試談從臺賬入手融合業(yè)務和保密流程推進保密管理長效機制

文/中國電子科技集團公司第五十五研究所 夏曉山

試談從臺賬入手融合業(yè)務和保密流程推進保密管理長效機制

文/中國電子科技集團公司第五十五研究所 夏曉山

保密管理工作臺賬，依照《中華人民國和國保守國家秘密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格審查認證管理辦法（國保發(fā)【2008】8號）》及《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格標準》的規(guī)定，是各級機關、單位保密工作開展情況的憑證。在國家各涉密機關和單位，特別是國家軍工科研生產(chǎn)單位，幾經(jīng)軍工保密資格審查認證，保密管理工作臺賬的完備、規(guī)范、整潔劃一程度已達極致。從而反映出，廣大保密工作從業(yè)人員及涉密工作人員，對保密管理工作臺賬在保密安全管理中的作用，具有較高的認識。

保密管理工作臺賬；保密管理長效機制；融合業(yè)務與保密流程

建立保密安全管理長效機制，是全面提升國家秘密管控能力的恒久話題，涉及到保密工作方方面面的管理創(chuàng)新。保密管理長效機制，關鍵在于長效。機制是法定的，如何在法定機制的基礎上，結合保密安全工作的新情況、新問題、新特點，采取有效的方法措施，堅持落實、完善保密管理法律法規(guī)的要求，才是建立保密管理長效機制所要討論的問題。

按法律規(guī)定，所有的保密管理方式方法，均離不開保密管理工作臺賬的證據(jù)約束，證明其過程的真實性和行為的合法性。建議：在軍工系統(tǒng)中，從保密安全管理最平常、最基礎的保密管理工作臺賬入手，融合涉密業(yè)務和保密管理流程，在保密管理工作臺賬生成的同時，對涉密業(yè)務行為進行管控。把保密安全管理從“引導要求型”向“法定條件型”轉(zhuǎn)變。

一、保密管理工作臺賬的作用

一般認知中，保密管理工作臺賬是檔案，是各涉密機關或單位，針對涉密事項、涉密人員、涉密工作場所、涉密信息系統(tǒng)、各類涉密載體及涉密產(chǎn)品等開展管控的檔案記錄。是單位保密工作開展的憑證。結合保密管理工作的實踐，深入探索，能夠發(fā)現(xiàn)，保密管理工作臺賬還有下述作用：

（一）法定憑據(jù)作用。根據(jù)《保密法》《保密法實施條例》《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格審查認證管理辦法》等法律法規(guī)通篇闡述，關于涉及國家秘密全生命周期的行為過程，均須明文報批記錄，由此而產(chǎn)生的紙質(zhì)（或電子）臺賬，成為行為合法的憑據(jù)。臺賬是否完備，決定涉密行為是否合法。

（二）規(guī)范管理作用。規(guī)范的保密管理工作臺賬，必定需要各涉密單位健全的保密安全管理為基礎，也需要各單位規(guī)范的管理體系為前提。各涉密項目業(yè)務人員在做好保密管理工作臺賬的過程中，嚴格落實規(guī)范化、常態(tài)化的管理是必要的條件。所以說，完善的保密管理工作臺賬，對各涉密單位規(guī)范化管理的提升具有非常積極作用。

（三）促進推動作用。保密管理工作臺賬的制作過程，就是涉密單位開展保密安全管理的過程。臺賬是保密安全管理情況的如實記錄，同樣也反映出單位保密安全管理的狀況，自然對保密安全管理具備推動作用。涉密單位嚴格按照保密法律法規(guī)記錄的保密管理工作臺賬，是涉密業(yè)務發(fā)展和考核的依據(jù)，對單位經(jīng)濟發(fā)展和形成競爭力所產(chǎn)生的影響不容置疑。

（四）傳遞壓力作用。各涉密單位領導們，在面對諸多經(jīng)濟目標、科技發(fā)展和保密安全工作時，承擔的壓力往往很大，不可能做到事必躬親。領導層對保密管理的重視程度，由單位保密委員會、保密工作機構、領導人批示等工作記錄得以展示。通過保密管理與科研生產(chǎn)任務同計劃、同部署、同檢查、同總結、同獎懲，各層次的保密安全工作，隨著業(yè)務工作的運行而展開。工作責任也隨著工作計劃、責任書、承諾書等轉(zhuǎn)遞到基層?；鶎颖Ｃ芄芾砉ぷ髋_賬，作為月度、季度、年度考核獎懲的依據(jù)之一，在一定程度上，也將涉密單位保密責任的壓力，傳遞到每位涉密人員直至全體人員。

（五）聯(lián)動支撐作用。保密安全管理工作中，涉密項目的確定、涉密責任的明確、涉密人員核對，保密知識培訓、信息化設備管理、保密安全檢查等工作，以保密管理工作臺賬為引線，均可相互支撐、貫串聯(lián)動。保密檢查記錄的結果，反映出單位保密氛圍是否濃郁，自然成為保密培訓教育的導向；涉密項目的責任落實，反映了單位保密重點所在，自然成為保密檢查培訓的導向，同時也是單位涉密人員確定的依據(jù)；保密教育培訓的結果，在保密檢查、信息化設備的管理臺賬中顯露無疑?？v觀保密安全管理各環(huán)節(jié)，工作臺賬均可發(fā)揮非常有效的聯(lián)動支撐作用。

