以數(shù)據(jù)為抓手創(chuàng)新辦公室管理工作

文/中國民用航空飛行校驗中心 孟憲嶺

以數(shù)據(jù)為抓手創(chuàng)新辦公室管理工作

文/中國民用航空飛行校驗中心 孟憲嶺

本文論述了辦公室業(yè)務數(shù)據(jù)的價值，有效采集和數(shù)據(jù)分析方法及工具，通過數(shù)據(jù)處理更好地提升辦公室工作整體水平。

辦公室業(yè)務；數(shù)據(jù)處理；分析方法

數(shù)據(jù)是一種工具，也是一種思維。一個單位的辦公室工作平日產(chǎn)生的業(yè)務數(shù)據(jù)可能算不上大數(shù)據(jù)，但借鑒數(shù)據(jù)思維解析辦公室管理狀況，借用數(shù)據(jù)工具創(chuàng)新辦公室管理方式，可以更深入地認識、耙梳各崗位工作，更全面地掌握、審視整體工作，更準確地發(fā)掘存在問題與不足，更清楚地把控方向和重點，更好地提升各項工作的關(guān)聯(lián)性和協(xié)同力，實現(xiàn)辦公室管理工作的精細化和科學化。

一、重視辦公室業(yè)務數(shù)據(jù)的價值

從應用角度看，無論數(shù)據(jù)大小，只要把它用好了就會產(chǎn)生價值，就能顯示意義。辦公室工作由于其自身的特點，數(shù)據(jù)往往不被重視。辦公室工作從內(nèi)容上講，一般包含文件處理、材料起草、信息管理、會議組織、印章管理、檔案管理、機要保密、督查督辦、調(diào)查研究、行政管理、政府采購、合同管理、外事管理、證照管理、安全保衛(wèi)、車輛管理、辦公家具和設(shè)備管理等，總體呈現(xiàn)項目多、數(shù)量大、時限短、瑣碎、繁雜、分散等，工作數(shù)據(jù)往往較為零星、散亂、即時、細微，容易被忽視，其價值往往被掩蓋或隱藏，不易聚集和融合，形不成體量可觀的數(shù)據(jù)庫和有機的數(shù)據(jù)體系。數(shù)據(jù)的價值在于所承載的信息，前提是這些數(shù)據(jù)需要積累一定時間，堆積成一定體積，形成一定對比坐標系，通過一些模型關(guān)聯(lián)成為有效的數(shù)據(jù)資源，才能從中發(fā)掘信息所蘊藏的價值。因此，辦公室管理者和工作人員要養(yǎng)成重視數(shù)據(jù)的意識和利用數(shù)據(jù)的習慣，把平日所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)視為一種資源，加以開發(fā)可以生產(chǎn)出新的工作推動力，或視為一種手段，加以應用可以更好地抓住工作重點和熱點，或視為一把尺子，加以標量可以更好地發(fā)現(xiàn)工作中的差距和不足，或視為一張圖表，加以比對和綜合可以更好明確各項工作、各個崗位之間的橫向聯(lián)系。養(yǎng)成重視數(shù)據(jù)的觀念和珍惜數(shù)據(jù)的意識，是做好辦公室數(shù)據(jù)管理工作的前提。

二、做好辦公室業(yè)務數(shù)據(jù)的有效收集

大數(shù)據(jù)來自于小數(shù)據(jù)的日積月累，收集和積累數(shù)據(jù)是進行數(shù)據(jù)管理的第一步。辦公室對數(shù)據(jù)進行有效收集，要結(jié)合具體工作特點，做好以下幾點：

一是明確數(shù)據(jù)收集的目的。收集的數(shù)據(jù)用來發(fā)現(xiàn)什么問題，解決什么困難，弄清什么情狀，掌握什么概況，摸清什么底數(shù)，實現(xiàn)什么目標，要在一開始就明確下來，把它作為下一步深入開展數(shù)據(jù)管理的指導思想。

