強化重點建設(shè)項目檔案管理 提升歸檔率措施分析

文/福建省寧德市霞浦縣城建檔案室 曾秋

強化重點建設(shè)項目檔案管理 提升歸檔率措施分析

文/福建省寧德市霞浦縣城建檔案室 曾秋

重點建設(shè)項目檔案管理是工程管理的重要內(nèi)容之一，現(xiàn)階段部分項目存在歸檔率偏低的突出問題，檔案管理不到位，使后續(xù)改擴建工程及項目日常管理陷入被動。本次研究圍繞重點建設(shè)項目檔案管理展開，對提升歸檔率措施展開探討。

重點建設(shè)項目；檔案管理；歸檔率

隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，重點建設(shè)工程項目日益增多，這類工程影響面大、投資總額高。強化重點建設(shè)項目檔案管理是完善工程項目后期管理，記錄建設(shè)項目推進過程程序的必要舉措，更為重要的則是，檔案管理是確保建設(shè)項目后期改擴建工程順利進行的關(guān)鍵依據(jù)，同時項目檔案管理也是項目日常運維的主要運行支撐。為有效強化建設(shè)領(lǐng)域的檔案管理工作，我國先后出臺了一系列關(guān)于城建檔案管理的法律、法規(guī)和文件規(guī)章，對重點建設(shè)項目檔案管理工作提出新的要求。就實際情況來看，通過法律約束和政策的引導(dǎo)，重點建設(shè)項目檔案管理取得了一定突破，但總的歸檔情況不容樂觀，重點建設(shè)項目的歸檔率依然偏低，歸檔規(guī)范性和實效性較差。

一、重點建設(shè)項目檔案管理重要性分析

重點建設(shè)項目檔案管理的重要性較為突出，通常情況下這類工程項目多為政府性重大或重點投資項目，項目關(guān)乎國計民生，有助于推動經(jīng)濟社會發(fā)展。根據(jù)重點建設(shè)項目檔案管理的實際特點和特征，其實際的檔案管理重要性體現(xiàn)在三方面：

（一）重點建設(shè)項目檔案管理有助于項目后期管理。通過有效歸檔立卷，重點建設(shè)項目的檔案管理將形成體系化管理，進而為后續(xù)工程的改擴建或者日常管理提供必要的數(shù)據(jù)和信息依據(jù)，使后續(xù)工作更加規(guī)范和高效。

（二）重點建設(shè)項目檔案管理有助于資金監(jiān)管。對建設(shè)項目各類資料進行收集整理，可以使后期工程審計更加順利，對工程投資的事項和內(nèi)容有清晰判斷，確保項目投資的規(guī)范性和合理性，避免資金流失。

（三）重點建設(shè)項目檔案管理有利于經(jīng)驗總結(jié)和推廣。

重點建設(shè)項目往往投資總量大，建設(shè)周期強，工程有一定代表性。因此做好相應(yīng)檔案管理有利于后期成果的借鑒，有助于建設(shè)管理經(jīng)驗的總結(jié)和推廣，實現(xiàn)以點帶面。

二、導(dǎo)致重點建設(shè)項目檔案管理歸檔率低的原因分析

造成重點建設(shè)項目檔案管理歸檔率偏低的主要原因集中在多方面，其中以歸檔意識不強、歸檔專業(yè)化水平不高等原因最為突出。

（一）歸檔意識不強導(dǎo)致項目檔案管理停滯不前。重點建設(shè)項目的建設(shè)周期長，在項目建設(shè)過程中，如果缺乏足夠的歸檔意識，則容易導(dǎo)致后期檔案資料出現(xiàn)缺失和損毀情況。部分企業(yè)存在著重建設(shè)管理，輕視檔案管理的情況。只是在項目竣工驗收前，才集中組織人員進行突擊的檔案收集整理，在這種突擊式工作模式下，檔案的完整性、準(zhǔn)確性，甚至真實性都難以得到保障。同時在項目進行過程中，檔案管理人員經(jīng)常性調(diào)換，相應(yīng)的檔案管理交接制度和手續(xù)不全，也使檔案管理工作銜接不暢?？偟膩砜?，歸檔意識不強直接導(dǎo)致了重點建設(shè)項目檔案管理工作停滯不前。

（二）歸檔專業(yè)化水平不高，降低了歸檔實效性和準(zhǔn)確性。在重點建設(shè)項目啟動之初，成立的建設(shè)項目指揮部等管理機構(gòu)通常是由各部門抽調(diào)人員臨時組成。工程建設(shè)完畢后，指揮部等機構(gòu)解散，相應(yīng)管理權(quán)限則轉(zhuǎn)移到后期管理運維部門?？梢?，在重點建設(shè)項目中，部分項目配備具備專業(yè)能力和素質(zhì)的檔案管理員，檔案管理人員通常身兼數(shù)職，多重因素直接導(dǎo)致了建設(shè)項目資料收集和整理工作與建設(shè)進度脫節(jié)，歸檔資料存在內(nèi)容缺項、漏項、簽章手續(xù)不完善、隱蔽工程驗收記錄不準(zhǔn)確、整理程序不規(guī)范等突出問題，進而導(dǎo)致管理實效性和準(zhǔn)確性下降。

三、強化重點建設(shè)項目檔案管理，提升歸檔率措施

加強重點建設(shè)項目檔案管理工作，進一步提升歸檔率，符合當(dāng)前發(fā)展實際需要，有助于工程建設(shè)項目的規(guī)范化建設(shè)和后期項目的長效化管理。

（一）強化歸檔責(zé)任意識構(gòu)建相應(yīng)制度體系。在建設(shè)項目啟動之初，項目管理方就要圍繞檔案管理開展相應(yīng)的具體工作。在實際歸檔過程中要突出歸檔責(zé)任意識，結(jié)合法律法規(guī)和規(guī)章的強制規(guī)定，優(yōu)化和調(diào)整項目內(nèi)部歸檔制度，進而逐漸形成制度體系，使歸檔工作成為常態(tài)，做到及時歸檔、定期歸檔，形成考核檢查機制，除了城建部門例行檢查外，加強內(nèi)部監(jiān)管，使歸檔立卷工作成為常態(tài)，繼而提升歸檔率。

（二）提升檔案管理專業(yè)化水平落實創(chuàng)新管理。重點建設(shè)項目檔案管理專業(yè)化水平的提升是確保檔案管理取得長效、保持常態(tài)的關(guān)鍵之舉。建設(shè)項目管理方要通過引入信息化管理技術(shù)和數(shù)字化歸檔措施，使檔案管理工作的創(chuàng)新性得到體現(xiàn)，逐步落實創(chuàng)新管理。項目方要做好檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使其掌握必要的專業(yè)技能和知識，使相應(yīng)的檔案管理工作能夠突出系統(tǒng)化和規(guī)范化，使歸檔立卷工作取得實效。

四、結(jié)語

重點建設(shè)項目檔案管理要突出實效性和專業(yè)性，圍繞人員責(zé)任意識強化和檔案管理制度優(yōu)化及檔案管理技術(shù)創(chuàng)新等方面展開具體工作，進而使檔案管理取得新突破，為后期工作打好基礎(chǔ)。

［1］周曉紅.淺議開發(fā)區(qū)重點工程建設(shè)項目檔案工作［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013（12）.