基層水利檔案信息資源的整合與管理創(chuàng)新

文/邵武市水利局水利管理站 蔡麗華

基層水利檔案信息資源的整合與管理創(chuàng)新

文/邵武市水利局水利管理站 蔡麗華

本文針對(duì)基層水利檔案信息資源整合過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，簡(jiǎn)要論述了水利檔案信息資源整合的有效策略。

基層水利檔案信息資源；整合；管理創(chuàng)新

檔案信息資源的整合與管理，是新形勢(shì)下檔案管理工作需要高度重視的一個(gè)問(wèn)題。檔案信息資源的整合與管理，不僅影響著檔案信息的綜合利用，還影響著檔案信息管理的效率。伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，給檔案信息資源的整合與管理又提出了新的要求。因此，在新形勢(shì)下，要實(shí)現(xiàn)水利檔案資源信息化，我們不僅要了解水利檔案信息資源的特點(diǎn)，還要更新管理理念，轉(zhuǎn)換管理模式，通過(guò)客觀分析信息資源整合過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，探索出一條水利檔案信息資源整合管理創(chuàng)新之路。

一、基層水利單位檔案信息資源的特點(diǎn)

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，基層水利檔案信息資源數(shù)字化進(jìn)程不斷加快，檔案管理模式越來(lái)越網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化、信息化，網(wǎng)絡(luò)傳遞逐步成為檔案管理的主要手段。基層水利檔案信息資源也逐步轉(zhuǎn)向電子化的管理模式，以數(shù)據(jù)媒介為主要載體，數(shù)字化管理手段越來(lái)越明顯。如今，基層水利單位檔案信息資源的特點(diǎn)具有如下特征：

一是信息資源載體電子化。目前，基層水利檔案信息資源存貯介質(zhì)主要是U盤、光盤、移動(dòng)硬盤等，各種格式的電子文件，如文本、表格、圖片、影像等檔案，都逐步從紙質(zhì)向電磁介質(zhì)儲(chǔ)存形式轉(zhuǎn)變，占用空間小、儲(chǔ)存容量大的檔案儲(chǔ)存優(yōu)勢(shì)，不僅為檔案管理工作節(jié)約了大量的人力、財(cái)力、物力，還極大地節(jié)省檔案庫(kù)房空間，檔案管理工作效率獲得了顯著提升。

二是信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。進(jìn)入信息化時(shí)代以前，檔案管理工作主要以手工方式為主。傳統(tǒng)檔案的整理和歸檔不僅效率低下，還占用很大的儲(chǔ)存空間。同時(shí)，給檔案的查閱工作帶來(lái)了諸多的不便。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的信息化程度越來(lái)越高，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需求，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，給檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利。借助檔案管理軟件，就可以自動(dòng)接收、傳遞和存儲(chǔ)檔案信息資源，為檔案信息資源共享提供了極大的便利條件。

三是檢索自動(dòng)化。要想提高檔案資源的利用率，充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，必須實(shí)現(xiàn)檔案檢索自動(dòng)化。目前，許多基層單位水利檔案信息資源已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)共享，一些單位正在逐步啟用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)管理，進(jìn)一步改進(jìn)檢索方式，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，借助檔案管理軟件，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了引導(dǎo)和自主查閱，檔案資源的共享能力獲得了進(jìn)一步提升。

