論如何提升高校辦公室行政管理工作水平

文/重慶醫(yī)科大學(xué) 蔣雅艷

論如何提升高校辦公室行政管理工作水平

文/重慶醫(yī)科大學(xué) 蔣雅艷

本文從影響高校辦公室行政管理工作水平的主要因素出發(fā)，以高校設(shè)備處行政管理工作為例，對提升高校辦公室行政管理水平的主要措施進(jìn)行了探究，希望為提升高校辦公室行政管理工作水平提供積極借鑒和建議。

高校；行政管理；辦公室管理

作為學(xué)校的一個(gè)重要職能管理部門，設(shè)備處承擔(dān)著為全校師生提供服務(wù)的重要任務(wù)。主要負(fù)責(zé)教學(xué)科研儀器設(shè)備的購置、管理和維護(hù)。設(shè)備工作既是管理工作也是服務(wù)工作，因此，高校設(shè)備處辦公室行政工作管理水平的高低對于教學(xué)、科研和社會服務(wù)等工作的順利開展和順利進(jìn)行具有重要的影響。同時(shí)，隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大以及辦學(xué)水平的提升，設(shè)備處行政管理工作也面臨著眾多挑戰(zhàn)。

一、高校辦公室行政管理工作形勢

（一）辦公室行政管理人員的素質(zhì)高低。作為高校設(shè)備管理工作的主要責(zé)任人員，設(shè)備處行政管理人員的素質(zhì)高低對于高校行政管理工作水平有著直接的影響。設(shè)備處行政管理人員工作主要包括全校招標(biāo)儀器設(shè)備和低耗試劑等款項(xiàng)的報(bào)銷付款、儀器設(shè)備購買報(bào)告立項(xiàng)登記、發(fā)放標(biāo)書、合同登記、文件資料整理、工作明細(xì)電子檔的建立、通知內(nèi)外各種會議的安排、部門二級網(wǎng)站的日常運(yùn)行維護(hù)工作等。無論是哪一項(xiàng)工作，都需要以設(shè)備處行政管理人員的素質(zhì)作為基本的保證。

（二）辦公室管理辦法的實(shí)施效果。高校辦公室管理辦法作為規(guī)范行政管理人員行為以及指導(dǎo)辦公室行政管理工作的基本規(guī)范，對于高校辦公室行政管理工作水平具有重要的影響。招標(biāo)儀器設(shè)備購買款項(xiàng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷需要相關(guān)財(cái)務(wù)制度的約束和規(guī)范，標(biāo)書的發(fā)放以及投標(biāo)保證金的辦理也需要相關(guān)招標(biāo)要求的指導(dǎo)，會議通知以及信息傳遞也需要相關(guān)的規(guī)范加以指引。無論是哪一項(xiàng)辦公室行政管理工作，管理辦法的實(shí)施都是十分必要的。

二、提升高校辦公室行政管理水平的主要措施

（一）提升設(shè)備管理水平。設(shè)備管理的重點(diǎn)在于建立一體化的設(shè)備管理制度和體系，并結(jié)合具體的行政工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)采取相應(yīng)的設(shè)備管理方法，主要可以從以下幾個(gè)方面做起：第一，規(guī)范設(shè)備采購程序。首先，辦公室行政管理人員要擬定詳細(xì)的設(shè)備采購方案，即對設(shè)備種類、質(zhì)量、數(shù)量及相關(guān)性能要求制定具體的決策目標(biāo)。在決策完成后，需要深入采購現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)地了解和考察，對是否進(jìn)行設(shè)備采購作出有關(guān)決策。第二，加強(qiáng)設(shè)備管理制度建設(shè)。加強(qiáng)設(shè)備管理制度建設(shè)是辦公室設(shè)備管理工作的核心，直接關(guān)乎設(shè)備效益的發(fā)揮和辦公室設(shè)施的完善性建設(shè)，按照行政管理工作要求，提供有關(guān)辦公設(shè)備，提高辦公設(shè)備的使用效益；對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保存，防止設(shè)備老化而降低設(shè)備內(nèi)在的經(jīng)濟(jì)效益。第三，完善設(shè)備維護(hù)、報(bào)廢制度建設(shè)。要充分考慮設(shè)備的用料特點(diǎn)，選擇適宜的保存環(huán)境，避免外界環(huán)境的影響而使得設(shè)備出現(xiàn)故障。設(shè)備的成本不僅包括采購成本等顯性成本，還包括設(shè)備的維護(hù)、保存及報(bào)廢環(huán)節(jié)所消耗的費(fèi)用等隱性成本，避免不必要的維修費(fèi)用和維修資源浪費(fèi)。

