸檔問題。目前，高校已普及辦公自動化，在實行自動化過程中產(chǎn)生了大量的電子文件。這些文件主要來源于各職能部門，有黨政管理類、教學、科研、財務管理等。目前大部分高校的做法是由各部門進行管理，沒有納入學校檔案館數(shù)據(jù)中心進行統(tǒng)一管理。這樣的做法導致以下結(jié)果：一是數(shù)據(jù)丟失；二是不利于規(guī)范化管理；三是無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，電子文件應有的價值和作用得不到有效的發(fā)揮；四是數(shù)據(jù)分散，格式不統(tǒng)一，難形成統(tǒng)一的電子檔案。

（二）缺少成熟的制度和標準。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理標準和制度，已經(jīng)難以適用于現(xiàn)行電子文件的管理。目前，國家雖已制定了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)范，但由于電子文件對標準化的依賴性很強，而計算機軟硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代很快，要制定普遍適用于高校的電子文件管理標準和制度很難。

（三）電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題。由于電子文件的易篡改性、信息與載體的相分離性等特點及網(wǎng)絡環(huán)境的不安全性，電子檔案存在許多不安全因素。就網(wǎng)絡本身的安全問題來說，網(wǎng)絡是一個開放的系統(tǒng)，許多應用系統(tǒng)處于不設防狀態(tài)，具有很大危險。另外，網(wǎng)絡容易受到病毒侵襲和“黑客”攻擊，一旦網(wǎng)絡毀壞，電子文件的丟失、泄密無法避免。

三、做好電子文件檔案管理的具體措施

（一）按照電子文件管理規(guī)定，建立健全本校電子文件檔案管理制度和標準。高校應根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標準和規(guī)范，結(jié)合本校的實際情況，制定電子文件與電子檔案管理方面的規(guī)章制度，加強電子文件從形成、歸檔，到開發(fā)利用的全程管理。由于電子文件在記錄格式、載體形式、處理方法等方面和紙質(zhì)檔案有很大的區(qū)別，所以應根據(jù)電子文件的特性制定相應的管理標準。如電子文件的登記標準、歸檔標準、鑒定標準、收集標準、防護標準以及安全標準等等。管理標準可以由高校檔案部門、網(wǎng)絡技術(shù)部門和各職能部門協(xié)商制定，使大家都能接受、遵守。

（二）整合學校內(nèi)部管理機構(gòu)，建立“三位一體”的電子文件管理運行模式。由于高校電子文件數(shù)目繁多、種類復雜，電子文件本身涉及到的問題也比較多，所以單靠檔案部門管理是難以完成的。因此應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機信息管理部門“三位一體”的電子文件管理運行模式，各部門各司其職，發(fā)揮所長。電子文件形成部門熟悉業(yè)務，能夠很好地鑒定出哪些文件是有價值的，為電子文件的歸檔工作打好基礎；檔案部門統(tǒng)籌全局，把好關(guān)口，做好電子文件歸檔等管理工作；信息管理部門擁有相當?shù)挠嬎銠C專業(yè)技術(shù)人員，高?？梢岳迷摬块T的優(yōu)勢，抽調(diào)部分技術(shù)人員，做好學校電子檔案和現(xiàn)行文件信息服務器等網(wǎng)絡設備的安全管理與維護，協(xié)調(diào)有關(guān)人員在電子文件管理過程中，嚴格按標準規(guī)范執(zhí)行，保證電子文件的安全管理和有效利用。

（三）做好電子文件的日常管理工作。由于電子文件數(shù)量之大，產(chǎn)生速度之快，需要及時鑒定歸檔，因此做好電子檔案管理，必須從做好電子文件的日常管理工作做起。一是檔案部門要監(jiān)督各職能部門做好電子文件按時歸檔。二是對已歸檔的電子文件，檔案管理部門要做好校對鑒定，對所保存的電子檔案要定期進行檢查和拷貝。三是實行“雙套制”管理，即具有永久和長期保存價值的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等同時歸檔。

（四）建立良好的電子檔案保存環(huán)境和使用環(huán)境，保證電子檔案的安全。加強對電子檔案的保護和應用管理，建立合格的電子檔案的保存環(huán)境，使電子檔案保存得更長久。如采用去濕機、硅膠，空調(diào)調(diào)節(jié)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度，使溫度保持在17℃-20℃，濕度保持在35%-45%；還有防光，防塵，防霉，避開磁場和電場等。在電子檔案的應用管理方面，

為了保證網(wǎng)絡環(huán)境下電子檔案信息的完整、安全，可采取以下措施和手段：訪問控制、信息加密、數(shù)字簽名、防寫措施、防火墻等。

（五）努力提高檔案工作人員的素質(zhì)和服務水平。和紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案對管理人員的要求更高，既要有檔案管理知識，又要有相應的計算機能力如計算機技術(shù)、通信網(wǎng)絡技術(shù)、設備維護技術(shù)等。因此高校要提高檔案工作人員的素質(zhì)，加強檔案隊伍建設：一是檔案人員要主動加強學習，不斷提高自己的檔案管理知識與技能。二是高校要重視對檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)的培養(yǎng)，定期組織專、兼職檔案人員進行業(yè)務培訓，提高他們對電子文件管理的基本知識、實踐技能的掌握等，尤其是數(shù)字化知識及電子計算機應用技術(shù)。三是建立相應的激勵制度，在檔案工作內(nèi)部形成一定的競爭，促使檔案工作人員努力提高自身綜合素養(yǎng)，保證檔案管理工作高效、有序開展。

[1]中華人民共和國國家標準電子文件歸檔與管理規(guī)范[S].GB/T 18894-2002.

[2]侯軍.高校電子文件的特點與歸檔管理[J].山東檔案，2008（6）.

[3]余浠婉.高校電子文件歸檔管理的思考[J].機電兵船檔案,2010（2）.

[4]符昌慧.高校電子文件歸檔管理情況分析及對策[J].業(yè)務縱橫，2015（2）.