試論事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作

趙春麗齊齊哈爾市公共資源交易中心 黑龍江齊齊哈爾 161000

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試論事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作

趙春麗
齊齊哈爾市公共資源交易中心 黑龍江齊齊哈爾 161000

【摘要】近年來在事業(yè)單位快速發(fā)展的過程中檔案數(shù)量越來越龐大，同時人們對檔案信息的需求也不斷提高，在這種情況下，檔案工作需要加快信息化建設(shè)，這不僅能夠使事業(yè)單位檔案更好的與社會發(fā)展的需要相符合，而且對檔案的開發(fā)利用具有非常重要的意義。文中分析了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必然性，并進一步對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的具體措施進行了闡述。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；信息化建設(shè)；資金；網(wǎng)站；人員素質(zhì)

在當前信息化技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，檔案信息化建設(shè)的步伐不斷加快。檔案信息化建設(shè)是充分的利用先進的技術(shù)和方法，在各種法律法規(guī)及規(guī)章制度的前提下來有效的提高事業(yè)單位檔案信息的利用效率。檔案信息化建設(shè)是當前檔案工作發(fā)展的必然趨勢，同時也是深化檔案社會化服務的必然要求。這是一項系統(tǒng)的工程，需要每一名檔案管理人員要加快觀念的轉(zhuǎn)變，努力提高自身的素質(zhì)，更好的推動檔案信息化建設(shè)的進程，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)必然性

檔案信息化是在檔案活動中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)來對信息資源進行處置、管理和為社會提供信息服務。在這個過程中，檔案管理的重點更側(cè)于檔案信息，而且要通過廣泛的應用現(xiàn)代信息技術(shù)來對檔案部門進行裝備，以此來提高檔案管理和利用的水平，使檔案信息更好的實現(xiàn)社會化服務。在檔案信息化建設(shè)過程中，需要加快觀念的轉(zhuǎn)變，改變以往實動服務的模式，進一步解放思想，加快完善檔案管理模式，提升檔案工作和檔案的價值，更充分的發(fā)揮檔案管理工作的重要作用。事業(yè)單位加快檔案信息化建設(shè)后，檔案信息資源的利用會進一步拓展，可以將一些利用頻率高、重要的及容易受到損壞的檔案信息先進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以便于更好的滿足檔案信息檢索利用及共享的需求。同時還要加快對藏書目錄中相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，對各類檔案信息進行歸類總結(jié)，并將其納入到檔案信息化管理范疇，加快推動事業(yè)單位檔案信息現(xiàn)代化和信息化的發(fā)展。另外，以電子檔案的形式對電子文件進行管理，可以有效的保證信息的長期可讀性、完整性、準確性和真實性，這對于事業(yè)單位自身的發(fā)展具有非常重要的意義。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的具體措施

（一）提高對檔案信息化建設(shè)的認識。檔案信息化作為一項龐大的系統(tǒng)工程，是檔案事業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略任務，因此事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，領(lǐng)導決策層要及時轉(zhuǎn)變觀念，檔案工作者也要從傳統(tǒng)的管理理念中轉(zhuǎn)變過來，同時還要加大對檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，加深人們對檔案信息化建設(shè)的了解，這樣在具體工作開展過程中，各部門之間才能互相協(xié)作配合。同時在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，還要針對單位的實際情況來制定中長期目標和規(guī)劃，以便于更好的推動事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進程。

（二）加大對檔案信息化建設(shè)的資金投入。實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)資金投入是很大的。館藏檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，首先，在硬件設(shè)備上，檔案部門要積極引進計算機、打印機、掃描儀、刻錄機等必不可少的應用設(shè)備，將現(xiàn)代化管理手段和現(xiàn)代化計算機技術(shù)滲透到檔案管理工作中。工作人員需要借助先進的硬件設(shè)備對現(xiàn)存的館藏檔案資源進行數(shù)據(jù)整理、補充、掃描以及轉(zhuǎn)換；其次，檔案工作作為一個集收集、保管、利用、共享和服務于一身的系統(tǒng)工程，必須要環(huán)環(huán)相扣，工作人員需要借助各類文檔處理軟件，對建立的數(shù)據(jù)庫按照一定的標準進行整理，進而提供高效的檢索服務；為客戶查詢等需求提供網(wǎng)上服務平臺；構(gòu)建各類網(wǎng)絡(luò)安全防護系統(tǒng)，以及對相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進行加密、備份等工作。隨著信息技術(shù)的不斷完善，做好電子檔案的更新與維護工作。以上這些工作僅僅是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的部分工作，如果沒有大量資金的投入，事業(yè)單位是很難開展檔案信息化建設(shè)這項工作的。只有在保證經(jīng)費的前提下，才能確保此項工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。

（三）建立一個實用的檔案信息網(wǎng)站。在檔案信息化建設(shè)工作中，通常都需要建立檔案網(wǎng)絡(luò)，通過網(wǎng)頁的形式來為為檔案需求者提供相應的服務，而且檔案工作人員也能夠在網(wǎng)上進行查詢、歸檔和下載。當前網(wǎng)頁服務已成為檔案信息化管理的重要手段。同時事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，還構(gòu)建了檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)信息的全方位傳送，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息資源的有效共享。

首先，最重要的就是選擇具有升級功能以及再開發(fā)能力的檔案信息管理操作系統(tǒng)，從而方便檔案網(wǎng)絡(luò)管理的不斷發(fā)展與更新的需要，能夠凸顯出檔案信息網(wǎng)絡(luò)的服務功能。

其次，要選擇能夠滿足我國相關(guān)標準要求的規(guī)范設(shè)備，最好是在市場上流行的主流產(chǎn)品，或者可以的話，與國外以及國內(nèi)的相關(guān)公司取得聯(lián)系，量身定做出適合于事業(yè)單位檔案管理的操作系統(tǒng)，從而保障檔案信息化建設(shè)能夠很好的進行，確保事業(yè)單位的檔案管理部門對檔案管理信息系統(tǒng)可以不斷的更新以及升級，從而降低一定的成本。

（四）加強對檔案工作人員素質(zhì)培訓

檔案管理人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到事業(yè)單位檔案管理的水平。檔案管理人員作為檔案信息化建設(shè)工作中非常重要的要素，事業(yè)單位需要定期對檔案管理人員進行針對性的培訓，努力提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。特別是在當前信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，檔案管理人員要能夠跟上時代發(fā)展的步伐，不僅要具備全新的觀念，而且還要掌握信息化操作方法和手段，努力提高事業(yè)單位檔案信息化管理水平，加強對網(wǎng)絡(luò)知識和技能的學習，能夠?qū)W(wǎng)上各種紛雜的信息進行整理和分類，更好的將檔案信息的功能和價值發(fā)揮出來，更好的滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求。

三、結(jié)束語

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是一項長期性、全面性及具體性的工作，需要全體檔案人員、領(lǐng)導及各部門的積極參與與配合，同時還要努力提高檔案隊伍整體素質(zhì)，檔案人員要能夠扎實的掌握和應用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檔案工作中不斷進行創(chuàng)新，更好的促進事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

［1］劉彥.我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析及問題對策［J］.北方文學，2013（8）.

［2］侯然然.強化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考［J］.黑龍江科學，2014.（7）.