二、檔案信息整合管理遇到一些問(wèn)題

（一）原始檔案利用率低，規(guī)劃管理和經(jīng)費(fèi)不足。長(zhǎng)期以來(lái)，基層水利檔案信息資源輕“用”重“藏”觀念突出，檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于檔案管理硬件設(shè)備的投入，以及案卷歸檔的數(shù)量、庫(kù)房設(shè)備的齊全等方面比較重視，重視實(shí)體檔案的管理，但是，對(duì)于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用重視程度不夠，評(píng)價(jià)檔案工作者的業(yè)績(jī)，只是注重裝訂案卷的美觀程度，導(dǎo)致“高積累，低產(chǎn)出”現(xiàn)象比較突出。在檔案庫(kù)房中，塵封著許多具有極高利用價(jià)值的水利檔案，這些檔案難以被開(kāi)發(fā)利用，傳統(tǒng)的檔案管理模式不利于現(xiàn)代化水利事業(yè)的健康發(fā)展。信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，是基層水利檔案信息資源的整合與管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)條件，如果信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境基礎(chǔ)薄弱，檔案信息資源整合與管理創(chuàng)新很難實(shí)現(xiàn)。然而，一些基層水利單位，受經(jīng)費(fèi)、技術(shù)等因素的影響，檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作開(kāi)展緩慢，不僅各網(wǎng)絡(luò)之間聯(lián)絡(luò)能力較弱，網(wǎng)站環(huán)境中，一體化趨勢(shì)發(fā)展緩慢。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境分散和孤立，直接影響著檔案管理的共享性。而由于匱乏規(guī)劃管理和經(jīng)費(fèi)，對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程形成了一定的制約，進(jìn)而對(duì)基層水利檔案信息資源的整合與管理創(chuàng)新產(chǎn)生了嚴(yán)重的阻礙。

（二）檔案信息資源歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，沒(méi)有建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息資源歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，沒(méi)有建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也是目前基層水利檔案信息資源建設(shè)過(guò)程中存在的主要問(wèn)題之一。多年來(lái)，基層水利檔案信息資源一直是以保管為主要目的的半封閉式管理，不同歷史時(shí)期的檔案，不同發(fā)展階段的檔案，其整理質(zhì)量要求存在著明顯的差異，檔案管理工作具有顯著的歷史痕跡。例如：實(shí)體檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一，就是目前基層水利檔案信息資源建設(shè)存在的主要問(wèn)題之一，檔號(hào)編制、案卷標(biāo)題不規(guī)范，形式不統(tǒng)一，導(dǎo)致從案卷的標(biāo)題中很難體現(xiàn)卷內(nèi)文件內(nèi)容，這給檔案的檢索、利用帶來(lái)了極大的不便。組卷方式不規(guī)范，也是存在的問(wèn)題之一。既有職能部門管轄權(quán)限為序排列的檔案，也有按時(shí)間排列的檔案，有些檔案以“件”為單位，有些檔案又以“卷”為單位，隨著檔案整理工作的發(fā)展，“卷”和“件”分不清的現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重。在實(shí)際工作中還有按案卷整理檔案，牽強(qiáng)組卷整理檔案的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象，對(duì)檔案資源的信息化管理，形成了一定的阻礙。另外，自檔案管理工作信息化以來(lái)，還沒(méi)有建立統(tǒng)一的電子文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。在歸檔過(guò)程中，一些同種類型的電子文件，其歸檔的數(shù)據(jù)交換格式并不統(tǒng)一，這給檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理帶來(lái)了難度。例如，在歸檔的過(guò)程中，由于一些水利檔案有大量的技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙，既有一些圖像信息，也有一些照相和攝像信息，這些圖片、照片、攝像資料，電子文件格式不統(tǒng)一，給檔案數(shù)據(jù)壓縮等帶來(lái)了很大的難度。也影響著基層水利檔案信息資源的整合與管理創(chuàng)新。

三、基層水利檔案信息資源的整合與管理創(chuàng)新

（一）建立健全檔案利用體系，促進(jìn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享。

基層水利部門要加強(qiáng)數(shù)字化信息建設(shè)，通過(guò)對(duì)檔案利用體系的建立和健全，以更好地共享檔案資源，加快推進(jìn)傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理新格局?？h級(jí)以上的水利部門，要不斷推進(jìn)檔案管理工作的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)建設(shè)，

充分利用已有信息資源，推進(jìn)水利檔案信息資源共享?；鶎铀块T，還要抓緊建立水利檔案資源系統(tǒng)，對(duì)于那些可公開(kāi)的水利檔案，可以上傳互聯(lián)網(wǎng)，以方便更多人使用。為了實(shí)現(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)共享，上級(jí)水利部門要和下級(jí)水利部門搭建檔案資源系統(tǒng)對(duì)接平臺(tái)，這樣，有利于不同地區(qū)、不同級(jí)別有效地整合水利檔案信息資源，建立起檔案利用體系，使得更多的水利人能夠享受檔案的服務(wù)功能，給水利工作者查詢歷史資料提供方面條件。為了做好檔案的保密審查工作，基層水利檔案信息資源整合的過(guò)程中，還要建立健全檔案資源使用制度，嚴(yán)格審查注冊(cè)者的使用資格。浩如煙海的檔案資料，對(duì)于水利事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著重要作用。因此，基層水利檔案信息資源的整合中，還要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)力度，努力把“死檔案”變成“活信息”，通過(guò)對(duì)檔案信息的不斷挖掘，為決策管理、開(kāi)發(fā)建設(shè)提供更多有價(jià)值的資料信息。

