淺談綜合辦公室如何發(fā)揮好參謀助手職能

文/長慶油田公司第一采油廠王窯作業(yè)區(qū) 黃喜明 馮婷婷

淺談綜合辦公室如何發(fā)揮好參謀助手職能

文/長慶油田公司第一采油廠王窯作業(yè)區(qū) 黃喜明 馮婷婷

本文從健全管理制度體系、圍繞油田中心任務、運用有效工作方式以及改變工作作風四個方面入手，對新時期企業(yè)辦公室發(fā)揮好參謀助手作用的途徑進行探討。

綜合辦公室；參謀助手；管理制度；工作作風

一、健全管理制度體系，促使辦公室履行參謀助手的職能

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的確定，實施標準化、規(guī)范化、科學化管理是企業(yè)深化改革的著力點，同時也是企業(yè)管理的必然發(fā)展趨勢。為此，綜合辦公室管理要結(jié)合企業(yè)管理的實際情況，建立一套符合自身特點的標準化制度體系，使辦公室工作步入高效化、規(guī)范化的運行軌道，為辦公室充分發(fā)揮參謀助手的作用提供制度保障。

一是梳理制度。對辦公室現(xiàn)有規(guī)章制度進行全面梳理，通過總結(jié)、研討、歸納，重新修訂、完善現(xiàn)有規(guī)章制度。在修訂完善制度的過程中，要以工作日志、月度分析報告、季度總結(jié)為依據(jù)，增強規(guī)章制度的可行性和針對性，確保辦公室各項工作有章可循、有規(guī)可依。二是落實責任。健全以崗位責任制為核心的基礎管理體系，強化辦公室人員的制度意識和標準意識，使其自覺遵循各項規(guī)章制度，嚴格執(zhí)行各項工作程序。同時，對規(guī)章制度的落實情況進行監(jiān)督檢查，及時糾正工作不到位的現(xiàn)象，避免規(guī)章制度束之高閣。三是嚴格問責。實行辦公室首問負責制，落實公文辦理時限制，優(yōu)化整合業(yè)務流程，運用高效、先進的辦公手段提高辦公效率，在最短的時間內(nèi)完成領導下達的任務。辦公室內(nèi)部人員要發(fā)揮整體優(yōu)勢，強化各崗位之間的溝通和聯(lián)系，力求實現(xiàn)無間合作，提升辦公室工作的整體效能。

二、圍繞企業(yè)中心任務，充分發(fā)揮辦公室參謀助手的作用

新時期下，改革改制、資源整合、機制創(chuàng)新、穩(wěn)定發(fā)展是企業(yè)的中心任務。綜合辦公室必須緊緊圍繞企業(yè)中心任務，一切從企業(yè)工作大局出發(fā)，充分發(fā)揮辦公室參謀助手職能，組織安排好各項工作，有效保障和促進企業(yè)中心任務的穩(wěn)定開展。

（一）全面開展信息調(diào)研工作。在信息時代到來的今天，信息的重要性日益凸顯，想進一步提高信息的質(zhì)量，就必須做好信息調(diào)研工作。事實證明，調(diào)研成果的優(yōu)劣，會對領導的決策水平造成一定影響。鑒于此，綜合辦公室人員應當重視信息調(diào)研工作，并圍繞領導和員工群眾關注的熱點及難點問題開展調(diào)研工作。一方面辦公室人員應當深入基層，了解并掌握基層的困難，并對民生和民意加以關注，用心傾聽員工的訴求，將基層中的所見所聞及時反饋給領導，使領導能夠掌握真實情況，據(jù)此制定合理的決策。另一方面要通過全面深入地進行調(diào)研，并把領導的指示和要求準確傳達給基層，讓基層能夠明晰領導的決策意圖，進一步發(fā)揮出自身參謀助手的作用。

（二）做好參謀決策工作。在新時期下，辦公室的職責發(fā)生了轉(zhuǎn)變。為領導出謀劃策成為其首要職責之一。這就要求辦公室人員在實際工作中應當立足于全局，并站在領導的角度去思考問題，盡可能地去領會領導的意圖。要能夠提出一些有分析和有價值的建議，善于超前思考、超前研究、超前謀劃，認清企業(yè)內(nèi)外部經(jīng)濟環(huán)境，針對企業(yè)改革與發(fā)展面臨的新問題、情況給出合理化的解決建議，發(fā)揮自身參謀助手的作用，幫助領導分憂。同時必須注重對工作的指導性，在工作落實過程中，領導最需要的是成功的實踐，是具有推廣意義的“亮點”，應充分掌握典型性調(diào)研方法，做到善于發(fā)現(xiàn)典型、培養(yǎng)典型、宣傳典型和總結(jié)推廣典型。新時期新常態(tài)下，辦公室應把開展工作調(diào)研作為發(fā)揮參謀職能、創(chuàng)新工作的一大舉措，圍繞企業(yè)重點工作，抓住發(fā)展中的熱點、難點問題，撲下身子、沉下心去搞調(diào)研，把情況摸透，把問題搞準，把思想理清，為領導決策提供準確的第一手材料和有價值的意見建議，努力取得更多高質(zhì)量的調(diào)研成果，供領導決策參考。

（三）發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用。辦公室處在溝通上下、聯(lián)系各方的樞紐位置，肩負著保證機關正常運轉(zhuǎn)、保持上下左右聯(lián)系暢通的重任。要強化綜合協(xié)調(diào)工作，全面推進各項工作，確保政令統(tǒng)一，形成工作合力。在具體協(xié)調(diào)中，要正確運用五種方法：