二是明確數(shù)據(jù)收集的原則。收集原則決定數(shù)據(jù)質(zhì)量，一定程度上堅持什么樣的收集原則就會形成什么樣的數(shù)據(jù)庫。首先數(shù)據(jù)要真實，這是先決條件，如果不真實再大的數(shù)據(jù)只會更嚴重地誤導工作，扭曲真相，致使工作走歪跑偏。其次數(shù)據(jù)要準確，在真實的基礎(chǔ)上盡可能正確無誤、精準確鑿、不容置疑，增強數(shù)據(jù)分析和利用時的針對性、實用性與犀利度。其三數(shù)據(jù)要及時，隨時更新數(shù)據(jù)庫，增強數(shù)據(jù)的新鮮度和實效性，防止數(shù)據(jù)滯后和陳舊，為數(shù)據(jù)的有效、及時分析與利用奠定基礎(chǔ)。其四數(shù)據(jù)要全面，并盡可能達到全體全部，集合該崗位該專業(yè)該領(lǐng)域的所有關(guān)鍵數(shù)據(jù)，提升數(shù)據(jù)資源的含金量和豐富度，為多角度多層次開發(fā)和重復往返利用奠定基礎(chǔ)。

三是明確數(shù)據(jù)收集的口徑。收集的口徑取決于所要解決的問題類別。因此，收集口徑的大小多少要根據(jù)辦公室實際工作需要，做好四點：首先是縱向數(shù)據(jù)的自然積累。通過數(shù)據(jù)弄清辦公室和各專業(yè)工作的歷史和現(xiàn)狀，并預測未來的基本走向和發(fā)展趨勢。其次是橫向數(shù)據(jù)的主動搜集。通過與辦公室相關(guān)崗位、專業(yè)和領(lǐng)域的數(shù)據(jù)搜索和比對，在本系統(tǒng)甚至更大范圍內(nèi)明確自身定位。其三是內(nèi)向數(shù)據(jù)口徑的多樣化。這是小數(shù)據(jù)的基本來源，也是大數(shù)據(jù)誕生的根基。辦公室本部門各崗位，本崗位各條目，本條目各角度，本角度各時期，都有數(shù)據(jù)收集的價值和意義，因其細微、精小、扎實，反而更能發(fā)揮直接、迅速的指導和改進作用。其四是外向數(shù)據(jù)口徑的可比度。有對比才有定位，外部數(shù)據(jù)紛雜混亂，只有找到與本部門和本崗位工作有關(guān)的有效和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，才能有對比的可能性，才能通過對比更好地反觀自身。

四是注意數(shù)據(jù)收集的方法。辦公室工作內(nèi)涵多、邊際廣、時效強，數(shù)據(jù)的碎片化、零散性特征明顯。要及時、有效收集各類數(shù)據(jù)，首先要隨時記錄，對于那些沒有業(yè)務憑證或文本記錄的重要業(yè)務數(shù)據(jù)及時積累，積少成多，聚沙成塔。其次要定期匯總，對通過辦公自動化、業(yè)務憑證、審批單據(jù)等形式辦理的工作事項，進行每周、每月、每季度、每半年等定時性、階段性匯總統(tǒng)計，及時形成一個相對完整的數(shù)據(jù)節(jié)，為長期數(shù)據(jù)鏈的構(gòu)建編好每一環(huán)。其三要專項挖掘，把某一項工作如公文、材料、檔案、合同，自業(yè)務開展以來所形成的重要歷史記錄，從始自終，打通挖透，建成該領(lǐng)域的完全數(shù)據(jù)庫，以備后續(xù)深層次利用。其四是全面摸底，把辦公室或某一崗位如文書、秘書、行政管理、外事，自部門或崗位設(shè)立以來所形成的各項關(guān)鍵數(shù)據(jù)，以某一時期為界進行全面整理統(tǒng)計，形成該時期辦公室整體或部分工作的全面數(shù)據(jù)，反映出其整體面貌。無論哪種方法，收集匯總時都要根據(jù)該項工作中的實際情況，注意用好紙筆、自動化系統(tǒng)、統(tǒng)計軟件和專業(yè)數(shù)據(jù)管理軟件等工具。

三、掌握四種有效的辦公室業(yè)務數(shù)據(jù)分析方法和工具

業(yè)務數(shù)據(jù)收集積累后，如何分析和利用是關(guān)鍵。根據(jù)數(shù)據(jù)分析目的，辦公室日常工作基本不需要太復雜的數(shù)據(jù)運算和模型構(gòu)建，一些常用的數(shù)據(jù)分析方法和圖表工具即可滿足需要。

一是因素分析法。主要用來分析一個統(tǒng)計口徑下主要包含哪些因素，各自數(shù)量是多少，每一數(shù)值與總量的占比是多少，排名如何，其對應的圖表工具主要是餅狀圖和環(huán)狀圖。如公文處理數(shù)據(jù)分析，使用因素分析法，可以很簡便直接地統(tǒng)計出一個年度內(nèi)處理了多少公文，上行文、平行文和下行文各自多少，各種類型公文占全體公文的比例是多少。

