提高事業(yè)單位檔案資料管理的具體途徑及方法探析

文/福建省邵武市園林管理處 王莉

提高事業(yè)單位檔案資料管理的具體途徑及方法探析

文/福建省邵武市園林管理處 王莉

隨著機(jī)構(gòu)改革的不斷深入，事業(yè)單位的建制、職能和人員分流、業(yè)務(wù)開(kāi)展等方面發(fā)生了很大變化，在許多遺留問(wèn)題的處理上，由于資料不全，依據(jù)不足，理由不充分等原因，導(dǎo)致問(wèn)題遲遲得不到解決，引發(fā)了不少社會(huì)不穩(wěn)定因素的產(chǎn)生。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案資料管理越來(lái)越重要，本文通過(guò)探討研究事業(yè)單位檔案資料的管理方法，深刻闡述了事業(yè)單位檔案資料管理的重要性。

事業(yè)單位；檔案資料；管理方法

目前，絕大多數(shù)事業(yè)單位屬于非盈利的社會(huì)組織和相關(guān)機(jī)構(gòu)，在增進(jìn)社會(huì)福利，不斷滿(mǎn)足人民群眾的科教文化需求方面，發(fā)揮了積極的作用，其檔案資料有很強(qiáng)的參考、借鑒和教化功能，利用價(jià)值很大；因此，事業(yè)單位要按標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的要求水平，建成高標(biāo)準(zhǔn)的檔案館（室），完善相關(guān)的管理制度，配備專(zhuān)門(mén)的工作人員，全面提高檔案資料的管理和利用水平，有利于改革、發(fā)展和穩(wěn)定。

一、檔案管理的意義

在改革開(kāi)放的過(guò)程中，有的單位成建制轉(zhuǎn)為經(jīng)濟(jì)實(shí)體，有的掛靠行政部門(mén)，檔案丟失相當(dāng)嚴(yán)重?，F(xiàn)存的事業(yè)單位，由于辦公條件的限制，大多沒(méi)有像樣的檔案室，日常工作記錄和業(yè)務(wù)開(kāi)展情況的資料，沒(méi)有統(tǒng)一的歸檔整理，都是存放在各個(gè)職能科室或者辦公室，檔案資料非常零散。隨著社會(huì)的發(fā)展和各種信息資料編篡的需要，檔案資料管理部門(mén)一方面著手對(duì)有檔案室的單位進(jìn)行檔案升級(jí)；另一方面?zhèn)戎貙?duì)各個(gè)事業(yè)單位分散的檔案資料的收集、歸類(lèi)，對(duì)事業(yè)單位檔案資料的規(guī)范化整理有了很大的促進(jìn)。檔案就是事業(yè)單位的歷史和縮影，在計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)應(yīng)用十分廣泛的今天，檔案資料不再僅僅是文字記錄了，攝影、錄像、光盤(pán)等等，檔案資料的多元化存儲(chǔ)方式和數(shù)據(jù)化采集手段，更加拉近了資料與現(xiàn)實(shí)的真實(shí)距離；事業(yè)單位有效做好檔案資料的多方位采集和規(guī)范化存儲(chǔ)，對(duì)今后事業(yè)單位的發(fā)展有很好的傳承和借鑒作用，尤其是重大事件的還原，往往幫助人們客觀公正地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)有利于指導(dǎo)今后工作的順利開(kāi)展，甚至有非常有力的促進(jìn)作用，所以，事業(yè)單位要高度重視，檔案資料的歸類(lèi)整理，盡全力做好檔案資料的開(kāi)發(fā)利用工作。

二、 創(chuàng)新檔案管理的措施和做法

事業(yè)單位要真正做好檔案資料的歸類(lèi)整理，就是要把資料管理工作擺在重要的議事日程，建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，配備計(jì)算機(jī)等多媒體資料采集工具，聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員，完善檔案資料管理措施，不斷開(kāi)發(fā)檔案資料的利用價(jià)值。具體措施如下：

