EXCEL在檔案管理工作中的應(yīng)用

文/白銀礦冶職業(yè)技術(shù)學(xué)院 郭昱伶

EXCEL在檔案管理工作中的應(yīng)用

文/白銀礦冶職業(yè)技術(shù)學(xué)院 郭昱伶

Excel辦公軟件在當(dāng)前的企業(yè)檔案管理中具有非常重要的作用，它能大大提升檔案管理工作效率，節(jié)少人力及時間，在企業(yè)辦公中具有非常好的應(yīng)用空間。

Excel；檔案管理；應(yīng)用

一、Excel檔案管理的應(yīng)用分析

Excel軟件是一種常見的表格辦公軟件，它是一種多功能的表格，操作比較簡單，能夠在短時間內(nèi)生成不同格式的表格，并且能夠?qū)Ω鞣N數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的處理，具有較好的實(shí)用性。

（一）利用Excel表格輸入檔案。1.工作表的編寫：利用Excel表格能夠根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況分類編寫檔案工作表?？梢詫挝坏牡胤?、時間、分公司等內(nèi)容分類進(jìn)行編寫。2.分類輸入數(shù)據(jù)：對于企業(yè)的檔案來說，我們必須要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)的日期、編號以及相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行分類，然后對數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入整理，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠快速查詢各種數(shù)據(jù)。

（二）利用Excel表格查找檔案。1.利用Excel表格軟件中的查找來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速查找；在表格的菜單欄中找到“編輯”，下拉找到其中的“查找”功能，單擊該菜單能夠獲得對話框，然后在相應(yīng)位置輸入需要的詞語即可完成查找。比如，在該表格中輸入單位的某個人的姓名，即可快速地獲得這名員工的相關(guān)信息。2.可以利用相關(guān)的信息記錄來進(jìn)行查找；Excel表格的數(shù)據(jù)記錄是指通過相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄對表格中的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行一一的篩選，能夠在較短的時間內(nèi)將符合條件的信息全部顯示處理（本數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容）。首先，通過菜單欄中的“數(shù)據(jù)”欄，下拉找到“記錄單”，單擊該菜單功能后，能夠獲得“本庫類”的對話框。然后選擇記錄單當(dāng)中的“條件”菜單，對該對話框中的文字進(jìn)行修改，輸入需要查找的文字，記錄單的查找一欄輸入完成后，點(diǎn)擊“下一條”，記錄單能按照順序顯示出搜索的相應(yīng)數(shù)據(jù)信息。持續(xù)單擊下一條可以一直搜索，一直到所有信息搜集完成。對于返回來說，我們可以通過上一條來實(shí)現(xiàn)。在數(shù)據(jù)搜索完成后，直接點(diǎn)擊關(guān)閉即可，就能夠退出數(shù)據(jù)記錄查找，不會對表格本身造成任何影響。3.Excel表格的篩選功能；我們可以采用Excel表格對所有數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選，選擇符合條件的信息來進(jìn)行顯示。首先，打開Excel表格后，單擊任意的單元格，找到菜單欄當(dāng)中的數(shù)據(jù)功能，通過下拉選擇其中的“篩選”功能，然后選擇“自動篩選”，這樣，Excel表格中的每個單元格的數(shù)據(jù)右上角均會出現(xiàn)下拉箭頭。我們利用鼠標(biāo)點(diǎn)擊右上角的下拉箭頭，然根據(jù)篩選方式菜單中的自定義功能，我們可以在對話框中輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查找，最后單擊確定即可獲得想要得到的信息。

二、Excel表格的檔案管理工作中的應(yīng)用實(shí)例分析

（一）數(shù)據(jù)庫的建立。首先，我們要在Excel表格中找到文件功能，然后新建工作簿。在建立新的工作簿之前，要對相關(guān)的菜單進(jìn)行設(shè)置，包括字體、字段、長度等等因素。在該設(shè)置當(dāng)中，字段名字必須要設(shè)置在表格中的第一行，字段名字設(shè)置完成后，利用列表對字段的列進(jìn)行調(diào)整，可以在格式中利用數(shù)字來進(jìn)行表格的標(biāo)簽，對于字段類型來說，通過分類進(jìn)行來對字段的類型進(jìn)行調(diào)整，如果屬于數(shù)字，我們可以通過“數(shù)字”菜單來對數(shù)字進(jìn)行分來整理，在“小數(shù)點(diǎn)”中對字段的類型進(jìn)行調(diào)整，一般都設(shè)置為0。對于字段的長度來說，我們在該列的第二行進(jìn)行輸入，一般輸入9的字符，在字符輸入完成后，要對整行單元格的列寬進(jìn)行調(diào)整。在相關(guān)的格式調(diào)整完成后，我們按照企業(yè)的規(guī)定，對相應(yīng)的輸入內(nèi)容按照一定的順序進(jìn)行編排輸入，比如，數(shù)值、文本、責(zé)任人、內(nèi)容、日期等等一系列的填寫要素進(jìn)行輸入。輸入完成后，在“文件”當(dāng)中對輸入的信息進(jìn)行保存，同時根據(jù)輸入的內(nèi)容填寫文件名，保存到制定文件夾中，避免文件的丟失，這樣一個完整的數(shù)據(jù)庫就創(chuàng)建完成了。

（二）目錄的編輯。我們可以利用Excel表格來對企業(yè)目錄進(jìn)行編寫，首先要參照一定的標(biāo)準(zhǔn)來對格式進(jìn)行調(diào)整。通過頁面設(shè)置來對紙張大小、列寬等做出調(diào)整。將列寬以及紙張大小設(shè)為固定值。然后，對順序號、責(zé)任人、日期、頁號等等每列的填寫內(nèi)容調(diào)整列寬的固定值。接下來，單擊表格的行高設(shè)置，輸入固定的行高。

在表格中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)設(shè)置完成后，對各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行檢查，包括設(shè)置的各種數(shù)值確保準(zhǔn)確無誤后，點(diǎn)擊文件的打印預(yù)覽，然后在設(shè)置菜單中查找頁面的編輯菜單，對表格的頁眉、頁腳等內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置修改。在內(nèi)容調(diào)整完成后，需要注意的是，必須要對版心、寬度等進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，保證Excel表格能夠整個在一個界面當(dāng)中，并且表格必須要留出一定的裝邊空間，表頭也要適當(dāng)?shù)牧舫鲆欢ň嚯x，保證Excel表格的整體美觀。

三、總結(jié)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，也使我們的工作得到了極大的改善，各種辦公軟件層出不窮，這也使得我們的工作變得更加細(xì)化。Excel表格在檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用大大節(jié)省了工作的時間及人力，提高了工作的效率。為此，我們需要積極提升自我，努力掌握該軟件的一些使用技巧，將其應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，在解放勞動力的同時，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

［1］吳閩泉.Excel在人事檔案管理中的應(yīng)用［J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2010（14）.

［2］王偉.用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)人事資料管理［J］.實(shí)驗(yàn)室科學(xué)，2008（2）.

［3］席小艷，孫阿萍.Excel在檔案管理工作中的應(yīng)用［J］.陜西檔案，2005（4）.