醫(yī)院人事檔案資源管理問題及對(duì)策分析

文/秦皇島市第一醫(yī)院 張鴻蕓

醫(yī)院人事檔案資源管理問題及對(duì)策分析

文/秦皇島市第一醫(yī)院 張鴻蕓

醫(yī)院人事檔案資源是醫(yī)院人才選拔，提高醫(yī)院管理水平的重要依據(jù)，尤其是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院人事檔案資源的應(yīng)用價(jià)值更加凸顯，現(xiàn)階段如何保證人事檔案資源的完整性和準(zhǔn)確性，是人事檔案資源廣泛應(yīng)用的前提和關(guān)鍵。為此，本文在明確醫(yī)院人事檔案資源管理重要性的基礎(chǔ)上，指出醫(yī)院人事檔案資源管理中存在的問題，并提出切實(shí)可行的解決策略。

人事檔案；管理；問題；對(duì)策

一、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案資源管理的重要性

（一）順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求。人事檔案是記錄人們學(xué)習(xí)、工作、獎(jiǎng)懲、職稱等重要信息的載體，是醫(yī)院在選拔優(yōu)秀人才，了解醫(yī)院人事構(gòu)成等方面的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式使得人事檔案信息更新不及時(shí)，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、信息比對(duì)、數(shù)據(jù)應(yīng)用等方面存在一定難度，人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)不僅解決了人事檔案資源應(yīng)用便利性問題，同時(shí)也是順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的必然選擇。

（二）提高檔案資源的應(yīng)用價(jià)值。人事檔案資源應(yīng)用的前提是人事檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，以往醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理科室重視不夠，在檔案管理資金投入、設(shè)備更新等方面沒有給予足夠的重視，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料不完整、不準(zhǔn)確的情況時(shí)有發(fā)生，紙質(zhì)檔案僅僅是被存放在檔案室，電子檔案只是簡單的紙質(zhì)檔案的電子化，檔案資源的應(yīng)用價(jià)值沒有得到充分體現(xiàn)，加強(qiáng)人事檔案資源管理，可以充分發(fā)掘檔案資源價(jià)值并服務(wù)于人事檔案管理工作的改進(jìn)。

（三）為醫(yī)院建設(shè)提供材料支持。優(yōu)秀人才是推動(dòng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，加?qiáng)醫(yī)院人事檔案資源管理，并以此為依據(jù)制定具有激勵(lì)性的獎(jiǎng)懲措施，以促進(jìn)醫(yī)院工作人員在自己的工作崗位上兢兢業(yè)業(yè)，多出成果，以此提高醫(yī)院的聲譽(yù)，并為醫(yī)院評(píng)級(jí)積累大量的資源，從而推動(dòng)醫(yī)院的持續(xù)健康發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案資源管理中存在的問題

目前，部分醫(yī)院已經(jīng)認(rèn)識(shí)到人事檔案資源管理的重要性，并提高在人事檔案部門的資金投入，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，在此過程中，醫(yī)院人事檔案資源管理也暴露出一些問題急需解決。

（一）人事檔案資源不完整?！稒n案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》中明確強(qiáng)調(diào)，檔案管理人員在工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須在辦完檔案工作移交手續(xù)后方能離開工作崗位，但現(xiàn)實(shí)情況是，醫(yī)院人事檔案管理工作交接流于形式，新任檔案管理人員并沒有對(duì)檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，離職檔案管理人員也沒有將人事檔案存在的問題明確告知，有時(shí)僅僅是檔案管理室鑰匙的交接，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案資料丟失，離職員工檔案未轉(zhuǎn)離，新進(jìn)員工未轉(zhuǎn)入的情況時(shí)有發(fā)生，這給人事檔案信息化也帶來一定阻礙，人事檔案資源不完整，降低了人事檔案的應(yīng)用價(jià)值。

