會議決議督辦系統(tǒng)助力企業(yè)管理效率提升

文/中國神華煤制油化工有限公司 付志軍

會議決議督辦系統(tǒng)助力企業(yè)管理效率提升

文/中國神華煤制油化工有限公司 付志軍

管理效率的提升蘊含這樣幾個結果：第一，確保了信息在傳遞上高效性和真實性；第二，確保了信息在分層接收上的穩(wěn)定性和連貫性；第三，確保了信息在職能部門內部的有效轉換，并獲得了預期的成果反饋；第四，確保了信息資源的有效存儲。對會議決議督辦系統(tǒng)具體的引入模式包括：理性去認識企業(yè)管理效率的影響因素、結合組織架構特點設計系統(tǒng)工作流程、建立企業(yè)輿論導向盡快適應系統(tǒng)性能、突出戰(zhàn)略性產品研發(fā)生產的系統(tǒng)應用、努力培養(yǎng)系統(tǒng)后臺管理優(yōu)化專門人才等五個方面。

會議決議督辦系統(tǒng)；企業(yè)管理效率；引入；提升

在供給側結構性改革背景下，如何提升企業(yè)內部的管理效率，已成為企業(yè)管理層十分重視的問題。管理效率的提升蘊含這樣幾個結果：第一，確保了信息在傳遞上高效性和真實性；第二，確保了信息在分層接收上的穩(wěn)定性和連貫性；第三，確保了信息在職能部門內部的有效轉換，并獲得了預期的成果反饋；第四，確保了信息資源的有效存儲。而這里的“信息”不僅指向下行和上行信息類型，也指向了會議議程和決議信息。可見，提升企業(yè)管理效率屬于一項系統(tǒng)工程。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，有效將會議決議督辦系統(tǒng)引入到助力企業(yè)管理效率上來，則成了破解當前信息傳遞問題的技術方式。會議決議督辦系統(tǒng)所涵蓋的功能要件仍在不斷的拓展之中，為了更好地聚焦企業(yè)管理效率提升問題，這里著力從目標管理角度下來進行主題討論。

一、對企業(yè)目標管理的內涵解析

在供給側結構性改革背景下，企業(yè)應主要完成兩項工作任務，即去除落后產能和優(yōu)化產能結構，那么圍繞著工作任務便可以從以下三個方面來解析企業(yè)的目標管理內涵。

（一）目標分解。目標分解的主要任務便是，將企業(yè)管理層應對供給側結構性改革的工作內容，按照企業(yè)科層結構進行逐級分解，并在下級對直接上級負責的制度設計下來進行工作內容轉換。根據(jù)管理學原理可知，目標在層層分解過程中，其工作內容將從指導性意見逐步轉變?yōu)榫哂锌刹僮餍缘墓ぷ髂Ｊ?，而將工作內容轉換為可操作性模式的主體則是業(yè)務部門，業(yè)務部門在對工作內容進行細化的過程中，需要建立橫向、縱向信息溝通渠道，進而來協(xié)調和溝通工作執(zhí)行細節(jié)。

（二）目標協(xié)同。隨著目標分解任務的完成，緊接著就面臨著目標協(xié)同事宜，而該事宜主要表現(xiàn)在，企業(yè)執(zhí)行層在工作內容執(zhí)行和完成過程中相互協(xié)調和同步推進過程。這里存在著一個現(xiàn)實問題值得重視，即目標分解在企業(yè)權威式管理模式下能夠得到較好的執(zhí)行，而目標協(xié)同由于存在著更多的橫向協(xié)作，所以在職能部門之間的利益封閉性制約下，信息溝通存在著一定的障礙，甚至出現(xiàn)信息溝通的單項反饋現(xiàn)象?？梢?，影響企業(yè)管理效率的關鍵因素便在于目標協(xié)同之中。

