設(shè)計企業(yè)會議管理的系統(tǒng)改進(jìn)

文/鐵道第三勘察設(shè)計院集團(tuán)有限公司 孫智超

設(shè)計企業(yè)會議管理的系統(tǒng)改進(jìn)

文/鐵道第三勘察設(shè)計院集團(tuán)有限公司 孫智超

隨著我國建筑市場的不斷發(fā)展和完善，對設(shè)計企業(yè)服務(wù)的要求越來越高，高效的會議管理對于提升設(shè)計企業(yè)服務(wù)質(zhì)量和效率具有重要作用。本文在分析設(shè)計企業(yè)會議管理特點(diǎn)和存在問題的基礎(chǔ)上，提出會議管理的改進(jìn)要求。為促進(jìn)改進(jìn)要求的執(zhí)行，對會議管理系統(tǒng)的功能進(jìn)行設(shè)計，有效提高會議管理工作的效率和質(zhì)量。

設(shè)計企業(yè)；會議管理；信息系統(tǒng)

在不斷變化的競爭環(huán)境之中，企業(yè)經(jīng)常需要召開有效的會議，進(jìn)行溝通，做出決策。會議在不斷增加，會議的信息量也與日俱增，這便增加了企業(yè)會議管理工作的難度。通過有效的信息化手段提高企業(yè)會議管理工作的效益和有效率，對于企業(yè)具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、設(shè)計企業(yè)會議管理的特點(diǎn)

設(shè)計企業(yè)管理層級、服務(wù)對象的多樣性，使得會議管理具有以下特點(diǎn)：

（一）會議層次多樣性。設(shè)計企業(yè)主要服務(wù)于基礎(chǔ)設(shè)施等工程項目，會議層次具有多樣性，上到國家部委、省市級層面，下到項目部、項目組層面，會議的內(nèi)容和人員差異較大。

（二）會議實(shí)效要求高。設(shè)計企業(yè)會議的主要目的是傳達(dá)要求、解決問題，參會人員多，甚至由于工程特點(diǎn)地域分散。因此，對會議的實(shí)效要求較高，一方面有利于節(jié)省時間和資金成本，另一方面減少相關(guān)服務(wù)方的抱怨，提高服務(wù)質(zhì)量。

（三）會議延續(xù)性強(qiáng)。工程項目具有長期性、持續(xù)性的特點(diǎn)，一個項目從可行性研究到竣工驗(yàn)收需要幾年甚至十幾年，在項目執(zhí)行中不斷出現(xiàn)新的要求和困難需要協(xié)調(diào)。因此，會議往往不是孤立的會議，一般是前段工作的延續(xù)，為后續(xù)工作鋪墊，會議的延續(xù)性較強(qiáng)。

二、會議管理存在的問題

（一）會前準(zhǔn)備不充分，協(xié)調(diào)決策效率低。會議召開前，一方面是召集會議方?jīng)]有明確會議的目標(biāo)、預(yù)期，會議資料準(zhǔn)備不夠充分；另一方面，參會人員不掌握會議內(nèi)容、不能及時決策。這兩方面導(dǎo)致會議決策效率不高，工作協(xié)調(diào)困難。

（二）會議進(jìn)程把控弱，討論意見分歧多。會議的主要形式就是圍繞議題充分討論，集思廣益提出有效的決策意見。但在會議主持過程中，往往會出現(xiàn)不可預(yù)見的分歧，甚至“跑題”，導(dǎo)致會議時間延長，效率降低，各執(zhí)一詞無法形成共識，難以達(dá)到?jīng)Q策的目的，浪費(fèi)參會人員時間。

（三）會后督辦缺保障，會議成果落實(shí)難。會議的成效很大程度上取決于執(zhí)行的力度，如果會議的決議無法落實(shí)，“決而不行，行而不果”，會議反而成為形式主義。另一方面，會議雖然形成工作要求，但由于參會單位仍各持己意，存在抵觸和畏難情緒，加之缺乏會后的督辦保障措施，最終導(dǎo)致會議的決議難以落實(shí)。

三、設(shè)計企業(yè)會議管理的改進(jìn)要求

結(jié)合設(shè)計企業(yè)會議管理的特點(diǎn)和存在的問題，提出了會議管理改進(jìn)的具體要求。

（一）做好會前準(zhǔn)備。會前準(zhǔn)備擬定合理的會議計劃，在會議計劃中確定會議的目標(biāo)、流程和內(nèi)容，及時通知與會者按時參會，并提前做好參會準(zhǔn)備。通過發(fā)放會議資料使與會者了解會議的主要內(nèi)容，清晰會議的目的和重點(diǎn)，確保在會議期間取得成效。對會議的整體內(nèi)容進(jìn)行合理的規(guī)劃和分解，確保每一個議題能夠有效進(jìn)行。

（二）會中事務(wù)管理。1.加強(qiáng)對會議流程的控制。會議主持人應(yīng)按設(shè)定的流程合理控制會議節(jié)奏，說明會議的整體內(nèi)容和思路，明確會議的重點(diǎn)和目的。會議中，按照會議計劃和要求，參會者發(fā)表對會議決策的明確意見，并進(jìn)行充分討論。2.做好會議內(nèi)容記錄。與會的秘書人員做好會議內(nèi)容的記錄，確保會議的整體內(nèi)容完整性。對會議的流程、主要內(nèi)容、發(fā)言人員和決策內(nèi)容進(jìn)行記錄，方便持續(xù)跟蹤和內(nèi)容查找，使整個會議更具有約束力和規(guī)范性。

（三）加強(qiáng)會后督辦。1.會議結(jié)束后注意及時整理會議文件，對會議形成的決策、意見和發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行整理，形成會議紀(jì)要下發(fā)執(zhí)行。2.加強(qiáng)會后的督查督辦，對會議決策的內(nèi)容跟蹤檢查落實(shí)，及時反饋問題，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的困難，確保會議的精神和要求得到執(zhí)行。

四、會議管理系統(tǒng)的功能設(shè)計

通過上述分析和研究，對企業(yè)會議管理的改進(jìn)提出了明確要求，需要在會議管理上建立制度和流程，促進(jìn)改進(jìn)要求的執(zhí)行。本節(jié)在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)基礎(chǔ)上，對會議管理系統(tǒng)的功能進(jìn)行設(shè)計。

（一）會議室信息功能。會議室信息功能主要用于對企業(yè)內(nèi)部各類會議室進(jìn)行網(wǎng)上統(tǒng)一管理，其功能主要包括會議室添加、刪除、維護(hù)等。

（二）會議申請功能。會議申請功能主要實(shí)現(xiàn)企業(yè)各級會議的網(wǎng)上申請，包括會議申請、會議室使用情況查詢、已安排會議查詢、會議審批等。

（三）會議通知功能。會議通知功能用于在會前及時讓參會人員了解會議的相關(guān)信息，及時提醒人員參會，包括會議信息填寫、通知參會人員、反饋通知閱讀情況等。

（四）會議紀(jì)要功能。會議紀(jì)要功能主要包括會議紀(jì)要草稿擬定、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、分發(fā)、跟蹤檢查、承辦部門反饋等。

（五）統(tǒng)計報表功能。統(tǒng)計報表功能主要對會議室的使用和會議管理情況等各項信息匯總統(tǒng)計分析，便于加強(qiáng)對會議的統(tǒng)籌管理。

五、結(jié)語

企業(yè)會議管理系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)各項會議管理工作有機(jī)地結(jié)合起來，以信息化的管理方式，高效完成會議管理工作，降低時間和資金成本，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。

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