（二）加大檔案的收集整理力度，科學(xué)整合水利檔案信息資源。各地方的水利部門在檔案信息資源的整合中，要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，建立健全“一把手參與”責(zé)任制。確保分工明確、各盡其職，共同為水利檔案信息資源建設(shè)負(fù)起責(zé)任，確保檔案工作的有效開(kāi)展?？h級(jí)以上的水利單位要加大檔案的收集整理力度，特別是重要的民生建設(shè)水利項(xiàng)目，要完善歸檔流程，及時(shí)建立檔案工作制度。凡是歸檔的文件材料，無(wú)論是照片、錄音、錄像等，還是其他傳統(tǒng)載體的，或者電子文件，在水利項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，都必須向相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。對(duì)損毀、丟失檔案的，要依法追究其責(zé)任。為了更好地整合水利檔案信息資源，需要各參建單位、各部門的密切配合，相關(guān)檔案形成單位，一定要按照歸檔制度移交檔案，水利部門要進(jìn)一步規(guī)范檔案流向，有效預(yù)防檔案缺失遺漏。推動(dòng)檔案資源科學(xué)整合。為改變以往“重保輕用”的檔案管理局面，我們?cè)跈n案管理上，需要對(duì)檔案事業(yè)的投入機(jī)制不斷創(chuàng)新，對(duì)于檔案工作經(jīng)費(fèi)合理核定，增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)，提高檔案公共服務(wù)能力。

（三）加強(qiáng)檔案的縱向管理，建立統(tǒng)一的水利檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。水利行業(yè)檔案涵蓋面廣泛，具有繁多的內(nèi)容，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的一些具體環(huán)節(jié)進(jìn)行了詳細(xì)的記錄。包括發(fā)文日期，以及電子文檔式、簿冊(cè)式等文件登記形式，進(jìn)行真實(shí)的體現(xiàn)，基層水利單位在檔案的縱向管理中，著重要做好以下的工作：一是建立統(tǒng)一的水利檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)調(diào)查研究自身的檔案，制定與本單位實(shí)際相符的行之有效檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。既可以依據(jù)大、中、小型工程進(jìn)行歸檔，同時(shí)，還可按照種類進(jìn)行劃分。如可劃分為水利工程運(yùn)行管理檔案、水力資源檔案等，這樣能夠有效區(qū)分文書檔案，還可便于對(duì)重點(diǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理工作。一旦標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，就能為共享水利行業(yè)檔案資源夯實(shí)基礎(chǔ)。二是重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。水利工程建設(shè)涉及各個(gè)方面的工作，具有繁雜的內(nèi)容，密切聯(lián)系氣象、水文等各個(gè)行業(yè)。由此決定了水利檔案具有綜合性和多元性的特征，是以水利為中心的多專業(yè)、多學(xué)科的綜合。水利檔案是整個(gè)水利工作全過(guò)程的記錄，是專業(yè)技術(shù)人員的智慧結(jié)晶，要想使這些檔案資料得到有效利用和科學(xué)管理，就必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)，加大培訓(xùn)力度，使其能掌握和熟悉專業(yè)的檔案管理知識(shí)，能更好地與現(xiàn)代化管理的需要相適應(yīng)。

四、 結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，做好水利檔案信息資源管理工作，對(duì)于提高水利現(xiàn)代化管理水平，推動(dòng)水利事業(yè)發(fā)展發(fā)揮著重要作用。因此，我們要加強(qiáng)基層水利檔案信息資源的整合與管理創(chuàng)新，不斷完善水利檔案管理機(jī)制，進(jìn)一步提高水利檔案的服務(wù)性，不斷挖掘檔案信息資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新。

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