（一）強(qiáng)化培訓(xùn)，提高檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和敬業(yè)精神。事業(yè)單位檔案資料的歸類(lèi)整理，不是簡(jiǎn)單的資料堆砌和封存，主要在于資料歸類(lèi)和開(kāi)發(fā)利用，對(duì)歷史資料、現(xiàn)存資料，專(zhuān)題資料分卷整理；這就需要事業(yè)單位聘請(qǐng)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員對(duì)本單位的檔案管理員進(jìn)行以工代訓(xùn)式的素質(zhì)教育，結(jié)合本單位的檔案資料的歸類(lèi)整理，在實(shí)踐中提高業(yè)務(wù)水平。有條件的單位，還可以委托高等院校或高級(jí)檔案館，對(duì)單位的檔案管理員定期進(jìn)行培訓(xùn)。另外，增加投入，引進(jìn)高科技檔案資料的信息采集、存儲(chǔ)設(shè)備，并對(duì)高新技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用進(jìn)行培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)工作人員的操作技能，創(chuàng)新工作理念，刷新檔案整理水平。

（二）嚴(yán)格責(zé)任落實(shí)，確保管理到位。參照《中華人民共和國(guó)檔案法》和相關(guān)的檔案管理制度，對(duì)檔案資料的采集、歸類(lèi)整理、保管和開(kāi)發(fā)利用等環(huán)節(jié)，制定切實(shí)可行的檔案資料管理制度，對(duì)單位各個(gè)職能科室的檔案資料的定期上交，辦公室的歸類(lèi)整理，檔案館（室）的收存、開(kāi)發(fā)利用服務(wù)等分工負(fù)責(zé)，卡死責(zé)任，把管理網(wǎng)格化，責(zé)任落實(shí)到人頭；科學(xué)地設(shè)置相關(guān)權(quán)限，明確工作內(nèi)容，把涉及本單位的所有資料，包括工作開(kāi)展、人員流動(dòng)、制度更新、重大事件等等，分長(zhǎng)久、臨時(shí)和專(zhuān)業(yè)等板塊，實(shí)施檔案資料的精細(xì)化管理。規(guī)范檔案資料的收集、歸類(lèi)和利用程序。嚴(yán)格保密措施和借閱手續(xù)，切實(shí)做好檔案館（室）的防火、防蟲(chóng)和防潮，防止紙質(zhì)資料的霉變和數(shù)據(jù)光盤(pán)的報(bào)廢。

（三）檔案資料管理的信息化。全球經(jīng)濟(jì)一體化發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理提出了更高的要求，利用多媒體技術(shù)采集的影視數(shù)據(jù)檔案資料，有效解決了紙質(zhì)文字資料表達(dá)不精確的問(wèn)題，因此，事業(yè)單位要做好新時(shí)期的檔案資料管理工作，一是加大投入，購(gòu)置電腦、刻錄機(jī)、錄像機(jī)等相關(guān)信息化工具設(shè)備。二是強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)。一方面開(kāi)展同級(jí)單位的檔案管理交流學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷提高檔案管理的理論業(yè)務(wù)水平；另一方面聘請(qǐng)檔案管理的專(zhuān)家學(xué)者蒞臨指導(dǎo)工作，使檔案管理工作上檔次、更精準(zhǔn)。三是樹(shù)立檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，不斷創(chuàng)新檔案資料的管理模式。四是完善服務(wù)措施，提高檔案資料的開(kāi)發(fā)利用水平。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理在許多事業(yè)單位是未引起重視的重要工作，設(shè)施簡(jiǎn)陋、工具落后、人員素質(zhì)低是常見(jiàn)的現(xiàn)象，這對(duì)事業(yè)單位檔案資料開(kāi)發(fā)應(yīng)用的客觀需要是很不和諧的，因此，各個(gè)事業(yè)單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況，創(chuàng)造條件，積極搞好檔案資料的管理工作，不斷提高服務(wù)意識(shí)，使檔案資料的開(kāi)發(fā)利用達(dá)到歷史新高度。

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