關(guān)于企業(yè)合同管理職能的相關(guān)探討

文/安徽中煙工業(yè)有限責(zé)任公司滁州卷煙廠 李雪梅

關(guān)于企業(yè)合同管理職能的相關(guān)探討

文/安徽中煙工業(yè)有限責(zé)任公司滁州卷煙廠 李雪梅

合同是企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)利益的根本保障，也是作為企業(yè)對外經(jīng)濟(jì)活動的橋梁，就當(dāng)前有些企業(yè)而言，在合同管理過程中，存在著體系不健全、職能定位不清、忽視自身主體責(zé)任等問題，為了解決這些問題，本文就企業(yè)合同管理操作要求進(jìn)行了簡要的說明，并就如何發(fā)揮合同承辦部門主體責(zé)任，推動企業(yè)的合同管理機(jī)制建設(shè)提出了相應(yīng)措施，希望通過本文能夠給相關(guān)工作者帶來幫助。

合同管理；法律風(fēng)險；管理職能；主體責(zé)任

合同是把企業(yè)的經(jīng)營活動以法律形式加以固定，實現(xiàn)合同利益也是為了企業(yè)的整體運(yùn)營。研究合同管理的目的是為了完善企業(yè)合同管理體系，提高合同管理水平，進(jìn)而提高企業(yè)綜合管理水平，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。通過對合同管理的概念、職能的特殊性和合同管理操作要求的研究，為企業(yè)開展合同管理，防控合同的法律風(fēng)險以及維護(hù)企業(yè)合法的權(quán)益，避免走進(jìn)合同管理的誤區(qū)提供理論依據(jù)。

一、合同管理職能及主要內(nèi)容

合同管理指的是企業(yè)為實現(xiàn)合同目的，對企業(yè)一系列可能存在的法律后果“合同行為”進(jìn)行審查、控制、監(jiān)督的過程。其職能是指企業(yè)從事合同管理的機(jī)構(gòu)在合同運(yùn)行過程中所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)和所應(yīng)發(fā)揮的作用。合同管理職能具有主體的特殊性，以合同管理部門為核心構(gòu)建的一個系統(tǒng)性、綜合性整體，通常不是一個部門。全部的合同行為涉及多個職能部門、多個崗位以及多個時間接點(diǎn)，是一個動態(tài)和靜態(tài)相結(jié)合的過程，因此，合同管理客體具有一定的復(fù)雜性，此外，合同管理行為和法律后果具有緊密性，在運(yùn)行過程中的各種合同行為具有民事法律行為，是企業(yè)為達(dá)到合同目的而不斷設(shè)立、變更、處分自己民事權(quán)益的過程，可能隨時發(fā)生法律后果。

合同管理職能的劃分有利于對合同管理進(jìn)行專業(yè)化的運(yùn)作。合同管理職能的主要內(nèi)容就是管理主體對合同行為進(jìn)行計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)以及控制的過程，企業(yè)管理者為了實現(xiàn)組織確定的目標(biāo)對工作進(jìn)行的規(guī)劃和安排，對各種管理要素的相互關(guān)系進(jìn)行的合理安排，對合同管理體系內(nèi)成員的合同相關(guān)行為進(jìn)行引導(dǎo)和施加影響的過程，并進(jìn)行管理計劃的過程。

二、企業(yè)合同管理現(xiàn)狀及存在問題

（一）合同管理體系有缺陷，人員不到位?？茖W(xué)有效的企業(yè)合同管理體系有利于企業(yè)財富的增長，然而，有的企業(yè)管理體系還不夠健全，合同管理意識不強(qiáng)，沒有設(shè)置相應(yīng)的崗位，配備專職人員進(jìn)行管理，導(dǎo)致所簽合同條款不齊，法理不明，待到糾紛發(fā)生，才會發(fā)現(xiàn)該變更的沒有變更，該解除的沒有解除，合同的履行得不到健康成長，存在一定的風(fēng)險。