（六）計劃總結作用。保密管理工作計劃總結，本身就是保密管理工作臺賬的一部分。涉密單位上一階段保密安全管理工作取得的成果、還存在的問題，下一階段需要整改防范的重點，作為保密管理落實的依據(jù)，保密管理工作臺賬的作用顯而易見。另外，保密管理工作作為涉密單位一項具有一票否決的年度目標任務，保密管理工作臺賬所反映出的保密安全狀態(tài)，直接影響到單位總體目標任務的達成。

（七）保密監(jiān)管作用。在保密資質(zhì)認證或日常保密安全檢查中，臺賬作為保密管理工作開展的法定憑據(jù)，成為判斷單位保密管理及涉密行為是否合法的依據(jù)。這時臺賬的效能，發(fā)揮的是追溯性監(jiān)督管理作用。將涉密業(yè)務和保密管理流程融合在一起，在涉密行為發(fā)生前，通過依法核查審批，控制國家秘密的流向。在涉密行為產(chǎn)生后，依據(jù)臺賬的記錄決定涉密行為的結果。以此達到監(jiān)管前置的效果。

二、目前臺賬管理運用中存在的一些偏差

保密管理工作臺賬是最基礎的保密安全管理手段。各涉密機關和單位在以往的保密安全管理工作中，操作手法均較為嫻熟。在大千世界中，事物都存在著積極與消極的兩方面，臺賬管理工作也不例外。

根據(jù)“業(yè)務工作誰主管，保密工作誰負責”的原則，保密管理工作臺賬的主體應為單位各級業(yè)務主管。單位保密管理從業(yè)人員的責任是監(jiān)察督促保密管理工作臺賬與涉密業(yè)務同步展開，及定期將單位內(nèi)部的保密管理工作臺賬匯總成檔。

目前，大多數(shù)涉密單位均把業(yè)務管理流程與保密管理流程分開同步進行，按上述要求分類存檔。這就產(chǎn)生了現(xiàn)有臺賬管理的最大偏差。從法律要求和管理的理論角度講，涉密業(yè)務行為未經(jīng)保密管理的審批記錄，是不能開展的。事實上，由于并行管理，涉密業(yè)務行為不論是否經(jīng)過管控，都能按照本身的節(jié)點步驟向前運行。在臺賬追溯性管控記錄中，如果出現(xiàn)下列情況，管控記錄的真實性令人擔憂。

（一）畫蛇添足。某些單位，一些已經(jīng)通過信息管理系統(tǒng)生成的電子臺賬，為了美觀漂亮，通通打印成紙質(zhì)臺賬，裝盒陳列。臺賬裝訂費工費時，檢查人員搜索數(shù)據(jù)也較為困難，同時極易作假。

（二）以虛務虛。為做臺賬而做臺賬，忽視臺賬的監(jiān)管作用，違背臺賬記錄的初衷。保密管理工作臺賬與單位的實際業(yè)務關聯(lián)性差，或只有形式上的檢查、培訓、審核等臺賬記錄，沒有實質(zhì)內(nèi)容。

（三）事后補臺賬。明知保密管理對涉密業(yè)務的重要性，但思想還是停留在走過場的意識上。心中在意的是技術指標，拼了命地搶抓任務節(jié)點，把相關保密手續(xù)放到任務結束后一并來補。

（四）臨時抱佛腳。平時保密管理監(jiān)督工作做是做了，只是沒有完全按照法定的流程去做，或疏于收集存檔。遇到上級檢查或認證，突擊一場會戰(zhàn)臨時補上，甚至借用其他單位的模本復制。

（五）以假亂真。單位不重視保密安全管理工作，保密從業(yè)人員的工作得不到領導和各方面人員的支持，遇到關切涉密業(yè)務發(fā)展的重大事項時，只能用假賬應付。

另外，即使嚴格發(fā)揮保密管理工作臺賬的追溯性管控功能，在保密檢查或保密資質(zhì)認證中，發(fā)現(xiàn)了相關問題，采取了整改等措施進行補救，也終是亡羊補牢，由此產(chǎn)生的國家秘密損失難以彌補。

三、以臺賬為樞紐的涉密業(yè)務管理流程

以臺賬為樞紐，融合業(yè)務與保密管理流程。將涉密業(yè)務與保密管理捆綁考評，合并臺賬報表的管理，如同產(chǎn)品的技術評審和質(zhì)量考評。

在研發(fā)生產(chǎn)業(yè)務各流程中，從項目洽談、確定密級、文件傳遞、指標協(xié)商、合同簽訂、環(huán)境設備、研發(fā)試制、外場試驗、產(chǎn)品交接、成果評定、產(chǎn)線工藝、批量生產(chǎn)、押送交付到返修歸零等各環(huán)節(jié)，嵌入國家秘密全生命周期及接觸環(huán)境的監(jiān)控審批臺賬，研發(fā)生產(chǎn)文件與保密管理工作臺賬合二為一?？荚u業(yè)務成果技術水平和質(zhì)量的同時，發(fā)揮一票的作用，考評國家秘密的安全性。把以檢查為手段的保密督促管理方式，通過融合的作用轉(zhuǎn)化為即時管控。

