地勘單位事轉企過程中檔案管理工作面臨的問題及對策

文/吉林省第六地質探礦工程大隊 黃雋

地勘單位事轉企過程中檔案管理工作面臨的問題及對策

文/吉林省第六地質探礦工程大隊 黃雋

市場經(jīng)濟條件下，地勘單位面臨的是按照政企（事）分開的原則，逐步轉變事業(yè)機制，建立健全的企業(yè)機制，成為自主經(jīng)營、自負盈虧、自我發(fā)展、自我約束的市場主體。應該說，改革開放以來，人們的觀念也在逐步地更新，地勘單位事轉企過程中檔案管理工作亦是如此。然而任何新生事物在它發(fā)生、發(fā)展的過程中都會反映出或多或少的問題，有待于我們去發(fā)現(xiàn)并正確地加以解決?，F(xiàn)在我就檔案管理工作在地勘單位事轉企過程中所面臨的問題及對策談一些自己的看法。

地勘單位；檔案；問題

一、檔案管理工作中存在的一些問題

（一）檔案制度的落實及領導重視程度方面的問題。檔案管理工作由于長期的運作，形成了一套較完整的規(guī)章制度體系，然而由于落實的不到位甚至有的單位只不過是應付檢查，時常發(fā)生有章不循等一系列現(xiàn)象；以及個別領導對檔案工作的不重視，這些現(xiàn)象表現(xiàn)在：不了解檔案的形成過程，不過問檔案內容的完整與否，以及對檔案管理人員應得的待遇未能落實等方面。

（二）檔案信息的存貯、處理方面的問題。就文書檔案而言，立卷方法在組卷過程中由于人為因素過多，每個人對歸檔規(guī)定的理解程度不同，在檔案的保管期限上，往往是一人一個標準，很難統(tǒng)一，而且手工勞動量過大，工作效率低。

（三）檔案的收集方面的問題。因為部門與部門之間的工人不夠協(xié)調，一部分人對檔案管理的工作不夠足夠的重視，甚至是根本沒有認識，造成該歸檔的東西沒有及時或根本就未歸檔，經(jīng)常缺少一些比較重要的文件，以致影響檔案的正常利用。

（四）檔案管理人員的素質及敬業(yè)方面的問題。檔案管理人員不夠專業(yè)化，或者文化層次低沒有較強的理解能力，或者缺少必要的檔案管理方面知識的培訓，全憑自己的主觀意識；加之個別檔案管理人員在地勘單位事轉企的過程中抱有等、靠的心理，固守在原地勘單位計劃經(jīng)濟模式管理工作中，墨守成規(guī)，只局限在低層次簡單的借閱利用、被動地提供服務的框框里。

（五）檔案信息系統(tǒng)自動化方面的問題。隨著計算機等現(xiàn)代化設備在檔案管理工作中的廣泛應用，傳統(tǒng)的歸檔方法越來越暴露其程序煩瑣、費時、耗物的弊端，加之機構改革人員精簡，能夠適應辦公自動化的人才緊缺等等。

以上這些問題的存在將不同程度地阻礙地勘單位事轉企發(fā)展的進程。為此我認為就及時采取以下的對策以推動地勘單位事轉企進程的發(fā)展。

二、對策

（一）加強檔案管理制度的完善。在原有事業(yè)單位時期形成的規(guī)章制度不可能完全適應轉企后的地勘單位的需要，這就要求我們下功夫研究出一套能夠適應市場經(jīng)濟條件下企業(yè)的檔案管理規(guī)章制度。“地勘單位向企業(yè)化過渡制度創(chuàng)新，是其他各項創(chuàng)新的基礎”，就是說制度不能停留在以往的水平上，我認為最好的辦法就是走出去，借鑒一些好的企業(yè)的管理方式、方法，有效地結合地勘單位的實際，完善、制定出適合我們企業(yè)模式的檔案管理模式以及規(guī)章制度。

（二）落實好檔案的管理制度。文件材料的立卷歸檔不是一般的、簡單的收集以及整理，它是有一定的文件材料組合成卷的質量要求的，包括文件材料的收集齊全，保持文件之間的密切歷史聯(lián)系，正確揭示所組合文件的內容和成分，以及反映工作活動的原貌和客觀過程，正確的劃分文件保管期限和掌握數(shù)量界限，便于保管和利用等。

（三）注重檔案管理層次人才的選配和素質的培養(yǎng)?！皺n案工作”是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項重要業(yè)務，這是檔案工作的本質屬性；檔案工作同時又具有管理性、科學性、服務性、政治性以及機要性構成的一般屬性。這就要求檔案管理工作應當盡可能的選配一些具有較高知識層次和文化素質、有一定敬業(yè)精神的人員來承擔。檔案管理工作有一定的規(guī)定、標準要遵循，一般層次的人員很難準確地理解并且應用這些規(guī)定和標準來實施檔案管理。

（四）領導給予必要的重視?！皺n案”是國家機構、社會組織和個人社會活動中形成的保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。應該得到人們的廣泛重視。首先企業(yè)領導在抓其他工作的同時應當注重檔案工作的管理，如果領導同志熟悉、了解檔案管理工作的有關知識，管理人員就不會應付了事，有章不循；其次要舍得為培養(yǎng)檔案現(xiàn)代化管理人才做出一定的資金投入，因為“人才”永遠是企業(yè)的無形資產(chǎn)。

（五）檔案工作管理現(xiàn)代化。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不應單純停留在計算檢索這一方面，而是要從檔案實體、信息的有效保護以及檔案實體的系統(tǒng)化管理、檔案信息的快捷、準確、安全檢索、傳輸這兩個方面同時規(guī)劃，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)中都應采用現(xiàn)代化設備和技術，展望未來，相信一個以計算機為中心的全局檔案信息共享網(wǎng)絡必將形成，檔案將會更及時、準確、快速地服務于我隊的現(xiàn)代化建設。

（六）做好檔案的服務及開發(fā)利用。隨著改革開放的不斷深入和市場經(jīng)濟體制的確立，各行各業(yè)的服務意識都發(fā)生了比較大的變化，檔案管理工作也必須適應市場的需求，改變以往被動地提供利用的舊模式，變被動提供為主動服務，開展多種形式的《檔案法》的宣傳活動，讓人們對檔案工作有更深深刻的了解，提高職工的檔案意識，為檔案資料的收集打下良好的基礎；做好檔案的編研工作，市場經(jīng)濟條件下，編研工作不能停留在編寫《大事記》《組織機構沿革》《全宗介紹》等編研資料上，應順應時代的發(fā)展，充分挖掘現(xiàn)在的可供選擇的編研題材，編寫出更多更具歷史價值的編研資料。

實踐證明，檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，不容忽視。在地勘單位由事業(yè)向企業(yè)過渡的過程中，更應清楚地認識到這一點，面對工作中存在的問題研究制定出相應的對策，使檔案管理工作能夠更好、更準確地為單位的經(jīng)濟建設服務。