二是比較分析法。主要用來分析兩種或更多同性質(zhì)數(shù)據(jù)的具體變化、相互關(guān)系、各自價值以及發(fā)展趨勢，其對應的圖表工具主要是柱狀圖、條狀圖和散點圖。如會議組織數(shù)據(jù)分析，使用比較分析法，可以很好地統(tǒng)計出前后兩個年度每月組織會議數(shù)量的多少，兩個年度每月會議數(shù)量的增減情況，并根據(jù)前后兩年同期會議的增減差異性或一致性，找出一定的工作規(guī)律。

三是趨勢分析法。主要用來分析一段時期內(nèi)數(shù)據(jù)的增減強弱趨勢，可以顯示時間間隔大小相同情況下事件的發(fā)展演變趨勢，其對應的圖表工具主要是折線圖和甘特圖。如檔案管理數(shù)據(jù)分析，可以每月、每季度、每年度為時間間隔，以檔案收存數(shù)量、檔案利用數(shù)量、傳統(tǒng)檔案與電子檔案生產(chǎn)數(shù)量等為參數(shù)，通過趨勢分析法，可以很好地掌握一個時間段內(nèi)檔案處理的綜合情況，并預測今后的走向。通過甘特圖，還可以掌握不同種類檔案管理工作項目間的處理順序和持續(xù)時間，從而更好地采取措施加以改進。

四是關(guān)鍵分析法。主要是用來分析和查找某項業(yè)務或工作中的關(guān)鍵點、主要影響因素、優(yōu)勢或短板，從而找出今后的改進方向、著力點和針對性措施，其對應的主要圖表工具是雷達圖和帕累托圖，前者便于找出諸影響因素中的高點和低點，明確優(yōu)勢和短板；后者是按照關(guān)鍵20%的因素發(fā)揮80%影響的原理，確定影響事物的關(guān)鍵因素是什么。如行政管理數(shù)據(jù)分析，可以行政監(jiān)督檢查中的員工著裝、工牌佩戴、考勤管理、秩序遵守、環(huán)境維護等因素為參數(shù)，通過使用帕累托圖進行參數(shù)數(shù)據(jù)對比，找出累計數(shù)量和比例達到80%的前幾項因素，從而確定行政檢查工作中的難點和重點。或者通過雷達圖對這些參數(shù)進行對比，反映出各個參數(shù)相對中心點和其它參數(shù)點的變化情況，對這些指標進行全面分析，一目了然地發(fā)現(xiàn)各項指標變動情況和好壞趨向，明確今后著力點。

四、通過數(shù)據(jù)處理更好地提升辦公室工作整體水平

在實際數(shù)據(jù)處理過程中，通過對辦公室業(yè)務數(shù)據(jù)的全體性、關(guān)鍵性、精確性、相關(guān)性以及綜合性分析和挖掘，可以迅速找到工作的運行模型和變化趨勢，在各條目各崗位局部化的信息中發(fā)現(xiàn)部門條塊和整體工作的走向，在看似雜亂無章的關(guān)系中找到改善工作的方法，并為辦公室工作決策提供信息和知識支持，有效提高決策質(zhì)量。

一是通過全體性數(shù)據(jù)分析，宏觀把握辦公室整體工作。對辦公室而言，要想充分利用數(shù)據(jù)，統(tǒng)計出每一崗位主要工作條目的全體歷史和當前業(yè)務數(shù)據(jù)應該不難。全體數(shù)據(jù)可以帶給辦公室管理者或崗位員工視角上的宏觀與高遠，使之可以站到更高一級，全貌性看待本部門工作，處理本崗位工作，處理好藏匿在整體中的工作細節(jié)，從而使辦公室業(yè)務數(shù)據(jù)的分析發(fā)掘過程成為工作概況和全貌的掌握過程，整體性問題的發(fā)現(xiàn)和審視過程，進而更好地解決只知一域希圖解決全局的難題，有效減少“坐井觀天”和“一葉障目”的現(xiàn)象。