（三）成果反饋。建立起目標與成果之間的匹配評價機制，成了衡量企業(yè)管理實效的重要環(huán)節(jié)。在供給側結構性改革背景下，提升企業(yè)管理效率的成果需要在長期中才能顯著地呈現(xiàn)出來，而在階段性成果評價中則時常由于信息不對稱現(xiàn)象的干擾，以及人為影響因素的制約，而使得成果反饋信息缺乏完整性和時效性。從而，這就弱化了企業(yè)管理層進一步改進決策的效能。

通過以上三個方面的闡述，從中可以發(fā)現(xiàn)，信息傳遞問題和人為造成的執(zhí)行問題等，都是制約企業(yè)管理效率提升的原因。那么，隨著會議決議督辦系統(tǒng)的引入，以上影響因素將會得到有效和明確的改觀。

二、會議決議督辦系統(tǒng)助力企業(yè)管理效率提升的作用

從現(xiàn)有的使用情況中可知，會議決議督辦系統(tǒng)的作用可從以下四個方面來進行解構：

（一）實現(xiàn)功能集成化作用。會議決議督辦系統(tǒng)所承擔作用，就其本質而言便是信息管理。從上文的目標管理中可知，無論是目標分解、目標協(xié)同還是成果反饋，其都包含著豐富的信息管理內容。但在企業(yè)傳統(tǒng)管理模式中，信息管理的主體是員工個體，其在根據(jù)工作任務在進行信息傳遞和信息溝通時，往往會受到個體主觀因素的影響，而臆斷或使得信息接收存在漏損現(xiàn)象。甚至在特有的企業(yè)組織生態(tài)環(huán)境下，信息管理績效還受到部門利益壁壘的影響。因此，這里的功能集成化便能有效解決上述困境。

（二）實現(xiàn)流程規(guī)范化作用。當前企業(yè)在內部管理中也普遍使用釘釘、微信等公共即時通信工具，并以設立微信工作群為主要形式。但借助這種平臺來進行工作任務發(fā)布，不僅無法完全滿足信息傳遞的及時反饋要求，也在信息傳遞流程上缺乏規(guī)范。隨著會議決議督辦系統(tǒng)的引入，通過OA系統(tǒng)來進行工作任務發(fā)布，可以做到點到點的信息對接，從而就能避免因客觀和主觀原因所導致的工作任務不明，或者有意規(guī)避工作任務的現(xiàn)象。另外，規(guī)范的工作任務發(fā)布流程還能增強員工的責任感，并在信息查閱權限下被上級主管監(jiān)督。

（三）實現(xiàn)任務流推進作用。在目標管理板塊中筆者提到，目標協(xié)同因缺乏權威式管理機制，以及受到人為因素影響，而使得執(zhí)行層各部門工作任務完成進度出現(xiàn)良莠不齊的局面。根據(jù)短板原理可知，這將嚴重制約企業(yè)管理效率的提升，也使得后期工作難以推進。通過引入會議決議督辦系統(tǒng)，在任務流的推進作用下隨著每個崗位任務執(zhí)行時效的結束，又將被系統(tǒng)自動轉換到下一崗位來進行執(zhí)行，這就能明確工作責任，從而倒逼企業(yè)員工按時、按量、保質完成崗位工作。

（四）實現(xiàn)成果顯性化作用。階段性成果在傳統(tǒng)管理模式下難以被完全理清，而在會議決議督辦系統(tǒng)中則可以一目了然。企業(yè)管理層可以在系統(tǒng)中全面把握工作成果，并根據(jù)預期對下一階段工作任務做出調整。

三、企業(yè)管理融合會議決議督辦系統(tǒng)的環(huán)境植根性

具體而言，企業(yè)管理融合會議決議督辦系統(tǒng)的環(huán)境植根性可從以下四個方面來認識。

（一）企業(yè)組織架構特點。圍繞著企業(yè)管理層的信息管理，來考察會議決議督辦系統(tǒng)的環(huán)境植根性問題，首先需要適應企業(yè)內部的組織架構特點。組織結構決定著信息分層傳遞的縱向和橫向要求，也決定了督辦系統(tǒng)中信息流的流向。以筆者所工作的企業(yè)為例，作為資源指向型企業(yè)，其組織架構按照內部技術分工呈現(xiàn)出事業(yè)部制特點。這就意味著，每個事業(yè)部構成了接受下行信息的基本單位，同時又是監(jiān)管上行信息流的節(jié)點。為此，在引入會議決議督辦系統(tǒng)時需要重視這一點。