（二）合同管理模式落后，管理不到位。合同管理制度的建立并不是很難，但管理制度是否滿足企業(yè)發(fā)展需要，是否科學(xué)有效，這個需要實踐來檢驗。有些企業(yè)合同管理制度還存在著一些問題，如制度的建設(shè)敷衍了事，執(zhí)行不到位，不符合企業(yè)實際發(fā)展需要等情況。有些企業(yè)簽訂的每份合同都由法律部門把關(guān)，現(xiàn)實上，法律部門往往只能從法律上對合同條款做合規(guī)性、合理性審查，對合同簽訂的背景、相對人的具體情況、合同執(zhí)行過程中可能存在的問題知之甚少。

（三）合同管理職責(zé)不明，履行不到位。在合同管理操作中發(fā)現(xiàn)，合同承辦部門對合同關(guān)鍵條款的把控力度不夠，如合同條款不全、價款有誤，甚至出現(xiàn)了合同內(nèi)容前后矛盾、錯別字、稱謂不統(tǒng)一、排版問題等諸多細(xì)節(jié)問題，究其原因是可能是承辦部門自身法律意識不強(qiáng)或有依賴心理，更多地把合同管理職能加到管理部門和審核部門，忽視了自身主體責(zé)任。

三、加強(qiáng)企業(yè)合同管理的具體措施

（一）建立科學(xué)完善的合同管理體系。企業(yè)要想取得健康穩(wěn)定的成長，必要建立科學(xué)完善的企業(yè)管理體系，對于合同管理也同樣如此。為了構(gòu)建科學(xué)化、規(guī)范化合同管理體系，企業(yè)需要針對合同管理設(shè)立相應(yīng)的崗位，明確分工，各司其職，配備專員進(jìn)行合同管理工作，對合同履行的進(jìn)展進(jìn)行跟蹤，實行定期的合同評審制度，在發(fā)現(xiàn)重大偏差時，及時地進(jìn)行糾正，積極地參與合同糾紛的解決，從而讓合同管理運(yùn)作效果達(dá)到最優(yōu)。

（二）細(xì)化合同管理制度內(nèi)容。企業(yè)應(yīng)該在合同管理的每個環(huán)節(jié)建立健全具有操作性強(qiáng)的管理制度，結(jié)合企業(yè)的實際情況，細(xì)化企業(yè)合同管理制度的內(nèi)容，建立有利于企業(yè)規(guī)范自己的合同管理，做到合同管理的有章可循，可以以信息化為手段，以合同管理系統(tǒng)為主線，打通了合同簽訂前的供應(yīng)商、客戶的管理，合同簽訂的過程和合同履約和付款的整個過程，達(dá)到了對合同全過程的在線監(jiān)控和精細(xì)化管理，從而規(guī)范合同審核、跟蹤合同的執(zhí)行情況、掌控合同的履行風(fēng)險。

（三）強(qiáng)調(diào)合同承辦部門的主體責(zé)任。企業(yè)在確立了合同管理制度和工作流程后，在公開發(fā)布同時，要對所有合同審核部門、承辦部門的負(fù)責(zé)人和合同管理員進(jìn)行培訓(xùn)，闡明管理要點(diǎn)和各自的職責(zé)，特別需要強(qiáng)調(diào)合同承辦部門主體職責(zé)。為增強(qiáng)合同承辦部門合同管理意識，管理部門可以將合同主要條款理順，將每個條款對應(yīng)的要求明確，便于承辦部門擬定合同時參考；另一方面可以加強(qiáng)考核，將承辦部門合同管理質(zhì)量與工作績效掛鉤。以期通過這些形式能督促承辦部門切實履行主體職責(zé)，實現(xiàn)合同風(fēng)險防控的目的。

四、結(jié)束語

企業(yè)合同管理職能具有自己的特殊性，順應(yīng)法制社會建設(shè)的同時，企業(yè)必須扎實做好防控合同法律風(fēng)險各項工作，必須健全合同管理體系建設(shè)和完善制度內(nèi)容，特別是促進(jìn)合同承辦部門更認(rèn)真、細(xì)致、全面地履行主體責(zé)任，本文就企業(yè)合同管理操作具體要求進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，并就企業(yè)合同管理職能及存在問題進(jìn)行了探討，并提出了幾點(diǎn)相應(yīng)措施，從而為做好合同管理部門的職能建設(shè)提供參考意見。

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