二是通過精確性數(shù)據(jù)分析，微觀聚焦辦公室具體工作。辦公室業(yè)務數(shù)據(jù)，在保證數(shù)量的同時，精確度是生命。只有精確，分析和利用的結(jié)果才能有意義。大數(shù)據(jù)可以容許混雜，但辦公室業(yè)務數(shù)據(jù)還沒有達到如此體量，因此統(tǒng)計時的精確度和確定性是關(guān)鍵。首先是各崗位具體工作項目統(tǒng)計口徑和標準要統(tǒng)一，不至于數(shù)據(jù)摻雜、序列混亂。其次是原始采集數(shù)據(jù)要精確，業(yè)務辦理和事件發(fā)生數(shù)量準確無誤。其三是數(shù)據(jù)分析利用時運算和比對要精確，結(jié)果經(jīng)得起核對和審查。通過精確數(shù)據(jù)，辦公室管理者和崗位執(zhí)行者可以發(fā)現(xiàn)工作中的優(yōu)勢和不足，明確改進措施和重心，掌握工作忙閑節(jié)奏，提前制定好工作計劃。

三是通過相關(guān)性數(shù)據(jù)分析，統(tǒng)籌銜接好辦公室條塊工作。

辦公室業(yè)務數(shù)據(jù)一旦形成一定規(guī)模，對它們就可以進行綜合性分類、搜索、比較、分析、歸納。數(shù)據(jù)處理的結(jié)果，往往超出傳統(tǒng)的線性思維、因果關(guān)系、邏輯推理得出的結(jié)果，發(fā)現(xiàn)一些平行工作條目、并行工作崗位間的相關(guān)性，甚至是較高的關(guān)聯(lián)度。如秘書工作崗位包含的會議組織、材料起草、新聞信息等工作條目，單看每一事項數(shù)據(jù)，只能發(fā)現(xiàn)出數(shù)量增減和工作強度，相互比較會發(fā)現(xiàn)三者之間關(guān)聯(lián)度較高，會議數(shù)量高了一般需要起草的會議材料也會增多，基于會議和講話的外部新聞發(fā)布和內(nèi)部工作信息編發(fā)也會增多，正相關(guān)性高。再如辦公室信訪管理、行政管理與安全保衛(wèi)三個崗位之間，各崗位內(nèi)部數(shù)據(jù)分析也只能觀照自身，相互對比和勾連會發(fā)現(xiàn)三者之間的關(guān)系很密切，每一個崗位的相關(guān)工作都有可能成為其他崗位工作變動的影響因素。通過數(shù)據(jù)的相關(guān)性分析，可以讓崗位工作者更清楚地梳理出自己職責范圍內(nèi)各項工作內(nèi)涵的橫向關(guān)系，讓辦公室部門管理者可以更全面深入地掌握各崗位間的工作聯(lián)系，便于在制定和調(diào)整不同崗位職責時明確相關(guān)工作間的對接和呼應，并可以根據(jù)實際工作需要及時合理調(diào)整職責內(nèi)涵或調(diào)配人員，甚至是當工作量突破一定容限時，合并相似性和關(guān)聯(lián)度最高的工作職責成立新的崗位，從而避免辦公室分散崗位間“瞎子摸象”和“城門失火，殃及池魚”等問題，在深入關(guān)聯(lián)中更好地把握辦公室工作規(guī)律。

四是通過綜合性數(shù)據(jù)分析，提升辦公室工作決策的實效性。無論是辦公室部門整體管理，還是具體崗位業(yè)務執(zhí)行，正確決策是做好工作的前提，而正確決策又來源于對數(shù)據(jù)所承載信息的加工、解讀和轉(zhuǎn)換，從而形成科學的決策知識。因此，只有把握好辦公室業(yè)務數(shù)據(jù)時間上的及時性和可追溯性，內(nèi)容上的真實性和準確性，范圍上的全面性以及邊際上的可關(guān)聯(lián)性，朝向一個目標，繞一個主題，選擇好有效的分析工具和合適的認知模型，才能很好地對業(yè)務數(shù)據(jù)進行科學、有效管理，才能得到完備、準確、及時性的決策信息，全面了解辦公室工作的運動狀態(tài)及其崗位間、內(nèi)涵間的內(nèi)在聯(lián)系，從而實現(xiàn)對辦公室部門工作和具體業(yè)務的準確把握，實現(xiàn)辦公室決策的科學化，科學決策的具體化，進而推動管理方式方法甚至管理理念的創(chuàng)新。有效的數(shù)據(jù)管理將會很好地增強辦公室管理的敏銳性和洞察力，提升決策上“一葉知秋”的能力，從而整體提升辦公室決策的科學性、針對性和實效性。