（二）企業(yè)組織運行特征。企業(yè)組織運行特征決定于企業(yè)組織生態(tài)環(huán)境，也決定于長期企業(yè)所形成的行為文化。該資源型企業(yè)屬于國有企業(yè)，在供給側結構性改革背景下面臨著繁重的去除落后產能的任務，這就使得企業(yè)組織橫向壓縮上需要花大力氣。隨著優(yōu)化產能結構任務的細化，企業(yè)管理層整合了內部的研發(fā)資源，并以相對靈活的格局決定了管理部門與生產型單位之間的關系。因此，會議決議督辦系統(tǒng)在面對這一運行特征時，需要重視管理部門與生產型單位之間的信息交互管理問題。

（三）企業(yè)工作任務導向。企業(yè)主營業(yè)務是為要素市場提供中間產品，這就決定了引致需求成了決定企業(yè)供給的前提。由于受到引致需求的影響，該企業(yè)對于終端市場的把控能力受到了限制，銷售部門往往根據(jù)前期產品產量來被動銷售，也缺乏對終端產業(yè)鏈市場信息逆向傳遞的快速響應能力。為此這就意味著，為了確保會議決議督辦系統(tǒng)穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)揮作用，其主要應用于企業(yè)經營戰(zhàn)略的實施管控之中，這樣才能減少市場環(huán)境所帶來的干擾。

（四）企業(yè)專門人才現(xiàn)狀。企業(yè)會議決議督辦系統(tǒng)是由第三方供應商提供，第三方供應商為企業(yè)提供安裝、調試和售后服務職能。然而，該系統(tǒng)涉及信息資源備份等涉密工作環(huán)節(jié)，所以還需要根據(jù)企業(yè)需要組建專門的人才隊伍來對系統(tǒng)進行日常維護。為此，增強第三方供應商的培訓職能也是當務之急。

四、實施辦法

根據(jù)以上所述，具體的實施辦法可從以下五個方面來構建：

（一）理性去認識企業(yè)管理效率的影響因素。企業(yè)管理層在引進會議決議督辦系統(tǒng)前，首先需要理性去認識影響企業(yè)管理效率的原因。這里的目的主要在于這樣兩點：第一，該系統(tǒng)在引入和應用中必然會對當前的組織生態(tài)造成沖擊，而維護組織生態(tài)環(huán)境的相對穩(wěn)定將有助于應對政策環(huán)境所帶來的要求。第二，該系統(tǒng)的引入需要調適當前的組織架構，以及決議信息處理機制，所以應減少對企業(yè)目前決策機制所帶來的干擾。第三，不能一味地依賴系統(tǒng)來推動工作的開展，根本還是在于提升人的主觀能動性。

（二）結合組織架構特點設計系統(tǒng)工作流程。這里需要理清：會議決議督辦系統(tǒng)的一般工作流程和具體工作流程兩個環(huán)節(jié)，前者作為通用性的系統(tǒng)流程，符合企業(yè)內控管理的通常要求；而后者則主要針對企業(yè)的實際需要進行具體化和特殊化改造。為此，企業(yè)在引入該系統(tǒng)時應更為關注其的具體化流程，即如何與現(xiàn)有的決議執(zhí)行監(jiān)督機制相結合，以及根據(jù)現(xiàn)有的組織架構，如何科學設計出信息分層管理的下級決策節(jié)點。由于筆者所工作的企業(yè)為事業(yè)部制結構，所以系統(tǒng)工作流程應在事業(yè)部中設計出第二層級決策點。