四、融合保密和業(yè)務流程所需要的支持

目前，全國軍工系統(tǒng)對建立保密管理長效機制的認識，已經(jīng)達到相當層次，保密管理工作在各方面都取得了長足進步。在政策環(huán)境、文化建設、體系機制、法規(guī)制度、物質(zhì)技術、方法措施等方面，基本具備了建立完善保密管理長效機制的有力條件。這也為融合保密和業(yè)務管理流程奠定了基礎。但是，真正實現(xiàn)兩者的融合，把保密安全管理發(fā)展成為涉密業(yè)務的法定必備條件，達成保密管理長效機制的要求，相應的支持必不可少。

（一）高度重視。首先是領導層重視。目前，涉密機關和軍工單位黨政一把手，對保密管理的重視程度已經(jīng)很高，許多單位的黨政一把手，親力親為全權負責，不定期的親自帶隊，檢查督促下屬部門的保密管理狀態(tài)，關注基層保密從業(yè)人員的晉升與發(fā)展，對建立保密管理長效機制，非常重要。融合業(yè)務和保密流程，各級領導們的關注舉足輕重。

其次是強調(diào)保密管理工作臺賬的即時管控作用。目前，大部分涉密單位中的保密管理工作臺賬，其本上只發(fā)揮了保密管理的檔案作用。推動臺賬對業(yè)務流程的管控作用，需要保密管理政策的導向和要求，及保密資格認證標準的關注。只有在認識方面達成共識，才能從制度及執(zhí)行力方面取得成效。

第三，所有涉密單位各級業(yè)務主管、保密工作從業(yè)人員和全體涉密人員，對這類最基本的保密管理方法給予肯定。自覺調(diào)整涉密業(yè)務管理流程，主動納入保密臺賬內(nèi)容，發(fā)揮其同步監(jiān)管的效能。

（二）始終堅持。融合業(yè)務和保密流程，對保密管理長效機制的推動力，關鍵在如何堅持。保密管理工作突擊整改應付幾次檢查并不難。搞幾次會戰(zhàn)、喊幾句新詞、擺諸多形式，確實能在一段時間內(nèi)掀起保密安全管理的工作高潮。

保秘密，一世無過才是功。必須腳踏實地、切切實實地發(fā)揮保密管理工作臺賬等基礎管理方法，在保密安全管理工作中的作用。僅僅把臺賬作為檔案來堅持，肯定是不完善的。堅持形成完備、規(guī)范的工作臺賬，把工作臺賬作為長期開展保密管理的引線，串連保密管理各項工作恒定持久的展開，這也只是保密管理最基本的要求。建設保密管理長效機制，就必須堅持按保密法律法規(guī)的要求，把保密管理工作臺賬這種法定憑據(jù)，切入所有涉密行為的根基之中，使之成為涉密行為運作的必備因素。合則可動，否則不通。而不是事后追溯，亡羊補牢，這才是長久地保持國家秘密安全可靠的有效途徑。

（三）程推動。將保密管理的工作記錄有機融入經(jīng)濟業(yè)務運行的流程之中。在各項業(yè)務開展的同時，保密監(jiān)管及合法開展涉密業(yè)務的證據(jù)同步產(chǎn)生。業(yè)務調(diào)度審批與保密管理同流程運行，即可防止業(yè)務主管因趕任務而忽略保密安全防范，強制業(yè)務人員按保密要求完善手續(xù)；又能減少業(yè)務人員額外的工作量，提高工作效率；還能杜絕保密管理盲區(qū)和死角，達到保密管理全過程可控的目標。如果業(yè)務流程與保密管理工作臺賬相融合的工作出自業(yè)務主管部門之手，還可全面考慮到業(yè)務運行過程中出現(xiàn)的不同情況，提高臺賬管理的可操作性。

（四）技術保障。信息系統(tǒng)的快速發(fā)展是一把雙刃劍，一方面為保密安全管理帶來了許多新的挑戰(zhàn)，另一方面也為保密管理提供了有力的工具。保密管理工作臺賬紙質(zhì)化收集、整理、分類、造冊已不適應保密管理長效機制的要求。目前，不少軍工單位已將涉密載體全生命周期控制、信息系統(tǒng)管理、各類文件輸出輸入等管控手段信息化。同時，將相關的保密管理工作臺賬電子化。與業(yè)務流程緊密融合的保密管理工作臺賬，也應建立在電子臺賬的基礎上。通過數(shù)據(jù)庫、工作流程管理軟件、電子簽名、條形碼等已有成熟技術，統(tǒng)籌網(wǎng)絡化管理，將業(yè)務流程中所涉及的人員、載體、文件、會議、場所、設備、工藝、產(chǎn)品等，按管理授權納入保密安全管理范疇，形成即時電子數(shù)據(jù)臺賬。以技術手段保證融合后流程的嚴密性。