基于BSC的檔案開發(fā)利用績效評估研究

文/河北大學管理學院 郭媛

基于BSC的檔案開發(fā)利用績效評估研究

文/河北大學管理學院 郭媛

本文對背景進行概述、進而從BSC四個維度設(shè)置檔案開發(fā)利用績效評估的衡量指標，并提出運用BSC應(yīng)避免出現(xiàn)的問題。

平衡計分卡；檔案開發(fā)利用；績效評估

一、背景

平衡計分卡（BSC）通過圖、卡、表的形式實現(xiàn)組織戰(zhàn)略的規(guī)劃與實施，它是一套卓有成效的戰(zhàn)略管理與執(zhí)行工具。平衡計分法（BSC）的思想源于卡普蘭和戴維諾頓的一篇題目為“平衡計分卡——績效驅(qū)動指標”的論文，文中首次提出“衡量什么，才能得到什么”的觀點。追溯BSC發(fā)展可劃分為萌芽時期（1987-1989年）、理論研究時期（1990-1993年）、推廣應(yīng)用時期（1994至今）。

檔案工作進行績效評估歷史久遠，20世紀80年代西方社會興起的“新公共管理運動”進一步提高重視度，其中突破了以財務(wù)指標為關(guān)鍵要素的傳統(tǒng)評價模式“平衡計分卡”理論 （BSC），作為新穎的化戰(zhàn)略為行動的工具受到青睞。因此將BSC對檔案開發(fā)利用進行績效評估有助于鑒定檔案開發(fā)利用的正確方向，提高檔案開發(fā)利用工作的質(zhì)量和檔案信息開發(fā)的效率。

二、BSC在檔案開發(fā)利用績效評估的維度

檔案開發(fā)利用工作的績效評估有著自身的特點和差異性，要結(jié)合檔案開發(fā)利用工作的特點進行評估。

（一）檔案利用群體維度。BSC要求把組織環(huán)境中的重要利益群體當成不可或缺的評估內(nèi)容。檔案開發(fā)工作的意義和價值是要以服務(wù)于檔案利用群體、幫助檔案利用群體、滿足檔案利用群體為導(dǎo)向，因此檔案利用群體是與檔案開發(fā)利用最密切的利益群體。檔案開發(fā)利用工作的意義和價值需要通過提供服務(wù)利用的形式體現(xiàn)出來，因而服務(wù)績效評估在BSC四項評估維度中居于第一位。除此之外，由于檔案信息資源開發(fā)利用的評估對象不僅包括檔案信息資源開發(fā)利用行為，還包含檔案開發(fā)成果。所以，在將服務(wù)績效評估中，評估內(nèi)容也要盡量涵蓋影響檔案信息資源開發(fā)成果的其他相關(guān)因素。

（二）財務(wù)維度。合理支配資金不僅能保證業(yè)務(wù)的順利開展，還能合理地優(yōu)化業(yè)務(wù)的完成質(zhì)量。對檔案開發(fā)利用工作中資金維度的評估，是為了促進檔案開發(fā)利用資金使用合理性，完善財務(wù)制度科學性，加強成本管理控制性，通過提高資金使用效率和收益率，實現(xiàn)檔案開發(fā)利用工作資金管理的透明度。相較于其他業(yè)務(wù)部門，檔案開發(fā)利用工作的宗旨是為社會提供檔案開發(fā)成果并為公眾利用，而營利并不是檔案開發(fā)的最終目的。所以在財務(wù)維度評估時，要結(jié)合檔案開發(fā)的特殊性進行相關(guān)指標的轉(zhuǎn)換。