（三）建立企業(yè)輿論導向盡快適應系統(tǒng)性能。提升企業(yè)的管理效率，本質在于增進員工的崗位工效，以及提高員工之間分工協(xié)作中的信息交互品質。從而，無論會議決議督辦系統(tǒng)如何先進，都需要建立在員工的認同和學習使用的基礎之上。因此，各單位需要加強系統(tǒng)應用前的輿論引導。輿論引導的方式可以有這樣幾類：第一，通過操作培訓，來增強員工對系統(tǒng)功能的理解；第二，結合企業(yè)所面臨的生產經營各種挑戰(zhàn)，提升他們對系統(tǒng)在挑戰(zhàn)應對上特有功能的認識。

（四）突出戰(zhàn)略性產品研發(fā)生產的系統(tǒng)應用。對戰(zhàn)略性產品的研發(fā)和生產應對其進行時間和成果管理，即在滾動計劃下制訂階段性成果的產生時間，這樣才能保證總成果能按期出現(xiàn)。為此，在目標管理下根據(jù)企業(yè)管理層的戰(zhàn)略決策，需要重點對待幾個事項：第一，在任務分配中，認真傾聽業(yè)務部門的意見和建議。關于這一點，則可以借助系統(tǒng)信息交互功能與上級管理者形成時時互動。第二，在任務分解中，需要認真傾聽各職能部門的意見和建議。同理，可以在系統(tǒng)信息交互功能上來進行。第三，在任務執(zhí)行中及時接收下級信息反饋，來對計劃方案的更改和微調進行決策。

（五）努力培養(yǎng)系統(tǒng)后臺管理優(yōu)化專門人才。這里的培養(yǎng)途徑包括：第一，委托第三方系統(tǒng)供應商來進行培訓，并將培訓項目和任務考核指標，明確反映在企業(yè)與供應商之間的合約中。第二，派遣專門人才前往高校進修，來全面掌握會議決議督辦系統(tǒng)的后臺管理和優(yōu)化手段?？傊?，建立專門人才隊伍伴隨著系統(tǒng)的引入而同步進行。

綜上所述，無紙化會議管理模塊實現(xiàn)對企業(yè)重要會議（總經理常務辦公會、總經理辦公會、董事會、黨委會、例會等）的議題收集、議題提報、議題審批、議題清單、會議管理及議題權限內共享的固化。通過與OA公文管理、會議管理等模塊的集成，將實現(xiàn)：流轉公文的自動化關聯(lián)議題、決策會議發(fā)起與議題的自動關聯(lián)推送、議題討論順序排序、會議紀要管理、會議室預訂、參會人員提醒等，全面提升管控效率，提升決策效率與效果，節(jié)省企業(yè)成本。 督辦管理模塊將建立統(tǒng)一的任務督辦中心，對企業(yè)各類督辦任務（重要會議決議、領導交辦、年度重點工作、計劃工作、常規(guī)工作及其他任務等）的任務明確下達、工作逐級分解、執(zhí)行協(xié)作溝通、執(zhí)行實時反饋、成果確認等督辦管理工作進行全周期管理支撐。

五、小結

本文認為，管理效率的提升蘊含這樣幾個結果：第一，確保了信息在傳遞上高效性和真實性；第二，確保了信息在分層接收上的穩(wěn)定性和連貫性；第三，確保了信息在職能部門內部的有效轉換，并獲得了預期的成果反饋；第四，確保了信息資源的有效存儲。這里的“信息”不僅指向下行和上行信息類型，也指向了會議議程和決議信息?？梢姡嵘髽I(yè)管理效率屬于一項系統(tǒng)工程。對會議決議督辦系統(tǒng)具體的引入模式包括：理性去認識企業(yè)管理效率的影響因素、結合組織架構特點設計系統(tǒng)工作流程、建立企業(yè)輿論導向盡快適應系統(tǒng)性能、突出戰(zhàn)略性產品研發(fā)生產的系統(tǒng)應用、努力培養(yǎng)系統(tǒng)后臺管理優(yōu)化專門人才等五個方面。

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