如何提高高校檔案管理工作的水平

文/寶雞文理學(xué)院 白敏

如何提高高校檔案管理工作的水平

文/寶雞文理學(xué)院 白敏

本文首先對(duì)開(kāi)展高校檔案管理工作的意義進(jìn)行了闡述，然后針對(duì)目前高校檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，提出了幾點(diǎn)改進(jìn)對(duì)策。

高校檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、開(kāi)展高校檔案管理工作的意義

第一，檔案資料能夠?yàn)楦咝８黜?xiàng)工作的開(kāi)展提供準(zhǔn)確真實(shí)的數(shù)據(jù)信息，并且為高校未來(lái)的發(fā)展服務(wù)。比如學(xué)校過(guò)去科研活動(dòng)、教育成果的記錄都可以為當(dāng)前教育教學(xué)工作提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)；通過(guò)學(xué)生檔案能夠使教師對(duì)學(xué)生的了解更加全面，便于學(xué)生管理工作的高效開(kāi)展。第二，在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展時(shí)期，高校要想實(shí)現(xiàn)信息化和智能化轉(zhuǎn)型，必須依靠檔案資料中大量的數(shù)據(jù)信息資源，為高校信息化建設(shè)提供信息支持。由此可見(jiàn)，在新時(shí)期加強(qiáng)對(duì)檔案的重視，提高高校檔案管理水平至關(guān)重要。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作沒(méi)有得到足夠的重視。目前，很多高校都認(rèn)為檔案管理工作不會(huì)給學(xué)校帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的效益，這種錯(cuò)誤觀(guān)念嚴(yán)重影響著檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，也不利于檔案管理整體水平的提高。另外，高校在制定發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)的時(shí)候也很少將檔案管理工作包括在內(nèi)。重視程度不足成為了制約高校檔案管理水平提升的一個(gè)關(guān)鍵因素。

（二）相關(guān)制度體系不夠完善。由于思想認(rèn)知上的誤區(qū)以及對(duì)檔案管理的不重視，很多高校都沒(méi)有根據(jù)自身實(shí)際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學(xué)校都沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)和人員，導(dǎo)致檔案管理工作隨意性較強(qiáng)，檔案整理不及時(shí)、不規(guī)范，檔案信息不完整、檔案遺失等問(wèn)題普遍存在。因此，要想切實(shí)提高高校檔案管理水平，必須對(duì)相關(guān)的制度體系進(jìn)行完善，為檔案管理工作的規(guī)范有序開(kāi)展提供依據(jù)。

（三）檔案管理方式落后。目前制約高校檔案管理水平提高的一個(gè)關(guān)鍵因素就是檔案管理方式落后，部分高校仍然采用傳統(tǒng)手工的方式開(kāi)展檔案管理工作，沒(méi)有將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)以及學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)等資源有效應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，檔案工作難以為高校的建設(shè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)，檔案管理信息化水平不高，檔案資源開(kāi)發(fā)利用效率低下，制約了檔案管理整體水平的提高。

三、提高高校檔案管理工作水平的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變觀(guān)念，提高對(duì)檔案管理的重視。要想從根本上提高檔案管理的綜合水平，最為關(guān)鍵的就是需要高校及時(shí)轉(zhuǎn)變觀(guān)念，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于高校建設(shè)發(fā)展的重要意義，從資金、政策、人力資源等方面予以支持，并將檔案管理工作納入到高校整體的發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中。加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳，從整體上樹(shù)立檔案管理意識(shí)，使學(xué)校各部門(mén)積極配合檔案管理工作的開(kāi)展，為檔案管理工作的有序高效進(jìn)行營(yíng)造良好的氛圍。

（二）加強(qiáng)高校檔案管理制度建設(shè)。首先，高校要建立明確的責(zé)任制度體系，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，并配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。其次，制定具體的檔案管理工作目標(biāo)，明確各部門(mén)的職責(zé)，使其積極配合高校檔案管理工作的開(kāi)展。最后，建立完善的檔案工作規(guī)范，對(duì)檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等各個(gè)流程均給予明晰的規(guī)定，確保制度的嚴(yán)格落實(shí)，對(duì)于違反規(guī)定的行為和人員要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，從而提高高校檔案管理工作的整體效率和科學(xué)化水平。

（三）加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)。高校需要從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)和完善。第一，學(xué)校要加強(qiáng)自身信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立一套完善的信息化檔案管理平臺(tái)，選擇或者開(kāi)發(fā)適合自身檔案管理實(shí)際情況的檔案數(shù)字化管理軟件，保證軟件的規(guī)范性、兼容性和實(shí)用性，并且具備滿(mǎn)足高校檔案管理的基本功能需求，充分利用學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)方面的優(yōu)勢(shì)保證數(shù)字信息的暢通傳輸，從而提高檔案信息化管理效率。第二，高校要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的收集整理和歸檔，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)不同類(lèi)型的檔案存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行科學(xué)保存，確保檔案資料的安全、完整，并對(duì)檔案資源進(jìn)行分類(lèi)整理，深化檔案管理服務(wù)功能，從而為檔案資源的開(kāi)發(fā)利用提供支持。第三，高校要做好檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，確保網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境安全，避免系統(tǒng)被入侵而造成檔案被泄露或損壞，確保檔案資源的安全完整。

（四）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案水平管理的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣在很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)。因此高校要注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，首先在思想觀(guān)念方面進(jìn)行教育，使檔案管理工作人員樹(shù)立良好的職業(yè)道德意識(shí)和敬業(yè)精神，確保檔案工作人員能夠本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度開(kāi)展檔案管理工作。其次，高校要特別關(guān)注檔案人員的繼續(xù)教育，強(qiáng)化檔案人員的信息意識(shí)和檔案意識(shí)，提高他們對(duì)檔案信息的搜集、分類(lèi)整理和分析辨別能力，在相關(guān)人員需要檔案服務(wù)時(shí)能夠?yàn)槠涮峁┬枰臋n案數(shù)據(jù)信息。然后，高校還要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的技能培訓(xùn)，使其掌握檔案信息化管理所必須的知識(shí)和技能，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備開(kāi)展檔案工作，從而使檔案管理能夠更好地為高校其他各項(xiàng)工作服務(wù)。最后，高校還要適當(dāng)提高檔案人員的薪資待遇，加大高水平檔案人才的引進(jìn)力度，優(yōu)化檔案部門(mén)人員結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的工作積極性，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作水平的提高。

綜上所述，高校要從多方面加以改進(jìn)，提升檔案管理的水平。要轉(zhuǎn)變觀(guān)念，提高對(duì)檔案管理的重視，完善高校檔案管理制度建設(shè)，提高檔案信息化管理水平，還要不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，確保檔案管理工作能夠規(guī)范高效地開(kāi)展，從而使高校檔案管理水平從根本上得到提升。

[1]莫萍.試論如何提高高校檔案管理工作的有效性[J].青春歲月,2015（19）:77.

[2]盧青蘭.淺談新形勢(shì)下如何提高高校檔案管理工作水平[J].才智,2013（30）:133.