高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式構(gòu)建策略研究

文/重慶文理學(xué)院 潘瀾月

高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式構(gòu)建策略研究

文/重慶文理學(xué)院 潘瀾月

作為高等學(xué)校一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)生檔案管理對(duì)于學(xué)生的發(fā)展和就業(yè)有著重要的影響。同時(shí)，隨著高等學(xué)校教育體制改革的深入開(kāi)展，高校畢業(yè)生的就業(yè)形勢(shì)和模式發(fā)生了變化，這就需要開(kāi)展數(shù)字化的檔案管理模式，提高管理效率。所以，檔案管理者應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，熟練掌握信息技術(shù)，從而建立和完善數(shù)字化的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，從而更好地為學(xué)生提供檔案服務(wù)，保證學(xué)生以后的發(fā)展和就業(yè)。

檔案管理；數(shù)字化；構(gòu)建策略

隨著人類社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，高校學(xué)生檔案管理工作也應(yīng)該邁向新的階段，這就需要在高校學(xué)生檔案管理過(guò)程中積極利用現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行數(shù)字化管理。相對(duì)于傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理模式，數(shù)字化檔案管理具有顯著的優(yōu)勢(shì)。在數(shù)字化檔案管理模式下，學(xué)生能夠享受到跟蹤式檔案服務(wù)，能夠有效培養(yǎng)自身的綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理者認(rèn)識(shí)不足，重視力度不夠。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理存在的主要問(wèn)題就是管理者對(duì)于檔案重要性的認(rèn)識(shí)不夠，缺少足夠的重視。主要表現(xiàn)為，學(xué)生檔案存在著管理方式不夠規(guī)范，一些信息資料不全。同時(shí)許多相關(guān)材料應(yīng)該納入學(xué)生檔案中，但是因?yàn)闄n案管理者不夠重視，所以沒(méi)有進(jìn)行有效的整理和歸檔。這樣就會(huì)影響學(xué)生以后的就業(yè)和發(fā)展，容易出現(xiàn)一些人事檔案資料隱患問(wèn)題。

（二）管理體系具有滯后性，管理過(guò)程不夠規(guī)范。當(dāng)前學(xué)生檔案管理體系具有明顯的滯后性。在整理學(xué)生檔案的時(shí)候，采取的都是粗放式的管理方式，容易造成檔案缺失的情況。同時(shí)，在現(xiàn)有的管理體系中，檔案管理者都是在學(xué)生即將畢業(yè)的時(shí)候才進(jìn)行檔案的收集和整理工作。這樣就會(huì)使檔案不能夠把學(xué)生平時(shí)成績(jī)以及表現(xiàn)記錄在案，影響檔案的真實(shí)性和實(shí)效性。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。當(dāng)前，高校學(xué)生檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，缺少專業(yè)的管理知識(shí)是影響檔案數(shù)字化發(fā)展的重要因素。許多高校的學(xué)生檔案管理人員都是一些年齡大或者文化水平不高的人，因?yàn)樗麄內(nèi)鄙賹W(xué)生檔案管理工作相關(guān)專業(yè)知識(shí)，所以在管理的過(guò)程中就會(huì)容易出現(xiàn)各種錯(cuò)誤，影響學(xué)生的就業(yè)和以后的發(fā)展。

（四）管理方式陳舊，手段比較落后。當(dāng)前，許多高校的學(xué)生檔案管理方式還以紙質(zhì)的為主，這樣就會(huì)容易造成檔案的損壞和缺失，影響學(xué)生以后的升學(xué)和就業(yè)。同時(shí)，高校在學(xué)生檔案中輸入的信息僅僅包括學(xué)習(xí)成績(jī)和個(gè)人的簡(jiǎn)單情況介紹等。這樣就會(huì)使用人單位對(duì)學(xué)生的檔案沒(méi)有吸引力，用人單位想要了解的內(nèi)容從檔案中無(wú)法體現(xiàn)。許多關(guān)于學(xué)生能力的內(nèi)容沒(méi)有錄入檔案，影響學(xué)生在就業(yè)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力。

二、構(gòu)建高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式的方法

（一）加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理宣傳，提高管理者的認(rèn)識(shí)能力。想要構(gòu)建高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化模式，首先應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)宣傳，提高檔案管理人員的認(rèn)識(shí)能力。只有檔案管理人員能夠重視學(xué)生檔案，認(rèn)同數(shù)字化管理模式對(duì)于學(xué)生檔案管理的重要意義，才能夠提高學(xué)生檔案數(shù)字化管理的效率，為學(xué)生以后的就業(yè)發(fā)展提供支持。這就需要高校應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)的宣傳，讓檔案管理者和廣大師生對(duì)于數(shù)字化檔案管理有一定的了解，然后在廣大師生的配合下，共同構(gòu)建起有效的學(xué)生檔案數(shù)字化管理模式。

（二）完善檔案管理制度，提高檔案管理規(guī)范性。學(xué)生的檔案中應(yīng)該包含學(xué)生走向就業(yè)崗位的基本信息資料，包括學(xué)習(xí)成績(jī)、道德素質(zhì)以及一些社會(huì)實(shí)踐。所以，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理有著重要的意義，能夠?yàn)閷W(xué)生以后的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。這就需要高校不斷規(guī)范學(xué)生檔案管理，建立檔案管理制度。把管理責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人身上，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的監(jiān)督和檢查工作，把學(xué)生檔案管理工作納入績(jī)效考核評(píng)價(jià)中，從而激勵(lì)其做好檔案管理工作。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理者的專業(yè)能力。構(gòu)建數(shù)字化學(xué)生檔案管理模式，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是非常重要的。這就需要高校在聘用檔案管理人員的時(shí)候，應(yīng)該充分考察其專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)，使其能夠很好地勝任學(xué)生檔案管理工作。另一方面，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其能夠掌握一定的信息技術(shù)，充分利用信息技術(shù)開(kāi)展學(xué)生檔案數(shù)字化管理，提高學(xué)生檔案信息化管理水平，為學(xué)生以后的就業(yè)和發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案，提高檔案管理數(shù)字化水平。應(yīng)用信息技術(shù)管理學(xué)生檔案，要求檔案管理人員應(yīng)該能夠有效應(yīng)用信息技術(shù)，建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，把學(xué)生的信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。這樣在查詢、保留和填充內(nèi)容的時(shí)候就會(huì)更加方便。同時(shí)用人單位可以在數(shù)字化檔案信息庫(kù)中進(jìn)行人事檔案查詢，及時(shí)了解學(xué)生的實(shí)際情況。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在高校日常學(xué)生檔案管理工作中，由于學(xué)生檔案信息量比較大，所以傳統(tǒng)的管理方式難以保證期限和效率。通過(guò)開(kāi)展檔案信息化管理，能夠很好地保證學(xué)生檔案管理的水平，提高高校畢業(yè)生就業(yè)率。同時(shí)能夠提高高校教育教學(xué)水平，提高高校以及畢業(yè)生的競(jìng)爭(zhēng)力，提高高校綜合實(shí)力，為學(xué)生以后的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。提高高校學(xué)生檔案管理工作的效率是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，需要不斷地研究。

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