（三）流程維度。為組織內(nèi)部管理過程制定目標和測評手段是平衡計分卡同傳統(tǒng)的業(yè)績測評方法之間顯著的區(qū)別之一。業(yè)務(wù)流程的效率在很大程度上決定了檔案開發(fā)利用工作提供的公共服務(wù)的質(zhì)量，組織合理、調(diào)配有序、運行順暢、應(yīng)急靈敏的業(yè)務(wù)流程，是實現(xiàn)檔案開發(fā)利用工作戰(zhàn)略目標的保證。與企業(yè)以財務(wù)指標驅(qū)動的業(yè)務(wù)流程不同，檔案開發(fā)利用工作內(nèi)部流程維度是以實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的整合與重組、提升管理工作的執(zhí)行力、優(yōu)化組織的整體效能，可從戰(zhàn)略制定、業(yè)務(wù)分析、指標體系構(gòu)建、指標體系執(zhí)行四部分進行指標設(shè)置，進而細分。

（四）學習與成長維度。當今處于不斷變革的時代，各行各業(yè)需要獲得、保持、增強持續(xù)發(fā)展的能力。隨著現(xiàn)代科技和生產(chǎn)力的發(fā)展，檔案開發(fā)利用工作的發(fā)展趨勢呈現(xiàn)出開發(fā)利用主體的廣泛化、客體的多元化、方式的電子化與網(wǎng)絡(luò)化。公眾對檔案的利用需求性的增長，有利與檔案開發(fā)利用工作的進行和開展，同時也對檔案開發(fā)范圍、開發(fā)質(zhì)量及開發(fā)速率提出更高的要求。在檔案開發(fā)利用績效評估中，學習與成長維度的目標就是要提高員工對組織文化、價值理念的認同、提高員工綜合素質(zhì)與自身業(yè)務(wù)能力、提供相互激勵的環(huán)境和建立學習型組織。

三、BSC運用需避免的問題

運用BSC的四個維度對檔案開發(fā)利用工作進行績效評估有其自身的優(yōu)越性，也要重視評估中其他客觀因素。

（一）戰(zhàn)略規(guī)劃缺失支撐。檔案信息資源開發(fā)與利用戰(zhàn)略是檔案機構(gòu)開展服務(wù)活動的綱領(lǐng)，它確定了檔案信息資源開發(fā)利用的內(nèi)容、手段及實施步驟，引導(dǎo)相關(guān)部門為實現(xiàn)組織目標而努力，避免檔案開發(fā)活動的盲目性。BSC只是作為一種戰(zhàn)略評估工具，它的有效運行也需要依托既定的發(fā)展戰(zhàn)略，卻不能代替一個企業(yè)或行業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃。需要明確的是，運用平衡記分最終目的是為實現(xiàn)組織的遠景和戰(zhàn)略，只有在組織的戰(zhàn)略目標明確、戰(zhàn)略導(dǎo)向清晰、戰(zhàn)略架構(gòu)完整的前提下，BSC的四個維度才能有用武之地。

（二）評估原則的缺失。檔案開發(fā)利用績效評估須需遵循目標性原則、科學性原則、全面性原則、模糊性原則及動態(tài)性原則，遵循原則有利于保證評估結(jié)果的客觀性、合理性、科學性。將檔案開發(fā)利用評估原則與平衡記分卡的因果關(guān)系原則、成果量度與績效驅(qū)動因素原則及財務(wù)連接原則相結(jié)合，制定合理的評估指標和評估體系，實現(xiàn)對檔案開發(fā)利用工作的定性和定量的雙向評估。

（三）指標合理性的缺失。檔案開發(fā)利用工作有其自身的特殊性，檔案信息資源是知識信息的組織，是人類指揮的集合。檔案信息資源的利用價值是潛在的，只能通過用戶檔案信息知識的吸收，轉(zhuǎn)化為智慧和創(chuàng)造力，才能間接地產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益。因此在進行指標設(shè)定時，要注重經(jīng)濟效益指標和社會效益指標相結(jié)合：完全采用經(jīng)濟效益指標，難以衡量當下檔案信息資源開發(fā)利用工作社會效益價值；完全采用社會效益指標，又難以控制檔案開發(fā)利用工作的成本。

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