檔案信息化系統(tǒng)的資源組織與管理研究

陳海鷗

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檔案信息化系統(tǒng)的資源組織與管理研究

陳海鷗

【摘 要】對于檔案信息化系統(tǒng)的資源組織和管理一直是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理中的重要工作。本文主要探究了檔案信息資源的組織以及信息檔案系統(tǒng)的建設(shè)與管理策略。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化 系統(tǒng) 資源 數(shù)字化 管理

21世紀(jì)，信息技術(shù)席卷全球，并迅速與社會(huì)生產(chǎn)和人類生活的各個(gè)方面進(jìn)行交叉融合，在信息化時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。對于檔案信息化系統(tǒng)的資源組織和管理一直是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理中的重要工作。本文主要探究了檔案信息資源的組織以及信息檔案系統(tǒng)的建設(shè)與管理策略。

一、檔案信息化系統(tǒng)的資源組織

（一）檔案數(shù)字化的基本原則

檔案數(shù)字化，是檔案信息化系統(tǒng)的資源組織形式，也是唯一的組織形式。在進(jìn)行檔案數(shù)字化的操作過程中，需要把握以下三個(gè)基本原則：

安全性原則：主要包括對原有檔案元件的安全，在數(shù)字化過程中，需要對各類檔案遠(yuǎn)近進(jìn)行掃描、拆閱等，不能夠因?yàn)閿?shù)字化資源操作，就對原件造成污染、破損以及毀壞。同時(shí)還需要保證原件與信息資源的一致性，盡可能地降低信息的失真情況。

規(guī)范性原則：對檔案資源的數(shù)字化組織，需要嚴(yán)格按照各方統(tǒng)一并且認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，要確保檔案數(shù)字化形式能夠進(jìn)行有效的信息傳遞，要符合對檔案信息需求的各方主體對信息化資源的標(biāo)準(zhǔn)。

高效性原則：對于檔案資源的數(shù)字化工作，是一項(xiàng)工作量極大的工程，在實(shí)踐過程中，應(yīng)該根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)，對于數(shù)字化資源組織進(jìn)行有效的工作規(guī)劃，在確保數(shù)字化過程的質(zhì)量達(dá)標(biāo)的情況下提升效率，應(yīng)該注重整體工作的相互協(xié)作性，避免重復(fù)拖沓，降低工作效率。

（二）檔案資源的數(shù)字化處理

對于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，通常是采用直接掃描的方式進(jìn)行，主要利用掃描儀進(jìn)行數(shù)字化處理。應(yīng)該在數(shù)字化處理之前，做好充足的準(zhǔn)備工作，在處理過程中，要根據(jù)檔案的紙張、等級、紙質(zhì)材料大小選擇不同的掃描儀器，確保對紙質(zhì)文件的安全無損的數(shù)字化處理。對于掃描后得到的圖像數(shù)據(jù)，應(yīng)該按照規(guī)范進(jìn)行命名、存儲(chǔ)，也可以按照常規(guī)的閱讀習(xí)慣對圖像進(jìn)行一些基本的調(diào)整。

對于音頻檔案的數(shù)字化處理，就是用數(shù)字來表示音頻檔案信息，即將音頻檔案中的聲音信號進(jìn)行數(shù)字化處理。目前，最常見的方法是通過脈沖編碼調(diào)制PCM來實(shí)現(xiàn)，數(shù)字化處理過程中，主要采用的工具為多媒體計(jì)算機(jī)、音頻制作軟件等，其基本流程：修復(fù)準(zhǔn)備——參數(shù)調(diào)試——轉(zhuǎn)錄——質(zhì)量審聽。

對于視頻檔案的數(shù)字化處理，視頻檔案數(shù)字化的硬件設(shè)備主要包括放像設(shè)備、視頻采集設(shè)備、編輯設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等；視頻檔案數(shù)字化的軟件設(shè)備主要包括采集軟件和編輯軟件。

二、檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)與管理

（一）檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)策略

第一，要著重抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，檔案信息化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對于檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)過程而言，數(shù)據(jù)庫建設(shè)是基礎(chǔ)也是核心，要根據(jù)檔案信息化的具體要求和目標(biāo)建設(shè)處科學(xué)、不同類型的數(shù)據(jù)庫。尤其是在現(xiàn)階段檔案信息海量存儲(chǔ)的特點(diǎn)下，更應(yīng)該做好相關(guān)檔案信息的分類工作。

第二，科學(xué)的選用建設(shè)技術(shù)路線，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新，對于檔案信息化的建設(shè)過程來說，并不一定需要利用到最新的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，其首先考量的是系統(tǒng)整體的安全性，與此同時(shí)，還需要考量到對檔案信息化系統(tǒng)使用者、適用對象的技術(shù)適應(yīng)性。在建設(shè)技術(shù)路線選擇上，應(yīng)該在保證整體建設(shè)的質(zhì)量達(dá)標(biāo)的情況下推行新技術(shù)，但不能夠單純地為了推行新技術(shù)，而不顧檔案信息化平臺(tái)的特點(diǎn)。

第三，統(tǒng)一檔案信息標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，目前，檔案信息化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件管理混亂、硬件功能未能充分發(fā)揮。設(shè)定檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、方案，必須立足于社會(huì)的檔案信息需求，制訂相應(yīng)的建設(shè)規(guī)劃，建立健全的、標(biāo)準(zhǔn)的和規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)。

（二）檔案信息化系統(tǒng)的管理策略

第一，加強(qiáng)對檔案部門人力資源的信息化技術(shù)培養(yǎng)，作為檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的主體，提升相關(guān)人員的信息化技術(shù)水平十分重要。一方面，檔案部門應(yīng)該設(shè)立專門的檔案信息系統(tǒng)建設(shè)部門，主要負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)和日常管理。另一方面，檔案管理部門應(yīng)該通過持續(xù)的培訓(xùn)、實(shí)踐來提升基層人員的信息技術(shù)能力。

第二，改進(jìn)檔案信息化管理體制，首先，應(yīng)該加快對檔案部門的信息化硬件設(shè)備的建設(shè)，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需求，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行辦公室自動(dòng)化建設(shè)，創(chuàng)造一個(gè)良好的檔案信息化管理的環(huán)境。其次，還要實(shí)現(xiàn)對檔案信息系統(tǒng)的集中式管理，不能夠不能各行其是、自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。

三、結(jié)語

新形勢下，檔案管理已經(jīng)不再是一個(gè)單獨(dú)的問題，而是一個(gè)集合了多種新技術(shù)的綜合性學(xué)科。檔案信息化管理是現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的必然趨勢，想要進(jìn)一步的提升檔案信息化系統(tǒng)的社會(huì)應(yīng)用效率，就必須要做好檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)和管理工作，繼而實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)計(jì)算機(jī)化和檔案工作現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

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［2］陳芙蓉，馬仁光.海量存儲(chǔ)體系在數(shù)字檔案館建設(shè)中的作用［J］.中國檔案，2015（5）：54～55.

作者單位：（承德市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)）