淺析油氣田勘探開發(fā)檔案的接收管理與開發(fā)利用

文/大港油田勘探開發(fā)研究院 楊靜

淺析油氣田勘探開發(fā)檔案的接收管理與開發(fā)利用

文/大港油田勘探開發(fā)研究院 楊靜

在油氣田勘探開發(fā)過程中所形成的文件資料都是較為重要的工作信息，它包含著工作流程中的各個方面，因此檔案的接收管理及開發(fā)利用工作也就顯得尤為重要，只有將這兩項工作重視起來，并不斷采取優(yōu)化措施提高工作效率，才能從根本上提高油氣田勘探開發(fā)部門的管理水平，從而促進(jìn)各項工作的順利進(jìn)行。本文對油氣田勘探開發(fā)檔案的接收管理及開發(fā)利用的優(yōu)化措施進(jìn)行了探討及分析，以期為提高檔案管理效率提供參考建議。

油氣田勘探開發(fā)檔案；接收管理；開發(fā)利用

由于工作需要，油氣田勘探開發(fā)部門會在實際工作中產(chǎn)生較多文字資料及數(shù)據(jù)信息，而這類信息對油氣田勘探開發(fā)工作的有序進(jìn)行是尤為重要的，這就使得檔案工作的管理及服務(wù)任務(wù)較重，因此加強(qiáng)檔案的接收管理及開發(fā)利用是刻不容緩的，只有這樣才能較為高效地完成檔案信息的處理及管理工作，同時這也為提高檔案信息保管效率提供了充分保障。本文就結(jié)合油氣田勘探開發(fā)檔案管理部門的實際情況，對加強(qiáng)檔案接收管理及開發(fā)利用進(jìn)行了深入探討。

一、油氣田勘探開發(fā)檔案的接受管理

（一）接收原則。無規(guī)矩不成方圓，任何工作的順利開展及高效運(yùn)行都離不開原則的標(biāo)準(zhǔn)限定，在油氣田的勘探開發(fā)工作中更是如此。由于這項工作的推進(jìn)過程中所需要的技術(shù)材料及采集材料等都來自于文件檔案，他們不僅承載著油氣田工作中的重要信息，更能夠為開發(fā)研究部門提供參考依據(jù)。在檔案信息中所涵蓋的關(guān)于科研項目的內(nèi)容中，還包含著大量的科研成果、實驗總結(jié)等重要的文化及研究信息。除此之外，油氣田勘探開發(fā)工作過程中所產(chǎn)生的合同及收據(jù)等，同樣需要納入檔案部門，進(jìn)行存檔及管理。因此不難看出，油氣田勘探開發(fā)檔案管理部門的日常接收工作是需要引起高度重視的，那是因為該部門所管理的檔案不僅是重要信息，更是流動憑證，這對于工作推進(jìn)來說都是具有重要影響的，所以檔案部門在接收信息資料時，應(yīng)當(dāng)堅持以一貫原則為辦公依據(jù)，從而不斷提高檔案信息的接收效率。

（二）接收范圍。油氣田勘探開發(fā)檔案的接收范圍主要包括以下七個層面：歸檔說明類檔案、研究準(zhǔn)備類檔案、推廣應(yīng)用類檔案、研究試驗類檔案、總結(jié)鑒定類檔案、成果獎勵類檔案、推廣應(yīng)用類檔案，另外還包括電子版的科技項目檔案。每種類型的檔案都要進(jìn)行分類別接收整理，并且注重檔案歸納的秩序與協(xié)調(diào)性。歸檔說明檔案接收整理工作應(yīng)當(dāng)重點掌握好說明事項的準(zhǔn)確性，并且最好備有備考表。

（三）接收管理要求。由于油氣田勘探開發(fā)檔案的接收管理需要以實際工作情況為基礎(chǔ)，因此，接收管理要求也就具有一定的相關(guān)性及穩(wěn)定性特點，具體要求如下：第一，在接收文件信息時需要保證所整理信息內(nèi)容是全面、細(xì)致的，不能有任何一個部分的缺失，只有這樣才能從根本上保證檔案信息的完整性，在完成信息確認(rèn)后，需要將其按照相關(guān)規(guī)范要求進(jìn)行序列排布。需要注意的是，在進(jìn)行文件資料的接收過程中，還應(yīng)當(dāng)將建立檔案的單位的人員關(guān)系、職能范圍及隸屬關(guān)系等的內(nèi)容與檔案檢索工具一同接收，并與檔案共同存放起來。第二，在交接過程中，信息提供方與接收方需要按照交接憑證對交接數(shù)量及內(nèi)容進(jìn)行逐一清點，在保證準(zhǔn)確無誤后，才可以在交接收據(jù)上簽名。最后，檔案接收的工作人員在完成接收工作后，還需要對已經(jīng)完成的工作內(nèi)容進(jìn)行校驗及反復(fù)檢查，只有在不存在任何問題時，才能將其納入正式檔案范疇進(jìn)行保存。

二、油氣田勘探開發(fā)檔案的開發(fā)利用

（一）管理策略。油氣田勘探開發(fā)檔案的全宗包括行政、組織及個人的所有檔案，這是在實際工作中所形成的，因此它就代表著檔案的有機(jī)整體。因此在進(jìn)行檔案管理工作時，需要以檔案所有內(nèi)容為總體，將其按照功能及種類的不同進(jìn)行分級管理，同時還要做出標(biāo)記，并設(shè)置不同的排列編號，它所記錄的是一個期間內(nèi)所發(fā)生的所有工作內(nèi)容及各個方面，而不斷增加、變化的信息資源也能夠被記錄下來。檔案管理的工作人員在進(jìn)行信息分類及整理歸納時，還需要對信息形成較為系統(tǒng)的統(tǒng)計，這樣就能夠在第一時間掌握到處于變化中的信息資源，并對信息使用情況及總體數(shù)量進(jìn)行把控，在實際管理過程中就能夠根據(jù)這一信息及時做出工作調(diào)整，從而保證工作效率的有效提升。除此之外，油氣田勘探開發(fā)檔案部門還需要結(jié)合實際需求，不斷提高檔案保護(hù)技術(shù)及水平，最大化的提高檔案利用率。

（二）利用方式。在進(jìn)行檔案利用時，需要嚴(yán)格按照規(guī)范流程，出示相關(guān)證件并辦理利用手續(xù)，同時還需要將檔案利用的時間、檔案類型及數(shù)量等進(jìn)行詳細(xì)登記，當(dāng)檔案管理人員核實信息后，才能夠?qū)n案取出。在利用價值較高的檔案信息時，最好采取復(fù)印及拍照等形式將信息復(fù)制出來，不要直接翻看檔案，從而降低檔案的破損程度。為了滿足現(xiàn)代檔案利用需求，檔案管理部門還需要不斷提高專業(yè)水平，引進(jìn)綜合能力強(qiáng)的技術(shù)人才，同時強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范性，這樣就能夠形成檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化利用機(jī)制。

綜上所述，油氣田勘探開發(fā)檔案是油氣田企業(yè)在日常工作及科研活動中產(chǎn)生的重要信息，是一種不可復(fù)制的稀缺資源，在其接收管理及開發(fā)利用方面，必須嚴(yán)格按照規(guī)范制度進(jìn)行，只有這樣才能實現(xiàn)最大化的檔案利用率，從而更好地服務(wù)于油氣田企業(yè)的各項工作。

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