（二）加強(qiáng)辦公室規(guī)章制度建設(shè)。目前關(guān)于高校辦公室行政管理的各項(xiàng)規(guī)章制度的健全是提升高校辦公室行政管理工作的基本舉措。辦公室行政管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度要涵蓋辦公室行政管理的各個(gè)方面，同時(shí)要兼顧各方面的利益，強(qiáng)化辦公室行政管理工作人員的制度意識、規(guī)范意識以及服務(wù)意識，落實(shí)各個(gè)行政管理人員的工作權(quán)限以及工作責(zé)任，明確劃分各個(gè)行政管理人員的工作范圍，將規(guī)章制度的實(shí)施和行政管理日常工作的開展相聯(lián)系。再次，辦公室行政管理各項(xiàng)規(guī)章制度的建立要將激發(fā)行政管理人員的工作熱情相聯(lián)系，例如績效考核制度、福利制度等都是可以激發(fā)行政管理人員工作積極性的，在規(guī)章制度的實(shí)施過程中，要重點(diǎn)關(guān)注管理實(shí)施的辦法和強(qiáng)度。通過規(guī)章制度建設(shè)，高校設(shè)備處將大大提高管理水平和保障能力。同時(shí)要集中精力建設(shè)服務(wù)型職能部門，不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，改進(jìn)服務(wù)方式，履行服務(wù)職能，提高服務(wù)質(zhì)量，為學(xué)校建設(shè)成為學(xué)科優(yōu)勢突出、辦學(xué)特色鮮明、國際化、開放型的高水平醫(yī)科大學(xué)，提供全面的儀器設(shè)備技術(shù)支撐平臺及隊(duì)伍保障。

（三）轉(zhuǎn)變管理理念，強(qiáng)化辦公室行政管理人員的素養(yǎng)。

首先，要建立考核制度，對辦公室行政人員的工作進(jìn)行定期考核和評價(jià)。其次，行政管理人員要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備管理能力的訓(xùn)練和強(qiáng)化。例如，在開展財(cái)務(wù)報(bào)銷付款工作時(shí)，要注意對各個(gè)款項(xiàng)進(jìn)行分類；在信息報(bào)送環(huán)節(jié)，要注意對信息的時(shí)效性以及價(jià)值性進(jìn)行把握。在儀器設(shè)備購買過程中，首先要規(guī)范采購程序，對采購人員以及采購單位進(jìn)行審核和考察，對采購過程進(jìn)行監(jiān)督和控制，以上這些都是辦公室行政管理人員需要在日常工作中進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注的方面。在對重要行政文件進(jìn)行起草時(shí)，要為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持，做好請示、通告、公告等方面的信息傳遞工作。再次，辦公室行政管理人員要秉承積極學(xué)習(xí)的態(tài)度，學(xué)習(xí)借鑒優(yōu)秀的行政管理理念和方法，不斷更新自身的知識，提升自身的業(yè)務(wù)水平和行政管理專業(yè)素養(yǎng)。

三、結(jié)語

綜上所述，為了響應(yīng)高校改革的要求，要從健全高校設(shè)備處行政管理各項(xiàng)規(guī)章制度、轉(zhuǎn)變管理理念、提升行政管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)等方面切實(shí)提升高校辦公室行政管理工作水平，促進(jìn)高校的發(fā)展。

[1]于喜海,馬博.樹立大局意識,增強(qiáng)責(zé)任意識,強(qiáng)化服務(wù)意識,全面提升高校辦公室行政工作水平[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(01):146-148.

[2]倪樂一.提升高校辦公室管理工作成效的路徑探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2015(07):220-221.