（二）人事檔案資源開發(fā)利用不夠。人事檔案資源管理流于形式，紙質(zhì)檔案僅僅是被存放在檔案室，如若不出現(xiàn)人員離職等情況，醫(yī)院工作人員的人事檔案很少被調(diào)用，目前，醫(yī)院已推廣使用電子檔案管理方式，但由于前期檔案資源形式不完全統(tǒng)一，部分檔案資料缺失且檔案數(shù)量龐大，給人事檔案的信息化帶來一定的難度，綜合種種原因，導(dǎo)致人事檔案資源的開發(fā)利用僅僅停留在簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，并沒有進(jìn)行深入開發(fā)利用，發(fā)揮其在醫(yī)院建設(shè)、人事制度調(diào)整等方面應(yīng)用的作用。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案信息化管理剛剛應(yīng)用，部分檔案管理老員工對(duì)于計(jì)算機(jī)應(yīng)用操作不熟練，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)處理，數(shù)據(jù)分析等更是無從下手，導(dǎo)致人事檔案資源利用還停留在初級(jí)階段，而且部分檔案管理人員排斥檔案管理工作的變革，在檔案管理工作中缺乏責(zé)任心，對(duì)檔案資源的更新、錄入不及時(shí)，也進(jìn)一步加劇了人事檔案應(yīng)用和管理的難度。

三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案資源管理的對(duì)策

針對(duì)人事檔案資源管理中存在的問題，現(xiàn)采取如下解決策略：

（一）多措并舉，提高人事檔案資源完整性。醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)人事檔案資源管理重要性的認(rèn)識(shí)，完善人事檔案管理工作交接相關(guān)制度，要求檔案管理人員在辦理交接工作時(shí)，嚴(yán)格遵守流程，并將手中檔案工作交接給新上任的檔案管理人員，也是對(duì)現(xiàn)有檔案資料的一次整理和清點(diǎn)。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員檔案資源的管理，做到人員在單位，則檔案在單位，人員離開單位，則檔案離開單位，以此保證醫(yī)院人事檔案的對(duì)應(yīng)性。最后，要加強(qiáng)人事檔案部門與醫(yī)院科室之間的合作，讓醫(yī)護(hù)人員參與到檔案的更新管理工作中來，以此保證檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

（二）充分開發(fā)使用人事檔案資源。目前，各單位人事檔案軟件的開發(fā)均根據(jù)自己單位的實(shí)際情況而來，一旦發(fā)生人員流動(dòng)，新調(diào)入的人事檔案資料需依據(jù)所在新單位的人事檔案形式重新錄入生產(chǎn)，無疑增加了人事檔案管理的工作量，而且同一單位不同時(shí)期人事檔案資料形式不統(tǒng)一，也給人事檔案的信息化處理帶來一定難題，所以，現(xiàn)階段要統(tǒng)一單位人事檔案資源錄入形式，為人事檔案資源的數(shù)據(jù)化處理及應(yīng)用打好基礎(chǔ)。同時(shí)，要充分發(fā)揮人事檔案在人力資源配置、人事制度調(diào)整等方面的作用。

（三）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員素質(zhì)的高低，直接關(guān)系檔案資源的應(yīng)用。首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育，使其端正工作態(tài)度，努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，并將其應(yīng)用到人事檔案管理中來，其次，要設(shè)立獎(jiǎng)懲制度，通過每年舉辦檔案知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力大賽，激勵(lì)檔案管理人員不斷提高業(yè)務(wù)水平，對(duì)于工作能力突出的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)；最后，要鼓勵(lì)檔案管理人員對(duì)檔案資源進(jìn)行研究，并形成相應(yīng)的科研成果，為醫(yī)院人事管理工作改進(jìn)提供依據(jù)。

［1］陳愛娟.醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用探析［J］.城建檔案，2016（3）.

［2］梁鈺君.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題與對(duì)策研究［J］.城建檔案，2016（3）.

［3］董新剛.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策［J］.中國繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2015（1）.