一是運用相關因素分析處理法。完成一項工作任務，制定一項政策，都涉及很多因素，這些因素既相互聯(lián)系，又相互制約，協(xié)調(diào)時，必須考慮到各個相關方面，進行分析處理。二是運用工作規(guī)范化法。加強制度建設，明確職責范圍和工作標準，使責任分明、工作有序，減少部門之間的矛盾，減少推諉扯皮現(xiàn)象，提高工作效率。三是運用計劃安排法。一個單位在同一時期，有很多工作要做，如果不分輕重緩急，一哄而起，勢必造成打亂仗、矛盾重重的被動局面。辦公室可以根據(jù)領導意圖，做好協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌安排，做出一個時期的工作安排計劃，必要時可以以文件形式下發(fā)。四是運用現(xiàn)場辦公法?，F(xiàn)場辦公法是把有關方面負責人請到現(xiàn)場，面對現(xiàn)實，統(tǒng)一認識，統(tǒng)一部署，及時解決問題的辦法。辦公室要事先做好充分準備，要提前把有關問題了解清楚，形成處理方案供領導參考，以利于各方面負責人當場形成一致意見，推動落實。五是運用個別談心法。個別談心法是辦公室協(xié)調(diào)工作人員，運用宣傳、說服、激勵等方式，做解決問題的關鍵人物的思想工作，進而促進問題的有效解決。

（四）進一步提高服務水平。從單位的角度上講，辦公室屬于綜合性較強的辦事機構(gòu)，因而協(xié)調(diào)服務對于辦公室人員尤為重要，為領導、部門、基層提供高質(zhì)量的服務是辦公室開展工作的重點。這就要求辦公室人員應當不斷提高自身的服務水平，積極轉(zhuǎn)變服務方式，變被動為主動，要想領導之所想，更要想領導之未想，給領導決策提供依據(jù)。同時，可充分利用辦公室窗口和網(wǎng)絡優(yōu)勢，為基層提供政策信息，并經(jīng)常性地與基層干部員工進行溝通，多角度、全方位地收集意見，這有助于推動企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

三、運用有效工作方式，提高辦公室參謀助手的實效

在油田快速發(fā)展的關鍵時期，辦公室要充分發(fā)揮綜合管理部門的優(yōu)勢，運用有效的工作方式，真正做到為領導服務、為企業(yè)服務，為員工服務，提高參謀助手的工作實效。

（一）確定合理的參謀議事方式。辦公室參謀的方式多種多樣，既可以直接向領導交談自己的看法、意見，也可能通過起草講話、調(diào)研報告、報送信息等形式提出建議。在實際工作中，辦公室要根據(jù)具體情況選用合適的方式參與議政，重點考慮領導的個人特點和涉議的具體事件性質(zhì)，確保自己的觀點、思想緊密貼合工作大局，與領導意志融為一體，以達到參謀議事的效果。

（二）掌握工作尺度。辦公室在領導決策中始終處于輔助地位，只能幫助領導決策，決不能越位代替領導決策。辦公室人員要站在領導工作角度去認識問題，嚴守各項紀律，想領導之所想，急領導之所急，為領導提供及時、準確、全面的信息，幫助領導作出正確決策。

（三）堅持原則辦事。辦公室是企業(yè)行政、黨群和綜合管理的重要部門，應當協(xié)助領導搞好制度建設，實施規(guī)范化管理，監(jiān)督落實各項規(guī)章制度。辦公室自身要自覺遵守紀律，按照廠區(qū)規(guī)章制度辦事，不能存在弄虛作假、阿諛奉承、濫用職權(quán)的行為，充分發(fā)揮表率作用。

（四）改進工作方法。辦公室工作要突出工作重點，講究工作策略，增強工作的時效性、針對性、主動性，從事物的發(fā)展規(guī)律出發(fā)，找出工作切入點和著力點，在解決主要矛盾的同時也要解決次要矛盾，從而提高工作效率。

四、改變工作作風，提高辦公室團隊戰(zhàn)斗力

辦公室的思想和行動要緊跟油田改革與發(fā)展的形勢，改變以往的工作作風，力求打造團結(jié)、務實、廉潔、進取的工作團隊，提升辦公室整體戰(zhàn)斗力。

一是樹立大局意識，堅定政治立場，主動了解企業(yè)總體工作部署、階段性工作重點、生產(chǎn)經(jīng)營安排，使辦公室人員的思想觀念、行為準則、思維方式均與企業(yè)改革大局相同步。辦公室要強化自身建設，不斷提高業(yè)務素質(zhì)，掌握文字處理、綜合分析、辦公自動化等相關技能，提高分析、解決問題的能力。二是辦公室人員要樹立正確的人生觀、價值觀和世界觀，嚴守廉潔自律規(guī)定，始終堅持按原則辦事、秉公辦事，做到謀事不牟利，杜絕存在貪污腐敗、以權(quán)謀私的行為。三是強化辦公室文化建設，強調(diào)敬業(yè)、勤勉、務實、高效的工作態(tài)度，以參政不越權(quán)、工作不圖利為前提，努力營造健康向上的文化氛圍。四是強化責任意識，形成嚴謹細致、一絲不茍的工作作風，認真對待每一項工作，決不能因為工作瑣碎而有所怠慢，尤其要做好草擬公文、下發(fā)通知、后勤服務、會務安排、傳閱文件、外部協(xié)調(diào)等基礎工作，為企業(yè)全局工作正常運轉(zhuǎn)提供保障。

五、結(jié)論

新時期下，油田的快速發(fā)展對辦公室提出了更高的要求。辦公室人員必須緊跟企業(yè)發(fā)展趨勢，勇于創(chuàng)新、銳意進取、求真務實地做好本職工作，通過強化工作作風建設、政治思想建設、業(yè)務素質(zhì)建設、職業(yè)道德建設，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，充分發(fā)揮參謀助手的作用，為油田改革機制、穩(wěn)定發(fā)展保駕護航。